Deze beslissing regelt het heffen van een retributie op het gebruik van de zalen en lokalen van GC 't Kwadrant.
In het meerjarenplan is een jaarlijkse opbrengst voorzien voor dit retributiereglement voor 10 000,00 euro.
Enig artikel: de gemeenteraad keurt volgend retributiereglement goed:
"Retributiereglement en reglement van inwendige orde voor het gebruik van de gemeentelijke culturele infrastructuur van GC 't Kwadrant
Artikel 1: van 1 januari 2026 tot en met 31 december 2031 wordt een retributie geheven op het gebruik van de zalen en lokalen van GC 't Kwadrant.
Artikel 2: de retributie is verschuldigd voor elke gebruiker volgens de retributietabel onder artikel 16 van dit reglement.
Artikel 3: de betaling gebeurt binnen de 30 dagen na ontvangst van de factuur door de gebruiker.
Bij laattijdige betaling zal de verschuldigde retributie geïnd worden volgens de regels beschreven in de laatste goedgekeurde versie van het retributiereglement voor terugvordering aanmaningskosten voor fiscale en niet-fiscale vorderingen.
Artikel 4: bezwaren worden ingediend bij het college van burgemeester en schepenen, Woluwestraat 1 te 1830 Machelen.
Hoofdstuk 1: Inwendige orde
Het reglement van inwendige orde (hierna “het reglement”) heeft tot doel de goede exploitatie (met name de veiligheid, de orde, de zedelijkheid en de hygiëne) van de inrichting (in de meest ruime zin begrepen) te verzekeren.
Dit reglement wordt toegepast op de zalen, sanitaire ruimtes, toegangsruimten en bergruimtes in volgende inrichtingen:
Voor de organisatie van bals, fuiven en dansavonden wordt er verwezen naar de evenementenzaal van Bosveld. Het is verboden om in de theaterzaal activiteiten te organiseren die geen betrekking hebben op podiumvoorstellingen en schade zouden kunnen berokkenen aan de technische uitrusting of tribune.
Eetavonden met gebruik van warme keuken kunnen enkel in de Bosveld polyvalente zaal georganiseerd worden. In de zalen van GC t Kwadrant, noch in gangen of bergruimtes, mag er kookapparatuur geplaatst worden.
In de theaterzaal van GC ’t Kwadrant kan er gebruik gemaakt worden van het aanwezige technisch materiaal, dit kan enkel door bediening van een technisch medewerker. Indien hierop beroep wordt gedaan zal er een eenmalige kost van 70,00 euro aangerekend worden.
Artikel 6: openingsuren en gebruikersrooster
De openingsuren, de sluitingsdagen en het gebruiksrooster hangen uit in de inrichting. Alle aankondigingen gebeuren in het Nederlands. De beheerder en de verantwoordelijken zullen voor hun contacten en de communicatie met de gebruikers zich steeds van de Nederlandse taal bedienen. De inrichting is toegankelijk tijdens de vastgestelde openingsuren en overeenkomstig het gebruiksrooster. Buiten de publieke openingsuren kan enkel toegang verkregen worden tot de inrichting dan na het afsluiten van een gebruikersovereenkomst met de beheerder.
Artikel 7: procedure en voorwaarden voor reservaties
De gebruiker dient het gebruik aan te vragen in het reservatiesysteem.
De toegekende uren worden pas definitief vanaf het ogenblik dat deze werden goedgekeurd in het systeem.
De beheerder behoudt zich te allen tijde het recht voor om de inrichting geheel of gedeeltelijk te sluiten en de reservaties te annuleren voor zolang als nodig en zonder enig recht op schadevergoeding, in geval van:
De beheerder kondigt deze gebeurtenissen en werken, indien mogelijk, tijdig aan via affichering in de inrichting.
Artikel 8: vergoedingen en annulering
De vergoeding wordt door de beheerder bepaald in overeenstemming met het op datum van de gebruikersovereenkomst vigerende tariefreglement waarvan de gebruiker verklaart het te kennen. Het tariefreglement is te raadplegen op de gemeentelijke website, het reservatiesysteem en geafficheerd in de inrichting.
De vergoeding wordt gefactureerd na gebruik en moet door de gebruiker betaald worden binnen de 30 dagen na factuurdatum. De factuur wordt ter betaling gezonden naar het door de gebruiker opgegeven adres via het reservatieplatform.
Bij niet-tijdige betaling van de openstaande facturen door de gebruiker, is deze laatste van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling administratiekosten verschuldigd, zoals bepaald in het tariefreglement. De beheerder behoudt tevens het recht om in dit geval de verdere toegang en gebruik van de infrastructuur te weigeren.
Alle vergoedingen en kosten voor gebruik van de infrastructuur door de niet-particuliere gebruiker (onder de vorm van verenigingen, clubs, scholen, groepen) die onbetaald blijven, worden gevorderd van de aanvrager/contactpersoon van de niet-particuliere gebruiker.
Annulering van gereserveerde uren door de gebruiker, geeft aanleiding tot het verschuldigd zijn van de gebruikersvergoeding, tenzij deze annulatie tijdig gebeurt door de gebruiker. Een annulering door de gebruiker ontvangen meer dan 4 werkdagen voor de gereserveerde uren, is een geldige annulatie. Deze annulatie dient te gebeuren via het reservatie-systeem.
De gebruiker kan zich gedurende de looptijd van de gebruikersovereenkomst op voorgaande bepaling beroepen. Vanaf een derde keer herhaaldelijke of systematische tijdige annulatie van een reservatie door de gebruiker, zal deze een schriftelijke verwittiging krijgen van de beheerder. Vanaf een daaropvolgende inbreuk kunnen sancties worden toegepast.
De beheerder streeft een optimale bezetting van de infrastructuur na en wenst dat elke reservatie ook effectief wordt gebruikt. Indien uit controle blijkt dat gereserveerde uren drie maal herhaaldelijk niet gebruikt worden, zal de gebruiker een schriftelijke verwittiging krijgen van de beheerder. Vanaf een daaropvolgende inbreuk kunnen sancties worden toegepast.
Artikel 9: aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid
De beheerder draagt geen verantwoordelijkheid voor de ontvreemding van en de beschadiging aan voorwerpen van gebruikers en bezoekers. De gebruikers en hun begeleiders zijn in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen. Een individuele gebruiker met gezondheidsproblemen (bijvoorbeeld epilepsie, hartklachten, suikerziekte) moet daarvan tenminste medegebruikers en/of het door de beheerder aangestelde personeel op de hoogte brengen.
De gebruiker ziet erop toe dat zijn leden, leraren en begeleiders de veiligheidsvoorschriften (laten) toepassen en organiseert hier actief toezicht op.
De gebruiker verklaart kennis te hebben van de evacuatierichtlijnen en de inhoud die geafficheerd zijn in de inrichting.
De gebruiker verbindt er zich toe alle nodige verzekeringen af te sluiten ter dekking van alle mogelijke gevolgen die zich voordoen naar aanleiding van de toegang tot en het gebruik van de accommodatie.
Indien de gebruiker beschikt over een badge of sleutel, aanvaart deze de verantwoordelijkheid om in te staan voor het openen voor en het sluiten na de aan hem toegekende gebruikersuren. Voor het gebruik wordt verlichting ontstoken door de gebruiker, indien niet geautomatiseerd. Na het gebruik worden alle tussendeuren afgesloten en lichten gedoofd indien niet geautomatiseerd.
Bij het verstrijken van de sleutelovereenkomst wordt de sleutel/badge spontaan terugbezorgd aan de beheerder.
De gebruiker draagt de verantwoordelijkheid voor de schade aangebracht aan de inrichting. Schade dient ten laatste de eerstvolgende werkdag gemeld te worden via een e-mail aan vrijetijd@machelen.be.
Indien de gebruiker vóór ingebruikname bemerkingen en tekorten aan de infrastructuur opmerkt, moet hij deze kenbaar maken aan de beheerder via een e-mail aan vrijetijd@machelen.be.
De melding moet vergezeld zijn van bewijsstukken bv. foto’s.
Indien schade, tekorten niet of niet-tijdig gemeld worden, of de infrastructuur niet proper of niet gesloten aangetroffen wordt door de beheerder, zal deze verhaald worden op de laatste gebruiker vóór de vaststelling van de schade of tekorten.
Bij het gebruik van muziek door de gebruiker, is de regelgeving van Unisono inzake SABAM en Billijke Vergoeding te respecteren en te betalen door de gebruiker.
De gebruiker geeft in de lokalen gevonden ‘verloren’ voorwerpen af aan het aanwezig personeel of plaatst het in de hiervoor voorziene ruimte.
Indien een gebruiker bergruimte kreeg toegewezen in de gebruikersovereenkomst mag hier eigen materiaal slotvast afgesloten worden. De beheerder behoudt het recht steeds toegang te hebben tot deze ruimten. De beheerder is niet verantwoordelijk voor schade, diefstal of verlies aan het opgeslagen materiaal.
Het is de gebruiker verboden om zonder toestemming van de beheerder publiciteit te plaatsen aan de inrichting en al dan niet vergoedingen hiervoor te verkrijgen.
Artikel 10: gebruik
De gebruiker mag geen andere bestemming geven aan de in gebruik gegeven delen van de accommodatie dan deze vermeld in de gebruikersovereenkomst.
Het is de gebruiker niet toegestaan een aparte naamgeving te voorzien voor de inrichting, wijzigingen aan te brengen aan de accommodatie of bijkomende inrichting te voorzien in de infrastructuur.
Het is de gebruiker niet toegestaan de ter beschikking gekregen delen van de accommodatie, al dan niet tegen vergoeding, aan anderen ter beschikking te stellen.
Kinderen van minder dan achttien jaar moeten steeds vergezeld zijn van een toezichthoudende die actief toezicht houdt tijdens de volledige duur van het gebruik van de inrichting.
De gebruiker houdt zich aan het maximum toegelaten personen dat toegang heeft tot de inrichting indien dit aantal geafficheerd is in de accommodatie. Indien de gebruiker op voorhand vermoedt dat dit aantal overschreden zal worden, dient voorafgaandelijk een goedkeuring van de beheerder worden gevraagd.
Om autonoom toegang te krijgen tot de inrichting kan de gebruiker sleutels en/of badges ter beschikking krijgen. De gebruiker dient hiervoor per sleutel/badge een sleutelovereenkomst aan te gaan.
Deze overeenkomst specifieert de verantwoordelijkheden van het gebruik en de gebruiksduur van de sleutel/badge.
Artikel 11: verblijf
De gebruiker draagt zorg voor de inrichting en laat deze na gebruik op behoorlijke wijze en in dezelfde staat achter zoals hij deze ontvangen heeft. Bij het gebruik van de ruimten wordt de nodige zuinigheid in acht te genomen op vlak van elektriciteits-, gas- en waterverbruik. De ruimten worden net gehouden én gebruiksklaar achtergelaten. Hieronder verstaan we dat:
Het gebruikte materiaal wordt onbeschadigd en op de juiste plaats teruggeplaatst zodat de zalen de gebruiksklaar zijn voor een volgende gebruiker.
Iedere gebruiker gedraagt zich op een wijze dat de veiligheid, de orde, de zedelijkheid en de hygiëne wordt bevorderd. Dit betekent dat volgende richtlijnen door de gebruikers dienen nageleefd te worden:
Artikel 12: dranken
De beheerder kan aan de gebruiker opleggen om dranken, aangeboden of verkocht in de lokalen, af te nemen bij een bepaalde leverancier.
Bij niet-naleving van deze verplichting kan door de drankenleverancier een boete opgelegd worden zoals bepaald in de met de gemeente gemaakte concessieovereenkomsten.
De contactgegevens van de aangestelde drankenleverancier voor de lokalen van GC ‘t Kwadrant staan vermeld op het reservatieplatform.
Artikel 13: verplichtingen van de gebruiker en de beheerder
De beheerder heeft het recht om elke persoon die een gevaar dreigt op te leveren voor de veiligheid en de gezondheid van de aanwezigen, de toegang tot de inrichting te verbieden. Zo kan onder meer de toegang worden geweigerd aan personen in staat van dronkenschap of enige andere vorm van intoxicatie, personen die de orde verstoren, personen die dit reglement niet naleven, personen in onzindelijke toestand, personen met niet geheelde wonden en personen lijdend aan besmettelijke kwalen. Desgevallend kan de beheerder een medisch attest eisen waaruit blijkt dat de volksgezondheid niet in het gedrang komt.
Bij weerspannigheid kan de politie opgeroepen worden. In voorkomend geval (bijvoorbeeld diefstal, slagen en verwondingen) wordt de politie onverwijld op de hoogte gesteld van de feiten.
Artikel 14: sancties
Schade toegebracht aan de inrichting en aan materialen moet door de gebruiker of diegene die daarvoor aansprakelijk is, worden vergoed.
Bij inbreuken tegen voorgenoemde artikels kunnen volgende financiële sancties gehanteerd worden:
Deze sancties kunnen toegepast worden op zowel individuele personen of als op groepen. Deze beslissingen worden genomen door de Beheerder. De beslissing tot tijdelijke of definitieve ontzegging wordt per aangetekend schrijven ter kennis gebracht aan de betrokkene(n).
Artikel 15: instructies
Het door de beheerder aangeduide personeel is belast met de uitvoering van het reglement.
De gebruikers moeten te allen tijde de richtlijnen van het aangeduide personeel door de beheerder opvolgen. In geval van niet naleving van de voorafgaande richtlijnen kan het door de beheerder aangestelde personeel de verdere toegang tot de inrichting verbieden.
Hoofdstuk 2: Gebruikscategorieën en retributie
Artikel 16: gebruikerscategorieën en tarieven
| Gebruikerscategorie |
Theaterzaal |
Campinezaal |
Blaironzaal |
Mommaertszaal |
| Erkende vereniging |
€ 200,00 |
€ 100,00 |
€ 50,00 |
€ 50,00 |
| Verenigingen/organisatie met receptief aanbod voor doelgroepen |
€ 250,00 |
€ 150,00 |
€ 100,00 |
€ 75,00 |
| Bedrijven, handelaars en andere |
€ 900,00 |
€ 600,00 |
€ 400,00 |
Niet mogelijk |