Het Hoog Overlegcomité (HOC) en het Bijzonder Onderhandelingscomité (BOC) zijn organen die betrokken zijn bij de overlegstructuur binnen de gemeente, specifiek voor personeelsaangelegenheden.
Dit reglement legt de spelregels vast voor de werking van deze comités, zoals de samenstelling, de manier van vergaderen, de agendavorming, en de besluitvorming.
Het doel van het huishoudelijk reglement is om de werking van het HOC en BOC te structureren en te zorgen voor een transparante en efficiënte besluitvorming.
De overheidssector kent specifieke regels inzake sociaal overleg. De wet van 19 december 1974 vormt het algemeen referentiekader voor de sociale verhoudingen. De lokale werking van het onderhandelings- en overlegcomité wordt best vastgelegd in een huishoudelijk reglement.
De goedkeuring van het reglement is essentieel voor de goede werking van het Hoog Overlegcomité (HOC) en het Bijzonder Onderhandelingscomité (BOC) van het lokaal bestuur Machelen en de naleving van de wettelijke regelgeving.
Het ontwerp van huishoudelijk reglement werd besproken op het Overlegcomité van 29 september 2025. Rekening houdend met de enkele opmerkingen van de vakorganisaties ACOD en ACV Openbare diensten, werd de tekst in die zin nog aangepast.
Het huishoudelijk reglement kreeg een unaniem positief advies van de vakorganisaties.
Geen
Artikel 1: de gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement van het Hoog Overlegcomité (HOC) en Bijzonder Onderhandelingscomité (BOC) van het lokaal bestuur Machelen goed.
"Huishoudelijk reglement Hoog Overlegcomité (HOC) en Bijzonder Onderhandelingscomité (BOC)
Afdeling 1: Zetel en secretariaat van het HOC/BOC
Artikel 1
Het Hoog Overlegcomité en het Bijzonder Onderhandelingscomité van lokaal bestuur Machelen (verder HOC, respectievelijk BOC) hebben hun zetel te 1830 Machelen, Woluwestraat 1; personeelsdienst@machelen.be; tel. 02 254 12 08.
Artikel 2
Het HOC/BOC wordt voorgezeten door de burgemeester, of door de schepen die hem vervangt. Bij uitzondering kan de burgemeester of schepen zich laten vervangen door de algemeen directeur. De vervanger is, in de uitoefening van zijn functie als voorzitter, bekleed met dezelfde rechten, hetzelfde gezag en dezelfde verantwoordelijkheden als de burgemeester.
De voorzitter wijst zijn plaatsvervanger aan, alsook de leden van de afvaardiging van het bestuur en hun plaatsvervangers.
Artikel 3
Het secretariaat van het HOC/BOC wordt waargenomen door de coördinator HR, of door de directeur HR die hem vervangt.
De secretaris maakt geen deel uit van het comité of de betrokken afvaardigingen. Hij mag niet deelnemen aan het overleg of de onderhandelingen, maar staat de voorzitter bij tijdens de vergaderingen.
De secretaris vervult de volgende opdrachten:
Artikel 4
Alle briefwisseling gericht aan de voorzitter en het secretariaat wordt gestuurd naar de zetel of digitaal verstuurd.
Artikel 5
De briefwisseling aan de vakorganisaties, in het kader van de vergaderingen van het HOC/BOC, wordt digitaal verstuurd naar de secretarissen lokale en regionale besturen van ACOD, ACV-Openbare diensten en VSOA en de plaatselijke vakbondsafgevaardigden (zie lijst in bijlage).
Afdeling 2: Samenstelling van het HOC/BOC
Artikel 6
De afvaardiging van het bestuur bestaat uit personen die bevoegd zijn om verbintenissen aan te gaan in naam van het lokaal bestuur en/of uit leden van het managementteam. Zij worden gekozen door de voorzitter van het comité.
De vaste leden zijn:
De afgevaardigden van het bestuur mogen zich laten bijstaan door technici/deskundigen, en dit afhankelijk van de punten op de agenda.
De preventieadviseur van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk, de interne preventieambtenaar en de arbeidsarts van de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk maken van rechtswege deel uit van het HOC, voor aangelegenheden over preventie en bescherming op het werk (PBW).
Artikel 7
De afvaardiging van de vakorganisaties wordt vrij samengesteld door de betrokken organisaties en bestaat elk uit maximum 3 leden.
Deze afvaardiging mag zich laten bijstaan door technici/deskundigen, en dit afhankelijk van de punten op de agenda.
Artikel 8
De afwezigheid van één of meer regelmatig opgeroepen leden van de afvaardiging van het bestuur en van de vakorganisaties maakt de onderhandelingen of het overleg niet ongeldig, voor zover de wettelijke regels m.b.t. de oproeping correct gevolgd werden.
Er is de mogelijkheid om fysiek, digitaal of hybride te vergaderen.
Indien geen van beide partijen agendapunten hebben voor een gepland HOC/BOC, kan de vergadering in onderling akkoord geannuleerd worden.
Artikel 10
Het HOC kan in spoedoverleg bijeenkomen:
Zowel het bestuur als de vakorganisaties kunnen aan het secretariaat schriftelijk of per e-mail vragen om een aangelegenheid op de agenda te plaatsen van het HOC/BOC.
In het geval de aangelegenheid betrekking heeft op het welzijn op het werk van de werknemers dient de voorzitter het HOC zo spoedig mogelijk samen te roepen en dit uiterlijk 30 dagen na ontvangst van de vraag.
In het geval de aangelegenheid geen betrekking heeft op het welzijn op het werk van de werknemers dient het HOC/BOC samengeroepen te worden uiterlijk 60 dagen na ontvangst van de vraag.
Artikel 12
De voorzitter kan om dwingende redenen weigeren een aangelegenheid op de agenda te plaatsen. In dat geval moet de voorzitter binnen de 15 dagen na het verzenden van de aanvraag de redenen van zijn weigering meedelen aan het comité en de betrokken vakorganisaties.
Die mogelijkheid bestaat niet als het gaat om aangelegenheden m.b.t. het welzijn op het werk.
Artikel 13
Wanneer het HOC/BOC beslist dat wegens tijdsgebrek de dagorde niet kan worden afgehandeld, moeten niet afgehandelde punten vooraan op de agenda van de eerstvolgende vergadering worden ingeschreven.
In onderling overleg kan er een nieuwe datum bepaald worden voor het afwerken van de niet afgehandelde agendapunten.
Afdeling 4: Oproeping tot de vergaderingen, de agenda en de documentatie
Artikel 14
De agenda van het HOC/BOC wordt door de voorzitter vastgesteld rekening houdend met de door de het bestuur en de door een voor het comité representatieve vakorganisatie ingediende initiatieven.
Artikel 15
De oproepingen met de agenda en de bijhorende stukken worden door de secretaris ten minste 10 werkdagen voor de datum van de vergaderingen via e-mail toegezonden aan de leden van de afvaardiging van het bestuur, aan de vakorganisaties en desgevallend aan de preventieadviseur, de preventieambtenaar en de arbeidsarts.
De verzendingsdatum van het mailbericht geldt als bewijs van de verzending, maar telt niet mee in de termijn van 10 werkdagen; de vervaldag van de termijn wel. De werkdagen zijn maandag tot vrijdag voor zover ze geen wettelijke feestdagen zijn.
In dringende gevallen, waarover de voorzitter oordeelt, kan deze termijn verminderd worden tot 3 werkdagen. De voorzitter motiveert de hoogdringendheid.
Artikel 16
De oproeping vermeldt:
Artikel 17
Met het oog op een goed verloop van de besprekingen in het HOC/BOC worden de vertegenwoordigde vakorganisaties in de mogelijkheid gesteld om een voorbereidende vergadering te houden in de lokalen van het lokaal bestuur.
Artikel 18
De vergaderingen worden gehouden in het gemeentehuis, Woluwestraat 1 te 1830 Machelen.
Zij gaan in principe door tijdens de normale diensturen, tenzij hiervan met algemeen akkoord wordt afgeweken.
De voorzitter kan de vergaderingen van het HOC/BOC op iedere andere geschikte plaats organiseren; in dat geval wordt dit uitdrukkelijk vermeld in de oproeping.
De vergaderingen vinden standaard fysiek plaats. In bijzondere omstandigheden en met voorafgaand akkoord van de meerderheid van de deelnemers aan het HOC/BOC, bestaat ook de mogelijkheid om digitaal of hybride te vergaderen.
Artikel 19
De op de agenda voorkomende punten worden behandeld in volgorde van inschrijving.
Aangelegenheden met betrekking tot het welzijn op het werk worden vooraan op de agenda ingeschreven.
Iedere afvaardiging heeft evenwel het recht, ter vergadering, wijzigingen aan de agenda voor te stellen. Om doorgang te vinden moeten zij door de aanwezige afgevaardigden eenparig worden aangenomen.
Artikel 20
De voorzitter opent de vergadering, leidt en sluit de debatten. Hij zorgt voor het goede verloop van de vergaderingen en waakt er eveneens over dat de besprekingen objectief, waardig en met een wederkerige eerbied voor de respectieve meningen verlopen.
Artikel 21
De vergaderingen van het HOC/BOC zijn niet openbaar. De goedgekeurde verslagen mogen via het intranet kenbaar gemaakt worden aan het personeel van het lokaal bestuur voor zover deze geen persoonlijke informatie en/of namen bevatten.
Verslagen kunnen aangepast worden opdat aan bovenstaande beperking wordt voldaan, om ze kenbaar te maken.
Artikel 22
Op vraag van één van de afvaardigingen kan de voorzitter of zijn afgevaardigde een onderbreking van de vergadering toestaan. In onderling overleg bepalen de aanwezigen de duur ervan.
Artikel 23
Voor bepaalde aangelegenheden kan de voorzitter op voorstel van een afvaardiging en na de andere aanwezigen te hebben gehoord, deze doen onderzoeken in de schoot van een werkgroep ad hoc.
De bepalingen van het KB van 28/09/1984 en latere wijzigingen, en van dit huishoudelijk reglement, inzake samenstelling en werking van het HOC/BOC, zijn van toepassing op deze werkgroepen.
De door de werkgroep behandelde aangelegenheden worden op de agenda van de eerstvolgende vergadering van het HOC/BOC geplaatst, wanneer de werkzaamheden van de werkgroep beëindigd zijn, op initiatief van de voorzitter, of als een afvaardiging er om verzoekt. In afwachting van die vergadering van het HOC/BOC deelt de voorzitter onverwijld de resultaten van de besprekingen in de werkgroep mee aan iedere afvaardiging in het HOC/BOC.
Artikel 24
De onderhandelingen (BOC) worden beëindigd binnen de termijn van 30 dagen sedert de dag van de eerste vergadering waarop het punt ter sprake werd gebracht.
Bij onderlinge overeenkomst tussen de aanwezige afvaardigingen kan de termijn worden verlengd.
De voorzitter kan de termijn beperken tot 10 dagen wanneer hij oordeelt dat een punt dringend moet worden behandeld. De voorzitter motiveert de hoogdringendheid.
Na het verstrijken van de overeenkomstig dit artikel vastgestelde termijn is de onderhandeling ten einde en maakt de voorzitter het ontwerp van protocol op.
Artikel 26
Een afschrift van de notulen wordt binnen 15 kalenderdagen na de beëindiging van de vergadering HOC/BOC per e-mail toegezonden aan:
De voorzitter maakt het ontwerp van protocol op (BOC) en legt het, binnen 15 kalenderdagen na de beëindiging van de onderhandeling, voor akkoord voor aan de andere leden van de afvaardiging van het bestuur en aan de vakorganisaties.
In het ontwerp van protocol wordt vermeld:
De leden van de afvaardiging van het bestuur en de vakorganisaties en, wanneer aangelegenheden PBW op de agenda van het HOC staan, de preventieadviseur, interne preventieambtenaar en arbeidsarts, beschikken na de verzending van de notulen van de vergadering (HOC/BOC) en/of het ontwerp van protocol (BOC) over een termijn van 15 werkdagen om hun opmerkingen te bezorgen aan de voorzitter. De postdatum (of verzendingsdatum e-mail) geldt als bewijs van verzending.
De voorzitter kan evenwel op voorstel van een afvaardiging en na de andere betrokken afvaardigingen binnen de voormelde termijn van 15 werkdagen gehoord te hebben, die termijn wijzigen.
Een wijziging van de termijn wordt medegedeeld aan alle afvaardigingen.
Wordt binnen deze termijn geen tekstwijziging voorgesteld, dan worden de notulen van de vergadering (HOC/BOC) en/of het ontwerp van protocol (BOC) definitief.
In het geval er binnen de vooropgestelde termijn tekstwijzigingen worden voorgesteld:
Artikel 30
Als het bestuur een beslissing neemt die afwijkt van het met redenen omkleed advies dat door het HOC is uitgebracht, moet de voorzitter de redenen waarom de beslissing afwijkt zo spoedig mogelijk (uiterlijk binnen een maand) meedelen aan de vertegenwoordigers van de vakorganisaties en, in voorkomend geval, aan de preventieadviseur, de interne preventieambtenaar en de arbeidsarts.
Deze mededeling gebeurt via e-mail of wordt op het volgende HOC/BOC geagendeerd wanneer deze binnen de voorziene termijn valt.
Afdeling 8: Het archief
Artikel 31
De agenda met bijgevoegde documentatie, de notulen en de protocollen worden digitaal bewaard op het secretariaat van het HOC/BOC, dat wordt beheerd door de coördinator HR.
Elke afgevaardigde heeft het recht op inzage.
Afdeling 9: Algemene bepalingen
Artikel 32
De personeelsleden die zitting hebben in het HOC/BOC worden beschouwd als handelend in dienstopdracht, ongeacht hun normale diensturenregeling.
Eventuele bijkomende verplaatsingskosten van de afgevaardigden worden vergoed overeenkomstig de bepalingen hierover in de rechtspositieregeling personeel lokaal bestuur.
Artikel 33
Onderhandelingsmateries zijn:
1. De vaststelling van de grondregelingen, aangeduid bij KB van 29 augustus 1985, inzake:
Onderhandelingsmateries monden uit in een protocol van akkoord of niet akkoord.
Het arbeidsreglement, voor de materie die onder de onderhandelingsprocedure valt, vereist een unaniem akkoord.
Artikel 34
Overlegmateries zijn:
Overlegmateries monden uit in een positief of negatief advies.
De bepalingen in de codex over het welzijn op het werk die een akkoord van het HOC vereisen en het arbeidsreglement, voor de materie die onder de overlegprocedure valt, vereisen een unaniem positief advies.
Wanneer er een meningsverschil is bij de procedure voor opstelling of wijziging van het arbeidsreglement, wordt een verzoeningsprocedure opgestart bij het Toezicht op de sociale wetten.
In toepassing van de wettelijke bepalingen heeft het overlegcomité inzonderheid als opdracht adviezen uit te brengen en voorstellen te formuleren omtrent het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, omtrent het globaal preventieplan en het jaaractieplan opgesteld door de werkgever, de wijzigingen, de uitvoering en de resultaten ervan.
Het comité wordt tevens betrokken bij het beheer en de werkzaamheden van het departement belast met het medisch toezicht van de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk door minimaal jaarlijks hieraan aandacht te besteden op grond van een verslag dat hiertoe door de preventieadviseur-arbeidsarts wordt opgesteld.
Het overlegcomité brengt een voorafgaand advies uit over:
In het geval er zich een ernstig arbeidsongeval voordoet, wordt onmiddellijk de interne preventieambtenaar verwittigd. Deze verwittigt op zijn beurt de preventieadviseur en de 3 secretarissen van de vakbonden.
Artikel 35
De werkgever is ertoe gehouden aan het HOC/BOC alle nodige informatie te verstrekken zodat het met kennis van zaken adviezen kan uitbrengen. Daarom moeten de vakorganisaties vertegenwoordigd in het HOC/BOC op de hoogte worden gebracht en kennis kunnen nemen van alle al dan niet door de reglementering opgelegde verslagen, adviezen en documenten die verband houden met welzijn op het werk of het personeelsbeleid van het lokaal bestuur.
Artikel 36
De vakbondsafgevaardigden zijn tot discretie gehouden over feiten en documenten van vertrouwelijke aard.
De vakbondsafgevaardigden mogen geen feiten of documenten bekend maken die door de bevoegde overheid vooraf als zijnde geheim zijn verklaard.
Deze discretieplicht blijft ook gelden na het beëindigen van het mandaat in het HOC/BOC.
Artikel 37
Er is geen onderhandeling of overleg vereist wanneer, in gewettigd dringend geval, maatregelen werden genomen in de volgende noodsituaties:
Het bestuur is er steeds toe gehouden voor elke zulke maatregel, haar beslissing om niet tot onderhandelen of overleg over te gaan, met redenen te omkleden.
Afdeling 10: Bijzondere bepalingen
Artikel 38
Elke afvaardiging in het HOC/BOC heeft het recht wijzigingen aan dit huishoudelijk reglement voor te stellen aan de voorzitter. Voor zover het gaat om gevallen waarin het KB van 28 september 1984 en latere wijzigingen niet voorziet, stelt de voorzitter deze ter bespreking voor aan het HOC/BOC.
Voorstellen tot wijziging worden bij voorkeur minimaal 10 dagen voor het volgende HOC/BOC overgemaakt aan het respectievelijke secretariaat met het oog op een toetsing aan de wettelijke bepalingen.
De voorgestelde wijzigingen worden overgemaakt aan alle afvaardigingen binnen het HOC/BOC en worden vooraan op de agenda geplaatst.
Mits goedkeuring door elke afvaardiging, wordt een wijzigingsvoorstel ingeschreven. Deze wijzigingen zijn onmiddellijk van toepassing.
Artikel 39
De eventuele wijzigingen aan het KB of de wet worden geacht van toepassing te zijn. Bij voorkeur worden deze in dit huishoudelijk reglement opgenomen. De nieuwe tekst wordt ter kennisname bezorgd aan de afvaardigingen.
Artikel 40
Overeenkomstig artikel 50 bis van het Koninklijk besluit van 28 september 1984 tot uitvoering van de wet van 19 december 1974 tot regeling van de betrekking tussen de overheid en de vakbonden van haar personeel, moet dit huishoudelijk reglement het voorwerp uitmaken van een unaniem gunstig advies."
Artikel 2: dit besluit zal bekendgemaakt worden volgens de bepalingen van artikel 285 en 286 van het decreet lokaal bestuur (bekendmaking via de webtoepassing van de gemeente). De toezichthoudende overheid zal in kennis gesteld worden volgens de bepalingen van artikel 330 van het decreet lokaal bestuur.