Het Huis van het Kind Machelen wenst haar fysieke locatie ter beschikking te stellen voor interne diensten en partners van Huis van het Kind Machelen.
Huis van het Kind Machelen bevindt zich op de locatie van het Sociaal Huis te Machelen (Koningin Fabiolalaan 60, 1830 Machelen) met een aparte ingang (vooraan Sociaal Huis).
Om de organisatie vlot en duidelijk te laten lopen, werd een huishoudelijk reglement opgesteld.
Partners en gemeentelijke diensten die de waarden van Huis van het Kind nastreven, verdienen het ook deze te kunnen organiseren in het Huis van het Kind. Met dit reglement kunnen duidelijke afspraken gemaakt en grenzen aangegeven worden.
Uitgaven
Er worden geen uitgaven voorzien binnen deze gebruiksovereenkomst van de infrastructuur.
Inkomsten
Er wordt geen huurtarief toegepast alsook geen waarborg gevraagd.
Er worden wel duidelijke afspraken gemaakt omtrent schade, annulering, ontvreemding en oneigenlijk gebruik. Het betreft hier geen inkomsten, wel vergoeding voor aantoonbare schade, ontvreemding of oneigenlijk gebruik.
Enig artikel: de raad voor maatschappelijk welzijn keurt het hiernavolgende huishoudelijk reglement voor gebruik infrastructuur Huis van het Kind goed:
"Huishoudelijk reglement voor gebruik infrastructuur Huis van het Kind
Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op het gebruik van de fysieke locatie van Huis van het Kind Machelen en de activiteiten die er tijdens het gebruik georganiseerd worden.
Artikel 1: Voorwaarden
§1. De ruimte wordt uitsluitend ter beschikking gesteld onder specifieke voorwaarden (zie artikel 1§3).
§2. De activiteiten dienen te passen binnen de doelstellingen van Huis van het Kind Machelen zoals opgenomen in het decreet houdende de organisatie van preventieve gezinsondersteuning (2013), het bijhorende besluit van de Vlaamse Regering (2014) en het Internationaal Verdrag inzake de Rechten van het Kind.
§3. Specifieke voorwaarden/categorieën waaraan de gebruiker zich minimaal verplicht moet houden/binden alvorens de ruimte te kunnen reserveren (minstens één van onderstaande):
Laagdrempelig aanbod aan opvoedingsondersteuning voor aanstaande gezinnen en/of gezinnen met kinderen (opvoedingsverrijkend aanbod, opvoedingsvragen verduidelijken, opvoedingsproblemen in kaart brengen, sensibiliseren inzake opvoedingsondersteuning, expertise-uitwisseling) met tot doel de ontwikkelingskansen versterken, de draagkracht van opvoeders te versterken, de draaglast van opvoeders te verminderen en het sociale netwerk van gezinnen te versterken op een zo laagdrempelige maar kwaliteitsvolle manier;
Laagdrempelig aanbod aan spel en ontmoeting voor aanstaande gezinnen en/of gezinnen met kinderen (ontmoeting faciliteren en stimuleren, inzetten op interactie en taalontwikkeling, sensibilisering inzake belang spel en ontmoeting, expertise-uitwisseling) met tot doel het bijdragen tot socialisatie en ontwikkelingsstimulering van kinderen, de draagkracht van opvoeders versterken, het sociale netwerk van gezinnen versterken en sociale cohesie bevorderen;
Laagdrempelig, ambulant aanbod preventieve gezinsondersteuning voor aanstaande gezinnen en/of gezinnen met kinderen met specifieke focus op gezinnen in een maatschappelijk kwetsbare positie (duurzaam bereiken, laagdrempelige ondersteuning bieden, sensibiliseren inzake drempels door kwetsbaarheid, signalering knelpunten in ontplooiingskansen van (kwetsbare) gezinnen) met tot doel de ontwikkelingskansen van het kind te versterken, de draagkracht van de opvoeder te versterken, de draaglast van de opvoeder te verminderen, het sociale netwerk van gezinnen te versterken en bij te dragen tot de ontwikkeling van structurele oplossingen op vlak van armoedebestrijding;
Laagdrempelig aanbod preventieve gezinsondersteuning voor aanstaande gezinnen en/of gezinnen met kinderen met het oog op versterking van onderwijskansen met specifieke focus op gezinnen in een maatschappelijk kwetsbare positie (stimulering voor- en vroegschoolse ontwikkeling, opvoedingsondersteuning in schoolse ontwikkeling, ondersteuning bij spel- en taalontwikkeling, interactie tussen opvoeder en kind stimuleren, signaleren knelpunten rond voor- en vroegschoolse ontwikkeling, expertise-uitwisseling) met tot doel de onderwijskansen van kinderen te versterken, de draagkracht van opvoeders te versterken en het sociale netwerk te versterken;
§4. Om toegang te krijgen tot de ruimte zal de potentiële gebruiker een aanvraagformulier moeten invullen. Deze aanvraag wordt goed- of afgekeurd door medewerkers van Huis van het Kind op basis van de bezetting.
Artikel 2: Gebruikers
§1. De ruimte wordt uitsluitend ter beschikking gesteld aan:
Partners van Huis van het Kind Machelen. Organisaties of verenigingen die geen partner zijn maar wel binnen het kader van Huis van het Kind als meerwaarde kunnen dienen, moeten hiervoor eerst tot partner gemaakt worden (onder de specifieke voorwaarden opgesomd in artikel 1§3).
Interne gemeentelijke diensten (onder de specifieke voorwaarden opgesomd in artikel 1§3).
§2. Onder gemeentelijke diensten mag begrepen worden: gemeentediensten en erkende onderwijsinstellingen op het grondgebied van Machelen (1830 - 1831).
§3. Onder erkende partners van Huis van het Kind Machelen mag begrepen worden: alle partnerorganisaties die de engagements- en intentieverklaring ondertekenden en wiens partnerschap goedgekeurd werd door de stuurgroep van Huis van het Kind.
Artikel 3: Reservatie
§1. Het huren van de fysieke ruimte van Huis van het Kind Machelen zal aangevraagd kunnen worden via een aanvraagformulier op de website van Huis van het Kind of door het invullen van het aanvraagformulier op aanvraag bij de desbetreffende dienst.
§2. Zaalbezichtiging is mogelijk, na afspraak met de bevoegde dienst.
§3. Belangrijk: bij organisatie van een publiek evenement dient u steeds een gemeentelijke evenementenaanvraag in te dienen.
§4. Eigen activiteiten krijgen steeds voorrang op aanvragen.
§5. Als aanvrager dien je je reservatie tijdig te annuleren bij de bevoegde dienst. Dit kan ten laatste 48 uur voor aanvang van de activiteit (berekening op basis van werkdagen, weekends, brugdagen en feestdagen niet inbegrepen). Bij gebrek aan tijdige annulering kan u een forfaitaire boete van 60 euro opgelegd worden.
§6. Bij elke activiteit moeten de sluitingsuren gerespecteerd worden. Het gebouw dient opgeruimd afgesloten te worden ten laatste om 21.30 uur.
§7. Als organisator sluit je een eigen risicoverzekering ‘burgerlijke aansprakelijkheid’ af. De burgerlijke verantwoordelijkheid t.o.v. derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van de gemeente.
Artikel 4: Organisatie en inkomsten
§1. Er zijn uitsluitend activiteiten toegelaten die (1) doorgaan tijdens weekdagen of –avonden en (2) passen binnen de eerder vernoemde specifieke voorwaarden (artikel 1§3).
§2. De maximumcapaciteit van de ruimte, zijnde maximaal 14 (volwassen) personen (kinderen niet meegerekend), moet gerespecteerd worden. Per volwassene wordt één kind gerekend. Uitzonderingen op deze maatregel worden op voorhand besproken.
§2. Toegang tot de ruimte wordt verkregen via een sleuteloverdracht. In geen geval kan de gebruiker van de ruimte toegang krijgen tot de algemene ruimtes van het Sociaal Huis. Deze partij zal geen toegangsbadge ontvangen, maar een sleutel die uitsluitend werkt op de voordeur van Huis van het Kind. De sleuteloverdracht vindt altijd plaats in afspraak tussen de aanvrager en een medewerker van Huis van het Kind.
§3. Bij promotie en bekendmaking van de activiteit wordt de naam en het logo van Huis van het Kind Machelen stelselmatig vermeldt tenzij expliciet anders afgesproken tussen beide partijen. De aanvrager vermeldt zich wel als verantwoordelijke uitgever, gepaard gaande met de juiste contactgegevens van deze persoon, organisatie of vereniging.
§4. Inkom vragen of tickets verkopen voor een gereserveerde activiteit is mogelijk, indien er gewerkt wordt met regulier én kansentarief via de UiTPAS.
§5. Er worden geen activiteiten voor politieke doeleinden noch via politieke organisaties of verenigingen toegelaten binnen de ruimte van Huis van het Kind. We wensen deze ruimte als neutrale ruimte te behouden waar elke filosofie, geloofsovertuiging, persoon en hun eigenheid welkom is.
Artikel 5: Gebruik
§1. Het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker om de ruimte na afloop correct af te sluiten en in oorspronkelijke staat achter te laten. Ook de verlichting wordt op een correcte manier uitgeschakeld.
§2. De gebruiker stelt zich op als een voorzichtig en redelijk persoon en ziet erop toe dat de aanwezige materialen en infrastructuur niet door hun publiek en/of medewerkers worden ontvreemd, verplaatst of beschadigd.
§3. Eventueel aanwezige losse materialen (tafels, stoelen, ...) worden na de activiteit op hun oorspronkelijke plaats teruggelegd. Alle afwasbare oppervlakken – andere dan de vloer – zoals tafels, stoelen, werkbladen etc. worden in onberispelijke staat afgeleverd.
§4. De ruimte voor Huis van het Kind en de onmiddellijke omgeving van de ruimte moeten worden vrijgemaakt van glas, plastic bekers, zwerfvuil, sigarettenpeuken etc.
Artikel 6: Misbruik en eventuele schade
§1. Wanneer u na reservatie betrapt wordt op oneigenlijk gebruik (u gebruikt de ruimte niet tijdens de aangevraagde uren zonder voorafgaande verwittiging; u ontvangt inkomsten zonder een kansentarief toe te passen of u verhuurt de ruimte onder aan een organisatie die geen partner is van Huis van het Kind) zal u hierover gehoord worden en kan u een boete opgelegd worden tot 200 euro.
§2. Beschadigingen die de gebruiker vaststelt voor aanvang van de activiteit, worden verplicht gemeld via mail of geschreven bericht aan de bevoegde dienst. Zo niet, zullen herstellingskosten aan de organisator aangerekend worden.
§2. Indien er schade of ontvreemding wordt vastgesteld aan het ter beschikking gestelde materiaal en infrastructuur, zullen de kosten hiervoor ten laste gelegd worden aan de gebruiker. De kosten worden bepaald op de actuele aankoopprijs van hetzelfde product of een gelijkaardig product indien het exacte product niet langer verkrijgbaar is. Het schadebedrag wordt vereffend middels een aparte factuur.
§3. De gebruiker is verantwoordelijk voor alle schade aangericht aan de roerende en onroerende goederen, zowel door zichzelf, hun aangestelde, als door de deelnemers van de door hen ingerichte activiteit. De gebruiker is verantwoordelijk voor schade aan derden en schade aan het gehuurde/ter beschikking gestelde.
§4. Lokaal bestuur Machelen noch Huis van het Kind Machelen is verantwoordelijk voor gebeurlijke lichamelijke ongevallen, diefstal en/of schade aan het materiaal van de gebruiker.
§5. Het is verboden lokalen, ramen, deuren, muren, panelen, gordijnen en vloeren te benagelen, beplakken, hechtingsmaterialen aan te brengen, te verwijderen of te beschilderen. Eventuele herstellingskosten zullen verhaald worden bij de gebruiker.
Artikel 7: Afspraken in het kader van brandveiligheid en geluidsoverlast
§1. De maximale geluidsniveaus in het gebouw moeten beperkt blijven tot de toegelaten waarden zoals opgenomen in de algemene politieverordening zoals goedgekeurd; afhankelijk van de activiteit en rekening houdend met de omwonenden en de regels omtrent geluidsoverlast met bij overtreding het risico tot het krijgen van minstens een GAS-bekeuring.
§2. Het is verplicht om de regels voor brandveiligheid te respecteren alsook de aangeduide vluchtroutes te volgen bij evacuatiealarm.
§3. De nooddeuren en brandbestrijdingsmiddelen moeten ten allen tijden vrijgehouden worden en gesloten zijn. Enkel bij noodgevallen mogen ze gebruikt worden.
§4. De noodverlichting van de ruimte mag nooit uitgeschakeld worden.
§5. Het is ten strengste verboden gasflessen te gebruiken.
§6. Er mogen geen brandbare versieringen aangebracht worden.
§7. Aan bestaande elektrische installaties mogen geen wijzigingen aangebracht worden.
§8. Kaarsen mogen niet aangestoken worden.
§9. Het is verboden bijkomende keuken- en kookapparatuur te plaatsen zonder voorafgaande toestemming.
§10. Roken, vaping en het gebruik van illegale middelen is verboden in het hele gebouw. Indien er inbreuk tegen dit verbod wordt opgemerkt zal de politie onmiddellijk verwittigd worden. Indien er tijdens een controle op dit verbod boetes worden uitgeschreven worden deze volledig doorgerekend aan de organisator van de activiteit.
Artikel 8: Keuken
§1. Servies zoals glazen, tassen en bestek mogen kosteloos gebruikt worden. De gebruiker is verantwoordelijk voor eventuele schade of ontvreemding en is verplicht deze af te wassen of correct in de vaatwasmachine te plaatsen. Er kan door een medewerker van Huis van het Kind van de gebruiker gevraagd worden de materialen zelf af te wassen indien op de eerstvolgende dag een eigen activiteit georganiseerd wordt. Komt de gebruiker servies te kort, is deze zelf verantwoordelijk voor het voorzien van extra.
§2. Het gebruik van de koffiemachine is toegestaan, echter moet het materiaal (koffiefilter, koffie) zelf voorzien worden.
§3. Het is verboden alcoholische dranken te schenken tijdens een activiteit.
§4. Aanwezig keukenapparatuur zoals de microgolfoven, koelkast en kookplaat mogen kosteloos gebruikt worden met de nodige aandacht en respect voor het aanwezige materiaal en de veiligheid. Bij defecten of ontvreemdingen wordt de gebruiker aansprakelijk gesteld.
Artikel 9: dit reglement treedt in werking vanaf 1 oktober 2024 en is geldig voor de fysieke ruimte van Huis van het Kind Machelen (Koningin Fabiolalaan 60, 1830 Machelen)."