De voorzitter opent de zitting op 26/03/2025 om 20:01.
De raad voor maatschappelijk welzijn dient telkens het verslag van de vorige vergadering goed te keuren.
Geen
Enig artikel: het notulenverslag van de raad voor maatschappelijk welzijn van 18 februari 2025 wordt goedgekeurd.
De raad voor maatschappelijk welzijn heeft in vergadering van 2 december 2024 en 17 december 2024 de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst, aangesteld.
Zij hebben de eed afgelegd in handen van de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn.
Mevrouw Carine Musschoot deelde mede dat zij haar ontslag indient als lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Deze kennisgeving is aan de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn overgemaakt.
De voorzitter stelt de raad voor maatschappelijk welzijn in kennis van het ontslag.
Geen
Enig artikel: de raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het ontslag van mevrouw Carine Musschoot als lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Een nieuwe voordrachtakte dient ingediend te worden om in de opvolging te voorzien.
De opvolger zal de eed afleggen in handen van de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn.
Tot zolang dient mevrouw Carine Musschoot haar mandaat verder te zetten.
De raad voor maatschappelijk welzijn heeft in vergadering van 2 december 2024 en 17 december 2024 de leden van het BCSD, aangesteld.
Zij hebben de eed afgelegd in handen van de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn.
De leden van de raad voor maatschappelijk welzijn verkiezen op basis van akten van voordracht de leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Ontslag van mevrouw Carine Musschoot als lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Ontvangst van voordrachtsakte voor een opvolger voor mevrouw Carine Musschoot.
Het aantal leden van het BCSD bedraagt 8. Daarbij is de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst niet inbegrepen als lid.
Het aantal leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst dat wordt toegewezen aan de verschillende lijsten die aan de lokale verkiezingen hebben deelgenomen, wordt bepaald naar verhouding van het aantal zetels waarover elke lijst binnen raad voor maatschappelijk welzijn beschikt.
De voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn stelt dat de akte van voordracht van het lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst, binnengebracht, ontvankelijk is onder volgende voorwaarden:
De ingediende akte kan als ontvankelijk beschouwd worden.
Geen
Artikel 1: de raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de akte van voordracht van cd&v-Open Vld: Geert Van Hoof
Artikel 2: de raad voor maatschappelijk welzijn keurt de geloofsbrieven goed van volgend kandidaat-lid: Geert Van Hoof
Artikel 3: de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn nodigt het verkozen lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst, zoals in vorige artikelen vermeld, in openbare zitting uit tot de eedaflegging:
"Ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen".
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van deze eedaflegging.
Artikel 4: de raad voor maatschappelijk welzijn stelt vast dat, conform decreet over het lokaal bestuur, artikel 96, paragraaf 1 volgende verkozene de eed als lid van het bijzonder comité voor de sociale dienst heeft afgelegd in handen van de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn: Geert Van Hoof
Artikel 5: de raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van de aanduiding van Inge Bonaventure als plaatsvervanger van Geert Van Hoof in het bijzonder comité voor de sociale dienst.
Het huidige raamakkoord collectieve hospitalisatieverzekering, afgesloten tussen de Federale Pensioendienst-Gemeenschappelijke Sociale Dienst (GSD) en Ethias/MedExel, waarvan het lokaal bestuur Machelen gebruik maakt, loopt ten einde op 31 december 2025.
Vanaf 1 januari 2026 moet er dus een nieuwe overheidsopdracht uitgeschreven worden.
De federale GSD heeft beslist dat de Vlaamse lokale en provinciale besturen niet meer kunnen intekenen op de overheidsopdracht die zij zullen uitschrijven voor het raamakkoord collectieve hospitalisatieverzekering (nog enkel toegankelijk voor de Waalse en Brusselse lokale en provinciale besturen die aangesloten zijn bij de federale GSD).
De Gemeenschappelijke Sociale Dienst Lokale Besturen in Vlaanderen (GSD-V) heeft het initiatief genomen om een eigen overheidsopdracht uit te schrijven ten gunste van de bij de GSD-V aangesloten besturen en instellingen.
Zij hanteren hierbij een mededingingsprocedure met onderhandeling, waar naast de prijs ook de waarborgen (met een aantal verbeteringen t.o.v. de huidige polis) en de kwaliteit van de dienstverlening onderdeel zijn van de gunningscriteria.
Het belang van een kwalitatieve hospitalisatieverzekering voor de personeelsleden en de voordelen verbonden aan een collectieve polis (positieve invloed op aanbod en prijs).
Vereiste volgens de wet op de overheidsopdrachten om voorafgaandelijk in te tekenen.
Zal bepaald worden als de verzekeringspremie voor basishospitalisatieverzekering gekend is bij gunning en aantal personeelsleden die moeten ingeschreven worden.
Enig artikel: de raad bevestigt de deelname van het bestuur aan de overheidsoverdracht collectieve hospitalisatieverzekering 2026-2031, uitgeschreven door GSD-V, en tekent in via het online inschrijvingsformulier van de GSD-V.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 verplicht alle steden en gemeenten om een participatiereglement op te stellen. Dat reglement moet duidelijk maken hoe burgerparticipatie in de gemeente georganiseerd wordt.
Het participatiereglement regelt de manier waarop belanghebbenden worden geïnformeerd, geconsulteerd en betrokken bij het beleid van het lokaal bestuur:
In kader van een grotere betrokkenheid van de burgers bij het beleid, uiteraard onverminderd de decretale bevoegdheden van de bestuursorganen zoals voorzien in het decreet lokaal bestuur ( gemeenteraad, raad maatschappelijk welzijn, college, vast bureau, burgemeester), is enerzijds vastgesteld dat de vroegere wijze van werken zoals omschreven in het organiek reglement adviesraden te statisch was, leidde tot het niet deelnemen van belangrijke delen van de bevolking aan de participatie en adviesvorming en anderzijds dat er meerdere vormen van participatiemogelijkheden zijn dan enkel de klassieke adviesvorming via adviesraden.
Geen
Enig artikel: de raad voor maatschappelijk welzijn hecht haar goedkeuring aan het participatiereglement.
"Participatiereglement
Hoofdstuk 1: Kader
Wettelijk kader
Het participatiereglement van het lokaal bestuur Machelen geeft uitvoering aan artikel 604 §5 van het decreet lokaal bestuur.
Toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing voor de gemeente en het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn (OCMW) van Machelen.
Doel
Een inclusieve gemeenschap begint met de stem van haar burgers. Daarom zetten we in op dialoog, participatie en inspraak. Zo zorgen we ervoor dat elke inwoner van Machelen-Diegem de kans krijgt actief deel te nemen aan het besluitvormingsproces.
Dit doen we met een mix aan participatievormen, die rekening houden met de participatieladder. Hierin zitten zowel decretaal vastgelegde vormen als lokale initiatieven met speelruimte voor vernieuwing en ontwikkeling van alternatieve methodieken.
Daarnaast zorgen we voor transparante communicatie over gemeentelijke projecten en beslissingen, zodat iedereen goed geïnformeerd is en zich gehoord voelt.
Visie
De kerntaak van een lokaal bestuur beoogt om op het lokale niveau duurzaam bij te dragen aan het welzijn van de burgers en een burgernabije, democratische, transparante en doelmatige uitoefening van de bevoegdheden te verzekeren.
Het lokaal bestuur betrekt de inwoners zo veel mogelijk bij het beleid en zorgt voor openheid van bestuur.
In Machelen-Diegem zetten we in op de vijf pijlers van duurzame ontwikkeling: mensen, planeet, samenwerking, vrede en welvaart.
De waarden die we hierbij streven zijn:
Participatieladder
De participatieladder is een model dat de verschillende niveaus van betrokkenheid van burgers bij het besluitvormingsproces van het lokaal bestuur beschrijft. Het helpt inzicht te geven in hoe inwoners op diverse manieren kunnen bijdragen aan en invloed kunnen hebben op het gemeentelijk beleid en projecten.
Het model bestaat uit vijf trappen, die elk een toenemende mate van invloed en participatie van burgers weerspiegelen. Het lokaal bestuur van Machelen kiest voor een horizontale ladder, zonder hiërarchie omdat elke trap van deze ladder evenveel waarde heeft. De keuze van de trede wordt per project bepaald.
Speerpunten
Hoofdstuk 2: Participatie op vraag van het bestuur
Artikel 1: Actieve openbaarheid
Het lokaal bestuur Machelen-Diegem informeert op eigen initiatief haar inwoners over het beleid, regelgeving en dienstverlening.
Dit doet ze correct, tijdig, betrouwbaar, systematisch, evenwichtig en op een verstaanbare manier en toegankelijk voor iedereen.
We zetten hiervoor een combinatie van digitale en niet-digitale kanalen. De gemeentelijke website is hierbij de primaire bron aan informatie over reglementen en verordeningen, agenda’s, besluiten en notulen en goedgekeurde meerjarenplannen.
Artikel 2: Adviesorganen
Met de adviesorganen beogen we een kwaliteitsvolle wisselwerking en nauwe samenwerking tussen het lokaal bestuur en haar burgers. Het doel is in te zetten op verbinding en betrokkenheid.
De kernopdracht van een adviesorgaan is het raadpleegbaar zijn betreffende bepaalde dossiers of thema’s, op vraag van het bestuur. Zij hebben ook een signaalfunctie en kunnen op eigen initiatief advies formuleren. Ze zorgen er mee voor dat we bij dossiers waar we specifieke doelgroepen of experten nodig hebben, deze mee kunnen aansluiten.
Soorten adviesorganen
Het lokaal bestuur richt de volgende themaforums op:
Er is altijd de mogelijkheid van transversale samenwerkingen tussen de verschillende forums.
Het lokaal bestuur richt hiernaast ook de volgende decretaal verplichte adviesraden op:
Samenstelling
Een themaforum bestaat uit een groep enthousiaste en betrokken inwoners die de motor vormen. Zij zetten zich langdurig in om mee richting te geven aan het thema. Om een breed en waardevol perspectief te garanderen, kan deze groep uitgebreid worden met burgers die zich kortstondig of eenmalig willen inzetten. Dit gebeurt op basis van hun kennis, band met de gemeente of interesse in het onderwerp. Zo zorgen we samen voor relevante, inspirerende en diverse inzichten!
De samenstelling van de adviesorganen wordt verder geregeld in het huishoudelijk reglement inzake de adviesorganen.
Werking
Het lokaal bestuur kan een adviesorgaan raadplegen over een bepaald dossier of thema. Een adviesorgaan kan eveneens op vraag of eigen initiatief advies verlenen over een bepaald dossier of project.
Elke adviesorgaan krijgt zowel logistieke ondersteuning als ondersteuning van een ambtenaar van het lokaal bestuur.
De werking wordt verder geregeld in het huishoudelijk reglement inzake de adviesorganen.
Artikel 3: Openbare onderzoeken
Openbare onderzoeken die voorgeschreven zijn door bijzondere regelgevingen (bijv. inzake Omgeving) worden georganiseerd overeenkomstig de bijzondere bepalingen daaromtrent.
De burger kan de openbare onderzoeken en bekendmakingen raadplegen op de gemeentelijke webstek.
Artikel 4: Andere vormen van participaties
Het lokaal bestuur kan zijn belanghebbenden ook steeds op een andere manier informeren, consulteren en betrekken over algemene thema’s of over specifieke projecten.
Elk participatietraject vraagt om maatwerk. Thematiek en doelgroepen kunnen verschillend zijn. Beschikbare tijd en middelen ook. Bij elk project wordt ook de positie op de participatieladders en de in te zetten methodieken bepaald.
Elk participatietraject houdt rekening met de visie en speerpunten inzake participatie. Volgende stappen worden minstens in rekening gebracht:
Hoofdstuk 3: Participatie op vraag van de burger
Artikel 5: Passieve openbaarheid van bestuur
Iedereen die dat wil, kan bestuursdocumenten raadplegen. Burgers kunnen deze documenten inkijken, er uitleg over vragen of er een kopie van vragen.
Procedure
De aanvraag gebeurt:
Artikel 6: Bijwonen van vergaderingen
De vergaderingen van de volgende bestuursorganen zijn openbaar en kan elke burger bijwonen:
De date en uren van deze vergaderingen kunnen inwoners steeds raadplegen op www.machelen.be/bestuur. De zittingen van de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn zijn via dezelfde webpagina live te beluisteren.
Artikel 7: Verzoekschriften
Iedereen kan een verzoek indienen bij een orgaan van het lokaal bestuur.
De organen van het lokaal bestuur zijn de gemeenteraad, de raad voor maatschappelijk welzijn, het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau, het bijzonder comité voor de sociale dienst, de gemeenteraadscommissie, de voorzitter van de gemeenteraad, de burgemeester, de algemeen directeur en elk ander orgaan van het lokaal bestuur dat als overheid optreedt.
Een verzoek is een vraag om iets te doen of net om iets niet te doen.
Een verzoekschrift is ontvankelijk als:
Een verzoekschrift is onontvankelijk als:
Procedure
Het verzoekschrift wordt schriftelijk ingediend en ondertekend door één of meerdere personen via:
Het lokaal bestuur geeft binnen de drie maanden na de indiening van het verzoekschrift een gemotiveerd antwoord aan de verzoeker. Is het verzoekschrift door meerdere personen ondertekend, dan gebeurt dit aan de eerste ondertekenaar van het verzoekschrift.
De wijze waarop een aanvraag wordt afgehandeld, wordt beschreven in het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad.
Artikel 9: Volksraadpleging
De gemeenteraad kan op verzoek van de inwoners van de gemeente, beslissen om de inwoners te raadplegen over aangelegenheden van gemeentelijk belang.
Het verzoek dat uitgaat van de inwoners van de gemeente, moet worden gesteund door ten minste 20% van het aantal inwoners die:
Procedure
Het verzoek wordt schriftelijk ingediend via het aanvraagformulier, beschikbaar op www.machelen.be/volksraadpleging of bij de communicatiedienst.
Het ingevuld aanvraagformulier wordt aangetekend verstuurd aan het college van burgemeester en schepenen, Woluwestraat 1, 1830 Machelen. Bij het verzoek dient een gemotiveerde nota gevoegd te worden en de nodige bewijsstukken die de gemeenteraad kunnen voorlichten.
Artikel 10: Vragen, meldingen en klachten
Elke burger kan een vraag aan het lokaal bestuur stellen, een probleem melden of een klacht indienen.
Een vraag kan gaan over de gemeentelijke dienstverlening, beleid of activiteiten. Een probleem over de wegen, infrastructuur, zwerfvuil, … betreft een melding. Burgers die onvriendelijk werden behandeld door een ambtenaar of waar de termijnen in een dossier niet werden gerespecteerd, kunnen een klacht indienen.
Procedure
Vragen, meldingen en klachten worden:
De klachtenprocedure wordt verder geregeld in het klachtenreglement.
Hoofdstuk 4: Slotbepalingen
Artikel 11: In werkingtreding
Dit reglement treedt onmiddellijk na goedkeuring door de raad voor maatschappelijk welzijn in werking."
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 verplicht alle steden en gemeenten om een participatiereglement op te stellen. Dat reglement moet duidelijk maken hoe burgerparticipatie in de gemeente georganiseerd wordt.
Het participatiereglement regelt de manier waarop belanghebbenden worden geïnformeerd, geconsulteerd en betrokken bij het beleid van het lokaal bestuur:
Geen
Artikel 1: de raad voor maatschappelijk welzijn hecht haar goedkeuring aan het huishoudelijk reglement adviesorganen
"Huishoudelijk reglement adviesorganen
Artikel 1: Doelstelling
Een adviesorgaan beoogt een kwalitatieve wisselwerking en nauwe samenwerking met het lokaal bestuur. Dit huishoudelijk reglement regelt de relatie van het adviesorgaan met het lokaal bestuur en legt de afspraken over de (samen)werking vast.
Artikel 2: Toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing op alle adviesorganen:
Themaforums:
Adviesraden:
Artikel 3: Verbintenissen
§1. Een adviesorgaan onderschrijft bij oprichting de bepalingen van het participatiedecreet en het huishoudelijk reglement.
§2. De adviesorganen zullen in de eerste 6 maanden van de nieuwe legislatuur de statuten (over hun samenstelling en werking) ter bekrachtiging voorleggen aan de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn. De statuten dienen te verwijzen naar het participatiereglement en dit huishoudelijk reglement en mogen er niet strijdig mee zijn.
Artikel 4: Rol adviesorgaan
Een adviesorgaan heeft als opdracht inspraak te stimuleren van de brede bevolking bij het vormgeven van het lokale beleid.
De rol van een adviesorgaan bestaat erin:
Artikel 5: Samenstelling adviesorganen
§1. De adviesorganen hebben een werking van zes jaar en moeten binnen een redelijke termijn volgend op de installatie van een nieuwe gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn, opnieuw worden samengesteld.
§2. De leden zijn minstens 16 jaar oud. Aanvullende leeftijdsvereisten kunnen per orgaan worden voorzien.
§3. Stemgerechtigde leden
§4. Niet-stemgerechtigde leden
§5. De mandaten zijn onbezoldigd met uitzondering van de leden van de GECORO.
§6. Adviesorganen sluiten elke vorm van discriminatie uit.
Artikel 6: Specifieke bepalingen voor de adviesraden
§1. Bij de samenstelling van de adviesraden wordt rekening gehouden met:
Artikel 7: Bestuur
Een adviesorgaan heeft een bestuur met een voorzitter en een secretaris die tijdens de eerste vergadering uit de stemgerechtigde leden verkozen worden.
Artikel 8: Advies vragen
§1. Het lokaal bestuur stelt de vraag om advies steeds schriftelijk of digitaal via de ondersteunend ambtenaar.
§2. De vraag om advies bevat een duidelijke omschrijving van de vraag en uitleg over het wettelijke, praktische en financiële kader indien van toepassing.
§3. Het lokaal bestuur geeft het adviesorgaan een termijn van 6 weken, te rekenen vanaf de datum van verzending van de adviesvraag. Slechts om uitzonderlijke redenen en omwille van gemotiveerde hoogdringendheid kan het lokaal bestuur de termijn eenzijdig inkorten.
§4. Indien het adviesorgaan geen advies uitbrengt op de adviesvraag binnen de afgesproken termijn, wordt het advies als gunstig beschouwd.
§5. Wanneer de adviesvraag de interesse en kennis van één adviesorgaan overstijgt, organiseert het TACT (Transversale Adviescomité Team) een transversaal themaforum waaraan vertegenwoordigers van elk betrokken adviesorgaan kunnen deelnemen, evenals geïnteresseerde burgers.
Artikel 9: Advies uitbrengen
§1. De adviezen zijn pas geldig na ondertekening door de voorzitter van het adviesorgaan of door 2 stemgerechtigde leden.
§2. Het adviesorgaan bezorgt een advies steeds schriftelijk of digitaal aan de ondersteund ambtenaar, die het advies ter kennisgeving voorlegt aan het college van burgemeester en schepenen of vast bureau.
§3. Het advies van het adviesorgaan bevat steeds volgende bepalingen:
§4. De uitgebrachte adviezen zijn niet bindend.
Artikel 10: Beantwoorden van adviezen
§1. Het lokaal bestuur beantwoordt het advies schriftelijk of digitaal binnen een termijn van 6 weken na het ontvangen van het advies en dit via de ondersteunend ambtenaar.
§2. In dit antwoord wordt aangegeven in welke mate er met het advies in de verdere besluitvorming wordt rekening gehouden. Indien het advies geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen, moet de reden grondig gemotiveerd worden.
§3. Indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, zal het lokaal bestuur binnen de 6 weken een antwoord bezorgen met melding van de procedure die het dossier nog verder moet volgen en de opgave van de datum waarop een definitief antwoord aan het adviesorgaan zal worden bezorgd.
Artikel 11: Bijkomende informatie
§1. Wanneer een adviesorgaan een advies wenst uit te brengen, kan zij steeds schriftelijk of digitaal informatie opvragen aan het lokaal bestuur via de ondersteunend ambtenaar.
§2. Deze schriftelijke verzoeken worden binnen de 10 werkdagen beantwoord door de gevraagde informatie ter beschikking te stellen of door de wettelijke bezwaren tegen de informatieverstrekking mee te delen.
Artikel 12: Ondersteuning
§1. De adviesorganen kunnen voor hun vergaderingen gebruik maken van de infrastructuur van het lokaal bestuur en de dienstverlening. Hierover worden duidelijke afspraken gemaakt met de ondersteunend ambtenaar en in de statuten van de adviesorganen.
§2. Het college van burgemeester en schepenen en vast bureau duidt binnen de administratie voor elke adviesorgaan een ondersteunend ambtenaar aan. De ondersteuningsopdracht bestaat uit:
§3. De ondersteunende ambtenaren vormen samen het 'Transversale adviescomité Team (TACT)'.
Het TACT komt samen:
Artikel 13: Oprichting of ontbinding
Een adviesorgaan wordt opgericht wanneer aan alle voorwaarden in het participatiereglement en huishoudelijk reglement wordt voldaan.
Een adviesorgaan wordt ontbonden en opgeheven wanneer niet langer aan de voorwaarden in het participatiereglement, huishoudelijk reglement of de statuten wordt voldaan. Dit gebeurt op basis van een verslag van de ondersteunend ambtenaar en wanneer alle pogingen tot bijsturing of remediëring uitgeput zijn."
Artikel 2: het organiek reglement adviesraden zoals goedgekeurd door de raad voor maatschappelijk welzijn van 22 januari 2022, wordt opgeheven.
Lokale besturen zijn wettelijk verplicht om te voldoen aan een aantal eisen inzake informatieveiligheid, o.a. de verplichting tot de aanstelling van een functionaris gegevensbescherming (DPO).
De veiligheidsconsulent dient jaarlijks een verslag en beleidsplan van zijn/haar werkzaamheden over te maken aan de organisatie.
Vanaf 1 januari 2020 is er 1 DPO aangesteld voor de entiteiten gemeente en OCMW. Volgende documenten inzake informatieveiligheid worden ter kennisname voorgelegd aan de gemeenteraad:
De documenten zijn opgemaakt in overleg met de informatieveiligheidscel.
Geen
Enig artikel: de raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van volgende documenten inzake informatieveiligheid:
De bestaande keukens van de assistentiewoningen Parkrust zijn hun technische levensduur reeds voorbij, waardoor vervanging noodzakelijk is.
In het kader van de opdracht “Vervangen van bestaande keukens in 22 serviceflats" werd een bestek met nr. 2025/07 opgesteld door de dienst organisatie.
Er dienen in totaal 22 keukens te worden vervangen. De raming voor het vervangen van 1 keuken bedraagt 12 264,20 euro, inclusief btw (6% btw voor keukenmeubilair en 21% btw voor de toestellen).
De totale uitgave voor deze opdracht wordt geraamd op 254 540,00 euro, excl. btw of 269 812,40 euro, incl. btw.
Er wordt voorgesteld de opdracht te gunnen bij wijze van de openbare procedure.
De raming voor deze opdracht bedraagt 254 540,00 euro, excl. btw of 269 812,40 euro, incl. btw.
Overwegende dat de uitgave voor deze opdracht voorzien is in 095200/2291500.
Artikel 1: goedkeuring wordt verleend aan het bestek met nr. 2025/07 en de raming voor de opdracht “Vervangen van bestaande keukens in 22 serviceflats", opgesteld door de dienst organisatie.
De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.
De raming bedraagt 254 540,00 euro, excl. btw of 269 812,40 euro, incl. btw.
Artikel 2: bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de openbare procedure.
Artikel 3: de aankondiging van de opdracht wordt ingevuld, goedgekeurd en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau.
Artikel 4: de uitgave voor deze opdracht is voorzien in het MJP.
Op 16 januari 2023 werd er vanuit de VVSG en de VDAB een brief naar alle lokale besturen in Vlaams-Brabant uitgestuurd met daarin een toelichting rond het project Capacity Building.
Hieraan voorafgaand werden de regisseurs sociale economie en werk van de provincie, waaronder ook die in dienst van de stad Vilvoorde, bij eerdere overlegmomenten betrokken om input te geven.
Doelstelling van dit project was om versnippering van initiatieven rond begeleiding van doelgroepen over Vlaanderen tegen te gaan, budgetten te bundelen en in te zetten op organisatie-overschrijdende samenwerking waarbij diverse expertises gecombineerd worden voor het optimaal begeleiden van werkzoekenden met een multiproblematiek.
De middelen voor dit project, welke grotendeels gefinancierd wordt door Europa WSE (vroegere ESF) waren echter afkomstig vanuit de heroriëntering van middelen van diverse aflopende ESF-projecten. Deze ESF-projecten (bij ons sTEAM/ The 18, de gratis JobRoad edities, Diana at work en ICAN) liepen allemaal op het einde van het werkingsjaar 2023 af waarna de bijhorende middelen allemaal in één pot verzameld werden in kader van de nieuwe lokale partnerschappen Capacity Building.
In navolging van deze brief en toelichting werd tussen januari 2023 en oktober 2024 het voorbereidende en vormgevend traject voor het lokaal partnerschap opgedeeld in fases.
In fase 1 werd ingezet op het uitwerken van een werkingsgebied waarin het lokaal partnerschap operationeel zou worden. Voor onze regio werd het regiegebied sociale economie en werk van Vilvoorde, Machelen en Grimbergen als basis gezien. Vanuit de colleges van de drie lokale besturen werd echter beslist dat Zaventem welkom zou blijven om zich alsnog aan te sluiten. In fase 4 werd deze vraag door Zaventem alsnog gesteld waar na een positief antwoord van alle lokale besturen zij mee in het resterend proces opgenomen werden.
In fase 2 werden de lokale besturen bevraagd rond de uitdagingen, doelgroepen en drempels rond (doorstroom naar) activering. Deze resultaten, gecombineerd met aangeleverde informatie vanuit partners, werd samengelegd tijdens een arena-analyse. Hieruit werd vervolgens het lokaal addendum vormgegeven; een document waarin alle drempels, noden en doelgroepen aanwezig in de regio weergegeven werden en waarop partners zich konden aandienen om deel van het partnerschap uit te maken..
Tijdens fase 3 werd vervolgens het matchingsproces doorlopen. Hier werden de kandidaturen van partners die zich kandidaat stelden onderworpen aan een aangestelde jury. Na het doorlopen van het gehele selectieproces werden Arktos, Emino, JobRoad, CAW Halle-Vilvoorde en AIF+ als partners weerhouden.
Vervolgens zouden de kernpartners (de lokale besturen en VDAB) vanuit een gelijkwaardige positie aan tafel zitten om samen het partnerschap vorm te geven in de fase 4. Vanuit Europa WSE (EWSE) werd hiervoor een lijst van 19 vragen uitgewerkt welke moesten bijdragen aan het vormgeven van een goed, volledig en realistisch projectvoorstel. Tijdens de vormgevingssessies werd hiervoor de expertise en visie van elk van de partners samengelegd en op elk van deze 19 vragen via discussie, dialoog en consensus een antwoord geformuleerd. Dit met als resultaat het projectvoorstel.
Tijdens deze fase werden ook enkele financiële afspraken gemaakt tussen de vier lokale besturen door de financieel directeurs. Dit rond de cofinanciering, voorfinanciering en de financiering van het uitbesteden van de penhouderrol (financieel en administratief) aan één van de partners van het partnerschap. Hierrond werd afgesproken om hiervoor de verdeling steeds te baseren op basis van het inwonersaantal van de lokale besturen.
In oktober 2023 werd vervolgens het projectvoorstel ingediend ter goedkeuring bij Europa WSE en tegelijkertijd bij de verschillende gemeenteraden van de deelnemende lokale besturen. Elk van deze partijen gaf positief antwoord waarna gedurende de rest van 2024 verder werd ingezet op het concreet uitwerken en opzetten van het partnerschap (opstellen partnerschapsovereenkomst, aanwerven medewerkers,..) om een vlotte opstart in januari 2024 te bekomen.
In 2024 kon het lokaal partnerschap LiFT met een voltallig team van coaches uit verschillende partners opstarten. Hierbij werd meteen ingezet op de diverse aspecten noodzakelijk om het partnerschap operationeel te maken (uitwerken flows en procedures, maken van afspraken, verdiepen in lokale sociale kaart,….).
Rond december 2023 werd door EWSE en VVSG een eerste reeks van een 15-tal documenten in kader van GDPR verplichtingen bezorgd aan de lokale partnerschappen. Deze documenten moesten de diverse GDPR-kwesties binnen het partnerschap juridisch in goede banen leidden (gaande van data-uitwisseling tussen partners in het partnerschap tot vertrouwelijkheiddocumenten). Ondanks dat de GDRP wetgeving relatief onbekend was bij het merendeel van de betrokken partners konden een aantal documenten relatief vlot aangepast worden. Twee documenten, de Data Protection Impact Assessment (DPIA) en Joint Controller Agreement (JCA), echter ingewikkelder te zijn dan zowel het partnerschap GriMaViZa, andere partnerschappen over heel Vlaanderen als EWSE en VVSG gedacht hadden. Dit omdat dit uitvoerige documenten bleken te zijn waarbij enige kennis rond GDPR-wetgeving een noodzakelijke was.
Gelet dat deze twee documenten niet onmiddellijk in orde gebracht konden worden werd besloten om zowel de opstart van cliënten als het ondertekenen van de partnerschapsovereenkomst op pauze te zetten terwijl hier verder aan gewerkt werd. Na 2 maanden werd echter vanuit de stuurgroep beslist dat het opstarten van toeleidingen en begeleiding van cliënten mocht beginnen ondanks dat deze documenten nog niet finaal in orde waren. Dit om toch een doorstart te kunnen maken mits er steeds aandacht aan databescherming werd gespendeerd om het risico minimaal te houden. Voor de partnerschapsovereenkomst werd dit destijds beschouwd als verplichte bijlagen waardoor de ondertekening voor onbepaalde tijd uitgesteld werd.
Vanuit de penhouder (medewerker Stad Vilvoorde coördinator en supervisor van het lokaal partnerschap werd doorheen 2024 blijvend ingezet op het vormgeven van deze documenten. Deze vooruitgang werd echter gehinderd door beperkte technische kennis, wisselende verwachtingen vanuit EWSE rond de inhoud van de documenten, veranderende sjablonen en diverse workshops verspreid doorheen 2024. Dit met als gevolg dat er geen finale versie voorgelegd kon worden voor het einde van 2024.
Ondanks de afwezigheid van de overeenkomst en GDPR-documenten kon doorheen het werkingsjaar 2024 het lokaal partnerschap LiFT zich ontplooien volgens verwachtingen en zich verankeren in de regio. Er konden tussen januari 2024 en begin december 2024, 93 cliënten uit de verschillende lokale besturen (grondgebied) aangemeld worden, waarvan 75 mochten opstarten (en al minstens 1 werk heeft gevonden). Van deze 75 trajecten waren +/-30 cliënten afkomstig uit Vilvoorde, waarvan 17 (18% van alle toeleidingen) toegeleid door het lokaal bestuur zelf).
Bijkomend werd vanuit het lokaal partnerschap ViMaGriZa de trekkersrol opgenomen om een provinciaal overlegorgaan voor alle lokale partnerschappen in Vlaams-Brabant op te starten. Dit vanuit de filosofie om te leren uit good practices, gemeenschappelijke signalen op te vangen en elkaar wederzijds te ondersteunen. Vanuit deze actie stelde het lokaal partnerschap GriMaViZa, en de bijhorende lokale besturen, zich op als verbindend en trekkend op provinciaal vlak.
Tenslotte kon het lokaal partnerschap zich ook bekend maken naar omliggende partners en de relevante sociale kaart via netwerkacties, bezoeken en toelichtingen.
Vanuit EWSE wordt tegen 31/03/2025 de rapportage van het werkingsjaar 2024 verwacht. Dit om genomen acties, het besteedde budget en andere zaken in beeld te brengen. Gelet op de moeilijkheden dat het merendeel van de lokale partnerschappen ervaren met de JCA en DPIA werd dan ook beslist deze niet langer als verplichte bijlagen te zien voor de partnerschapsovereenkomst (waardoor deze nu ter ondertekening voorgelegd kan worden). Dit zodat dit tijdig in orde gebracht kan worden en er geen financiële gevolgen voor de partnerschappen zijn (wachten op volgende schijf van middelen).
De laatste jaren zagen de OCMW's een exponentiële toename in de groep mensen die moeilijk activeerbaar zijn en langdurig in een traject blijven. Door de hoge caseload (60 tot 80 dossiers per maatschappelijk werker) zijn maatschappelijk werkers niet meer in staat om deze groep cliënten nauw op te volgen.
Efficiënt en werkbaar:
Capacity Building is een investering voor 6 jaar en dus duurzaam en duidelijker dan de steeds wisselende projecten die toegespitst waren op enkele kenmerken van de moeilijk
activeerbare doelgroepen. Het gaat dus om cliënten met een multiproblematiek en niet meer om "secundaire" kenmerken zoals enkel vrouwen met een migratie achtergrond of
jongeren tussen 18 en 30 jaar. Het probleem bij zulke specificering is dat er altijd mensen worden uitgesloten. Nu hebben de vier lokale besturen zélf de regie gekregen om hun
cliënten in problematieken onder te brengen in plaats van de secundaire kenmerken.
Specifiek en integraal:
Het partnerschap zal op haar wekelijkse casusoverleg bekijken welke cliënten een maattraject kunnen volgen binnen het project. Ze streven ernaar complementair en
methodisch te werken en een case integraal te benaderen. Het partnerschap is samengesteld op de specifieke kwaliteiten van elke organisatie om de lokale noden van de
4 gemeentes in te vullen.
Eigenaarschap:
Het lokaal bestuur staat mee aan het roer wat niet altijd het geval was in voorgaande ESFprojecten.
Realistisch:
Het partnerschap biedt een kader van samenwerken met andere partners dat vooraf besproken is en daardoor realistische verwachtingen creëert en de mogelijkheid om
samenwerken te verbeteren.
Regio werking:
Het partnerschap zal monitoren en rekening houden met een eerlijke verdeling van instroom van cliënten uit de lokale besturen. Tegelijk ontsluit het een regio van
werkgevers en organisaties met een regionaal werkingsgebied. Wat er vanuit het partnerschap gevraagd wordt, kan meer impact hebben.
De projectvoorstellen van de lokale partnerschappen worden voor 40% door E WSE (of vroegere ESF), 30% door Vlaamse Cofinanciering en 30% door lokale cofinanciering voorzien van middelen.
De 30% lokale cofinanciering wordt voor de helft door VDAB gedragen. De resterende 15% wordt verdeeld onder de lokale besturen.
Het voorstel omtrent cofinanciering aan elk lokaal bestuur is:
Voor Machelen komt dit jaarlijks neer op 15 263,40 euro.
Budgetsleutel uitgave werkingsmiddelen
OC-6139999-090400-3-1: voorzien budget op sleutel 45 500 euro
Artikel 1: De partnerschapsovereenkomst LIFT GriMaViZa wordt goedgekeurd.
Artikel 2: Er is een structurele, permanente betrokkenheid en samenwerking met de sociale dienst van het lokaal bestuur Machelen.