Het decreet lokaal bestuur voorziet dat een lokaal bestuur moet voorzien in participatie.
Een eerste luik werd hiervoor al voorzien in het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad inzake verzoekschriften.
Een tweede luik handelt over de mogelijkheid inzake werken met adviesraden.
Bij de opstart van een nieuwe legislatuur worden ook de adviesraden vernieuwd.
Het organiek reglement legt de doelstellingen vast van de adviesraden, hun samenstelling en werking, de relatie met het lokaal bestuur en de administratie.
Er werd een analyse gemaakt omtrent het functioneren van de adviesraden. De bevindingen van het managementteam werden overgemaakt en besproken op het vast bureau.
Grote lijnen van de analyse:
- Incorporeren seniorenraad in welzijnsraad
- Organiseren acties komen bij de administratie te liggen
- Subsidies worden niet verstrekt aan adviesraden
- Interne organisatie adviesraden wordt vrij gelaten.
Daarna werd een ontwerp van nieuwe organiek reglement gemaakt waarbij nog volgende accenten werden gelegd:
- vrijheid van verenigingen om hun afgevaardigden aan te duiden, doch bij formele adviesverlening kunnen enkel die leden deelnemen die woonachtig zijn in de gemeente
- adviesraden dienen jaarlijks een evaluatieverslag omtrent hun werking over te maken.
Geen
Artikel 1: de beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 juni 2019 inzake organiek reglement adviesraden wordt ingetrokken.
Artikel 2: de raad voor maatschappelijk welzijn keurt het organiek reglement adviesraden goed met inwerkingtreding vanaf 1 maart 2022.
"Organiek reglement adviesraden
Artikel 1: dit organiek reglement regelt de samenstelling, bevoegdheden en organisatie van de adviesraden en geldt voor volgende adviesraden:
- Jeugdraad
- Cultuurraad
- Milieuraad
- Welzijnsraad
- Sportraad
- Lokaal Overleg Kinderopvang.
Artikel 2: de adviesraden:
- hebben een werking van zes jaar
- moeten uiterlijk binnen een redelijke termijn volgend op de installatie van een nieuwe gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn, opnieuw worden samengesteld.
Artikel 3: elke adviesraad
- is een orgaan buiten het kader van de administratie van het lokaal bestuur
- maakt onderdeel uit van het participatiekader van het lokaal bestuur.
Artikel 4: de adviesraden:
- Zijn adviserende, coördinerende en stimulerende overlegorganen die adviseren aan het lokaal bestuur en ten overstaan van alle actoren (verenigingen, diensten, …) die actief zijn in de betreffende sector.
- Behandelen kwesties op lokaal niveau die rechtstreeks of onrechtstreeks de betreffende sector en de inwoners aanbelangen.
- Bezitten de bevoegdheid om voorstellen te formuleren en op eigen initiatief of op verzoek van het lokaal bestuur adviezen te verstrekken.
De voertaal, zowel mondeling als schriftelijk, van en in de adviesraden is het Nederlands.
Artikel 5: elke adviesraad heeft minstens zijn specifieke bevoegdheden
Artikel 5.1. Algemene bevoegdheden van de adviesraden
- Advies geven, op verzoek van het college van burgemeester en schepenen/vast bureau of op eigen initiatief, over alle aangelegenheden die de adviesraad belangrijk acht in kader van het desbetreffende beleidsdomein.
Artikel 5.2. Specifieke bepalingen inzake bevoegdheden en lidmaatschap per adviesraad
Cultuurraad:
Het lokaal bestuur moet advies vragen aan de adviesorganen over alle aangelegenheden, vermeld in art 4, 1°1 tot en met 10° van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, met uitzondering van punt 7° (jeugdbeleid) en punt 9° (sportbeleid). Dit zijn ondermeer volgende domeinen: de taal, de kunsten, het cultureel patrimonium, de musea, de wetenschappelijk-culturele instellingen, de bibliotheken,…..
Sportraad:
De sportraad verstrekt advies over alle kwesties die het algemeen sportbeleid aanbelangen.
Jeugdraad:
De leden mogen maximum 30 jaar zijn.
Welzijnsraad:
De welzijnsraad verstrekt advies over alle kwesties die het algemeen welzijnsbeleid, inbegrepen het beleid inzake gezondheid en in het bijzonder naar mensen met een beperking, aanbelangen.
Milieuraad:
Voor adviesverlening omtrent plannen van alle beleidsdomeinen die van belang zijn voor het behoud en de ontwikkeling van de natuurlijke structuur en de algemene milieukwaliteit, inclusief de thema’s duurzaamheid en klimaat wordt samenwerking tussen de Milieuraad en de GECORO gestimuleerd door gemeenschappelijke infovergaderingen te houden.
Lokaal overleg kinderopvang:
Wordt betrokken bij de bij samenwerking tussen verenigingen, diensten, inwoners en instellingen die actief zijn inzake kinderopvang in de ruime betekenis van het woord.
Artikel 6:
- Het lokaal bestuur ondersteunt de adviesraad inhoudelijk en logistiek door de nodige beleidsdocumenten en cijfermateriaal te bezorgen aangaande de respectievelijke materies en door zijn lokalen ter beschikking te stellen voor de vergaderingen van de adviesraden.
- De adviesraden staan zelf in voor hun administratie, verslagen, uitnodigingen, …. De administratie kan de adviesraden administratief en logistiek ondersteunen.
- De adviezen van de adviesraden worden opgenomen in de desbetreffende dossiers wanneer die voor besluitvorming aan de respectieve organen worden voorgelegd.
- Geen enkele functie of opdracht uitgevoerd in en voor de adviesraden is bezoldigd.
Artikel 7: voor de eigen interne organisatie kan elke adviesraad zijn eigen huishoudelijk regelement en/of afsprakennota uitwerken. Dit huishoudelijk reglement/afsprakennota kan nooit het overkoepelende organiek reglement vervangen, noch beperken.
Artikel 8: de formele adviesvragen worden in opdracht van het college van burgemeester en schepenen/vast bureau via een schrijven/mail gericht aan de voorzitter van de respectievelijke adviesraad.
De adviesraad beschikt over een termijn van maximaal 30 kalenderdagen om hun advies schriftelijk/per mail terug te bezorgen aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau.
Indien er geen advies wordt bekomen binnen de 30 kalenderdagen, wordt het advies geacht stilzwijgend gunstig te zijn.
Artikel 9: indien de beslissing van het college van burgemeester en schepenen/vast bureau afwijkt van het geformuleerde advies beschikt het college van burgemeester en schepenen/vast bureau over 30 kalenderdagen om zijn gemotiveerde standpunt aangaande de uitgebrachte adviezen schriftelijk mee te delen aan de betreffende adviesraad.
Indien de behandeling van het dossier een langere periode vergt zal het college van burgemeester en schepenen/vast bureau melding maken van de langere te volgen procedure alvorens zijn standpunt definitief te maken.
Artikel 10: jaarlijks, onverminderd het bepaalde met betrekking tot de adviezen zoals omschreven in artikel 8 en 9, bezorgt elke adviesraad een evaluatie omtrent hun jaarwerking aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau.
Artikel 11: de leden van de gemeentelijke adviesraden kunnen:
- Afgevaardigden van private en/of professionele organisaties, verenigingen en instellingen die erkend zijn door college van burgemeester en schepenen die actief betrokken zijn bij de werking van de organisaties, verenigingen en instellingen zijn.
- Deskundige of geëngageerde inwoners, minder of gelijk aan het aantal afgevaardigden van verenigingen. De deskundigheid of geëngageerdheid moet gemotiveerd aangetoond worden door ervaringen, interesses, actief zijn,… in het betrokken beleidsdomein.
Indien een adviesraad een advies formuleert in toepassing van de adviesbevoegdheid zoals omschreven in artikelen 4, 5 en 8 van dit reglement, dan kan dergelijk advies enkel uitgebracht, geformuleerd en gesteund worden door de leden van de desbetreffende adviesraad die woonachtig zijn in Machelen-Diegem.
De overige leden kunnen deelnemen aan de bespreking en beraadslaging voorafgaandelijk aan het formuleren van het uiteindelijk over te maken advies.
Artikel 12: de leden die afgevaardigd worden door private of publieke en/of professionele organisaties mogen zich op de samenkomsten van de adviesraad laten vertegenwoordigen door een vaste plaatsvervanger. Deze plaatsvervanger moet voldoen aan dezelfde voorwaarden aan deze gesteld aan de vaste vertegenwoordiger, met uitsluiting van de bepalingen inzake gendergelijkheid.
De plaatsvervanger heeft dan stemrecht in plaats van de vaste afgevaardigde.
Elke afgevaardigde kan maar in één gemeentelijke adviesraad zetelen als stemgerechtigd lid/plaatsvervanger.
Elke vereniging/organisatie of deskundige kan maar als stemgerechtigd lid/plaatsvervanger in één adviesraad zetelen.
Artikel 13: de bevoegde schepen en de desbetreffende deskundige van de administratie maken deel uit van de adviesraad met waarnemende stem.
Andere leden van de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn, college van burgemeester en schepenen, vast bureau en bijzonder comité voor de sociale dienst, kunnen geen lid zijn van de gemeentelijke adviesraden.
Artikel 14: na de vernieuwing van de gemeenteraad worden alle organisaties, verenigingen, instellingen en inwoners, uitgenodigd om hun kandidatuur te stellen. Dit gebeurt via publicatie op de gemeentelijke webstek en in het gemeentelijk infoblad.
Artikel 15: ten hoogste twee derde van de effectief stemgerechtigde leden van de adviesraden zijn van hetzelfde geslacht. Als dat niet het geval is, kan niet op rechtsgeldige wijze advies worden uitgebracht.
Artikel 16: aan het mandaat van de leden van de gemeentelijke adviesraden komt een einde door:
- Het intrekken van hun opdracht door de organisatie/instelling die zij vertegenwoordigen.
- Het ontslag van het lid in de gemeentelijke adviesraad of in de organisatie die hij/zij vertegenwoordigd.
- Bij ontbinding van de adviesraad binnen een redelijke termijn na de installatie van de nieuwe gemeenteraad.
Artikel 17: de samenstelling van de gemeentelijke adviesraden wordt informatief gepubliceerd op de gemeentelijke webstek.
Artikel 18: een adviesformulering in een dossier moet gebeuren op volgende wijze:
- Minstens de helft van de stemgerechtigde leden dient aanwezig te zijn.
- In de adviesvorming wordt nominatief opgenomen welke leden het advies steunen en welke niet, in het geval het advies niet eenparig wordt genomen.
- Indien bij een tweede oproeping aan de voorwaarde inzake quorum niet voldaan is kan de adviesraad zijn advies formuleren, ongeacht het aantal stemgerechtigde aanwezigen.
Artikel 19: dit regelement is onderdeel van het participatiebeleid van het lokaal bestuur en gaat van kracht op 1 maart 2022 onverminderd de toepassing van artikel 2, tweede gedachtestreepje.
Artikel 20: afschrift van dit organiek reglement zal ter kennisgeving worden overgemaakt aan de gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant."