Besluit  gemeenteraad

Besluit

Enig artikel: de gemeenteraad keurt volgend subsidiereglement goed:

 

"Subsidiereglement Buitenschoolse Opvang en Activiteiten in het kader van het BOA-decreet

Artikel 1: Doel

Het decreet BOA streeft naar een geïntegreerd aanbod van buitenschoolse opvang en activiteiten voor kinderen tussen 2,5-12 jaar en formuleert 3 doelstellingen: 

• Een kwaliteitsvol, complementair opvang- en vrijetijdsaanbod voor alle Machelse kinderen.
• Een gevarieerd aanbod waar alle kinderen (2,5-12 jaar) hun talenten en interesses kunnen ontdekken en zichzelf individueel kunnen ontplooien.
• Een aanbod dat voor iedereen betaalbaar en toegankelijk is.

 

Het lokaal bestuur zet hiervoor in op:

1. Brede schoolwerking in de Machelse basisscholen ‘Kidslabo’: een gevarieerde activiteitenaanbod op school, conform het meervoudige talentenwiel van Gardner, met aandacht voor nieuwsgierigheid, talentontwikkeling, sociale vaardigheden, brede wereld- en maatschappijoriëntatie, … Specifieke aandacht gaat naar kleuters met een aangepast aanbod. Er is een focus op kleuters door een aangepast activiteitenaanbod te voorzien.
2. Kwaliteitsvolle opvang in de basisscholen én tijdens schoolvakanties, met uitbreiding van het lokale aanbod en extra aandacht voor kleuters.

Bij alle initiatieven wordt gestreefd naar actieve betrokkenheid van de doelgroepen, aandacht voor kwetsbare groepen, sociale mix en diversiteit, zodat kinderen elkaar leren waarderen en maximaal kansen krijgen tot talentontwikkeling binnen een warme en inclusieve omgeving.

Via dit subsidiereglement moedigt het lokaal bestuur Machelen verenigingen, zelfstandigen, scholen en externe organisaties aan om in samenwerking met lokale, regionale of externe partners naschoolse activiteiten en vakantieaanbod te organiseren die aansluiten bij deze doelstellingen.

Artikel 2: Begunstigden

De aanvrager is een erkende: 

• Vereniging 
• Zelfstandige 
• Machelse basisschool 
• Externe organisatie

Deze kan naschoolse activiteiten organiseren in een Machelse basisschool of directe omgeving, of een open kamp/dag-/halve dagaanbod tijdens schoolvakanties aanbieden voor kinderen van 2,5-12 jaar. 

De organisator moet erkend zijn via het Lokaal erkenningskader BOA of werd erkend via een andere gemeentelijke erkenningsprocedure. Niet-erkende organisaties kunnen geen subsidie aanvragen.

 

Artikel 3: Subsidie

Het lokaal bestuur Machelen kent volgend subsidiebedrag toe voor het organiseren van BOA-activiteiten in de: 

Naschoolse Opvang (Kidslabo)
Basissubsidie:

• Initiatieaanbod (= 4 namiddagactiviteiten) = 250,00 euro  
• Semesteraanbod (= 8 namiddagactiviteiten) = 700,00 euro
• Jaaraanbod (= 12 namiddagactiviteiten) = 1 150,00 euro

Extra kleutersubsidie:

Een activiteitenaanbod dat de focus legt op een bijkomend aanbod kleuters (2,5-5 jaar) in de naschoolse opvang, krijgt een extra toelage boven op de basissubsidie.

• Voor een initiatieaanbod (= 4 namiddagactiviteiten) = 150,00 euro
• Semesteraanbod (= 8 namiddagactiviteiten) = 400,00 euro
• Jaaraanbod (= 12 namiddagactiviteiten) = 600,00 euro

Schoolvakanties

Vakantiekamp

Basissubsidie: (voor een aanbod van 5 weekdagen m.u.v. feestdagen)

1-30 kinderen	1 000 euro/week	Min. 2 begeleiders
31-60 kinderen	2 000 euro/week	Min. 3-4 begeleiders
61-90 kinderen	3 000 euro/week	Min. 5-6 begeleiders + een hoofdanimator/verantwoordelijke met attest hoofdanimator of instructeur

Voorwaarden:

• De organisator voorziet 1 begeleider per 15 kinderen, waarvan minstens de helft van de begeleiders beschikt over een attest (animator, initiator, trainer, coach), een pedagogisch bekwaamheidsattest, leraren- of onderwijskwalificatie of een certificaat opvoeder/begeleider.  
• Van zodra er 61 of meer deelnemers (kleuters én lagereschoolkinderen) aanwezig zijn, is een hoofdanimator verplicht.
• De totale subsidie wordt berekend op basis van het gemiddeld aantal aanwezige kinderen.

 

Extra kleutersubsidie: 

Een activiteitenaanbod dat de focus legt op kleuters (2,5-5 jaar) in de schoolvakanties, krijgt gradueel een extra subsidie boven op de basissubsidie. 

1-30 kinderen	500 euro/week	Min. 2-3 begeleiders
31-60 kinderen	750 euro/week	Min. 4-6 begeleiders
61-90 kinderen	1 000 euro/week	Min. 7-9 begeleiders + een hoofdanimator/verantwoordelijke met attest hoofdanimator of instructeur

 

Voorwaarden:

• De organisator voorziet 1 begeleider per 10 kinderen, waarvan minstens de helft van de begeleiders beschikt over een attest (animator, initiator, trainer, coach), een pedagogisch bekwaamheidsattest, leraren- of onderwijskwalificatie of een certificaat opvoeder/begeleider.  
• Van zodra er 61 of meer deelnemers (kleuters én lagereschoolkinderen) aanwezig zijn, is een hoofdanimator verplicht.
• De totale subsidie wordt berekend op basis van het gemiddeld aantal aanwezige kinderen.

 

Dagaanbod tijdens schoolvakantie

Hele dag aanbod (min. 7u30)

Basissubsidie:

1-30 kinderen	200 euro/week	Min. 2 begeleiders
31-60 kinderen	400 euro/week	Min. 3-4 begeleiders
61-90 kinderen	600 euro/week	Min. 5-6 begeleiders + een hoofdanimator/verantwoordelijke met attest hoofdanimator of instructeur

Voorwaarden:

• De organisator voorziet 1 begeleider per 15 kinderen, waarvan minstens de helft van de begeleiders beschikt over een attest (animator, initiator, trainer, coach), een pedagogisch bekwaamheidsattest, leraren- of onderwijskwalificatie of een certificaat opvoeder/begeleider.  
• Van zodra er 61 of meer deelnemers (kleuters én lagereschoolkinderen) aanwezig zijn, is een hoofdanimator verplicht.
• De totale subsidie wordt berekend op basis van het gemiddeld aantal aanwezige kinderen.

 

Extra kleutersubsidie: 

Een activiteitenaanbod dat de focus legt op kleuters (2,5-5 jaar) in de schoolvakanties, krijgt gradueel een extra subsidie bovenop de basissubsidie. 

1-30 kinderen	100 euro/week	Min. 2-3 begeleiders
31-60 kinderen	375 euro/week	Min. 4-6 begeleiders
61-90 kinderen	500 euro/week	Min. 7-9 begeleiders + een hoofdanimator/verantwoordelijke met attest hoofdanimator of instructeur

Voorwaarden:

• De organisator voorziet 1 begeleider per 10 kinderen, waarvan minstens de helft van de begeleiders beschikt over een attest (animator, initiator, trainer, coach), een pedagogisch bekwaamheidsattest, leraren- of onderwijskwalificatie of een certificaat opvoeder/begeleider.  
• Van zodra er 61 of meer deelnemers (kleuters én lagereschoolkinderen) aanwezig zijn, is een hoofdanimator verplicht.
• De totale subsidie wordt berekend op basis van het gemiddeld aantal aanwezige kinderen.

 

Halve dag aanbod (min. 4 uur)

Basissubsidie:

1-30 kinderen	100 euro/week	Min. 2 begeleiders
31-60 kinderen	200 euro/week	Min. 3-4 begeleiders
61-90 kinderen	300 euro/week	Min. 5-6 begeleiders + een hoofdanimator/verantwoordelijke met attest hoofdanimator of instructeur

Voorwaarden:

• De organisator voorziet 1 begeleider per 15 kinderen, waarvan minstens de helft van de begeleiders beschikt over een attest (animator, initiator, trainer, coach), een pedagogisch bekwaamheidsattest, leraren- of onderwijskwalificatie of een certificaat opvoeder/begeleider.  
• Van zodra er 61 of meer deelnemers (kleuters én lagereschoolkinderen) aanwezig zijn, is een hoofdanimator verplicht.
• De totale subsidie wordt berekend op basis van het gemiddeld aantal aanwezige kinderen.

 

Extra kleutersubsidie: 

Een activiteitenaanbod dat de focus legt op kleuters (2,5-5 jaar) in de schoolvakanties, krijgt gradueel een extra subsidie boven op de basissubsidie. 

1-30 kinderen	50 euro/week	Min. 2-3 begeleiders
31-60 kinderen	188 euro/week	Min. 4-6 begeleiders
61-90 kinderen	250 euro/week	Min. 7-9 begeleiders + een hoofdanimator/verantwoordelijke met attest hoofdanimator of instructeur

 

Voorwaarden:

• De organisator voorziet 1 begeleider per 10 kinderen, waarvan minstens de helft van de begeleiders beschikt over een attest (animator, initiator, trainer, coach), een pedagogisch bekwaamheidsattest, leraren- of onderwijskwalificatie of een certificaat opvoeder/begeleider.  
• Van zodra er 61 of meer deelnemers (kleuters én lagereschoolkinderen) aanwezig zijn, is een hoofdanimator verplicht.
• De totale subsidie wordt berekend op basis van het gemiddeld aantal aanwezige kinderen.

 

Artikel 4: Periodes aanbod en indiendata

• Naschools aanbod (Kidslabo) 
  De activiteiten vinden plaats van:
• oktober tot december (1ste semester schooljaar): uiterste indiendata 30 juni
• februari tot en met mei (2de semester schooljaar): uiterste indiendata 1 november

Schoolvakanties: vakantiekampen - dag- en halve-dagaanbod

• Voor herfst- en kerstvakantie: uiterste indiendata 30 juni

• Voor krokus-, paas- en zomervakantie: uiterste indiendata 1 november.

 

Het is slechts toegestaan om ondersteuning aan te vragen voor het komende schooljaar. Aanvragen die meerdere schooljaren omvatten, komen niet in aanmerking. Deze subsidie kan ook niet met terugwerkende kracht aangevraagd worden.

 

Artikel 5: Voorwaarden voor de subsidie en het aanbod

De toelage wordt verleend onder volgende voorwaarden: 

Algemeen 

• Deze subsidies zijn niet cumuleerbaar met andere lokale subsidiereglementen m.a.w. het uitgewerkte aanbod in het kader van BOA kan niet als staving dienen voor het verkrijgen van andere gemeentelijke subsidies (vb. subsidiereglement jeugd, cultuur en sport). 
• De aanvragen worden gezamenlijk bekeken tijdens de opstartvergadering naar haalbaarheid en beschikbaarheid van de onderwijs en gemeentelijke infrastructuur, die nodig is om het activiteitenaanbod te organiseren.  
• In geval van dubbele aanvragen en er geen consensus gevonden kan worden tussen de betrokken aanvragers zal de toewijzing gebeuren door het college van burgemeester en schepenen op basis van de voorwaarden zoals bepaald in het basis erkenningskader, vastgesteld door het Vlaamse BOA-decreet en in functie van onze uitgewerkte visie BOA.
• Een organisator kan jaarlijks meermaals beroep doen op de subsidie. Er is een jaarlijks plafond van 7 500,00 euro dat een organisator kan ontvangen.
• Als het totaal gevraagde subsidiebedrag wordt overschreden, kan worden afgeweken van de vastgelegde subsidiebedragen. De beschikbare middelen worden dan verdeeld over de initiatieven die bijdragen aan een gemeenschapsgericht en gevarieerd open aanbod. 
• De organisator verbindt zich ertoe om de ontvangen subsidie te besteden aan de aankoop of huur van speelmateriaal, uitstappen, vervoer, gezonde tussendoortjes en maaltijden en de uitbetaling van vrijwilligers, animatoren en andere betrokkenen. 
• De organisator verbindt zich ertoe om aanwezig te zijn op de opstartvergadering om het volledige activiteitenaanbod samen te stellen en op de evaluatievergadering. Deze vergaderingen worden geleid door het lokaal bestuur. 
• De organisator heeft een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen afgesloten.
• Tijdens de activiteiten is Nederlands de gemeenschappelijke taal. Door spel en interactie krijgen kinderen en begeleiders de kans om op een natuurlijke en speelse manier hun Nederlands te oefenen en te versterken.
• De activiteiten gaan hoofdzakelijk door binnen de grenzen van de gemeente.

 

Naschoolse opvang (Kidslabo) 

De erkende vereniging, zelfstandige, school of externe organisatie: 

• Zorgt voor een kwaliteitsvol aanbod aansluitend op de schooluren van de betrokken school voor de gehele duur van het ingetekende aanbod. Een namiddagactiviteit duurt minimaal 2 uur en wordt begeleid door minstens 1 begeleider voor een aanbod lagere school. Bij het kleuteraanbod voorziet de organisator minstens 2 begeleiders.
• Maakt met de school en opvangorganisatie de nodige praktische afspraken m.b.t. het gebruik van de school en eventuele materialen. Het lokaal bestuur bezorgt de contactgegevens van de betrokken school.
• De infrastructuur van de school wordt kosteloos ter beschikking gesteld. 
• Zorgt zelf voor het veilig (veiligheidshesjes + voldoende begeleiding) overbrengen van leerlingen van de school tot de eventueel externe locatie en terug naar de school. De externe locatie bevindt zich max. 1 000m van de betrokken school. 
• Mag geen extra meerprijzen vragen van de leerlingen. 

 

Schoolvakanties (vakantiekampen en dag/halve dag -aanbod) 

De erkende vereniging, zelfstandige, school of externe organisatie: 

• Zorgt voor een kwaliteitsvol en open aanbod dat toegankelijk is voor alle Machelse kinderen, en niet uitsluitend voor leden van de vereniging of de school.
• Zorgt voor voldoende begeleiders. Voor kinderen uit de lagere school (6-12 jaar) geldt een begeleidersratio van 1 begeleider per 15 kinderen; voor kleuters geldt een ratio van 1 begeleider per 10 kinderen. Minstens de helft van de begeleiders beschikt over een attest (animator, initiator, trainer, coach), een pedagogisch bekwaamheidsattest, leraren- of onderwijskwalificatie of een certificaat opvoeder/begeleider. Vanaf 61 aanwezige kinderen stelt de organisator verplicht een hoofdanimator of coördinator aan. 
• Organiseert een minimale voor- en avondopvang vanaf 8.00 uur ’s ochtend tot minstens 17.00 uur ’s avonds. Dit is niet van toepassing op het dag- en halve dagaanbod.
• De inschrijvingen verlopen via het gemeentelijk inschrijvingsprogramma. In ruil hiervoor wordt het aanbod gepromoot via gemeentelijke infokanalen, en zorgt de gemeente voor het opstellen van de fiscale attesten voor kinderopvang.  
• Zorgt voor een democratische inschrijvingsprijs per dag max. 16,00 euro (per halve dag: max. 8,00 euro) en past een verplicht kortingstarief toe van de UiTPAS Noordrand.
• De totale subsidie wordt berekend op basis van het gemiddeld aantal aanwezige kinderen.

 

Het college van burgemeester en schepenen kan eventueel bijkomende voorwaarden opleggen.  

 

Artikel 6: Aanvraag

De erkende vereniging, zelfstandige, school of externe organisatie dient voorafgaand een aanvraagformulier in bij het lokaal bestuur, met daarin: 

• Naam en contactgegevens van de aanvrager 
• Het BOA-aanbod waarvoor men wenst in te tekenen: naschools en/of schoolvakanties 
• Een korte omschrijving van het aanbod 
• De kostprijs voor deelnemers (inwoners en niet inwoners), enkel bij schoolvakantie-aanbod
• Het maximaal aantal deelnemers (schoolvakanties), volgens de schaalcapaciteit 
• Bewijs van aansluiting bij een verzekering voor burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen.

 

Het lokaal bestuur stelt een standaard aanvraagformulier ter beschikking.

 

Alle aanvragen worden tijdens de opstartvergadering beoordeeld op haalbaarheid en de mogelijkheden van de beschikbare infrastructuur. Een ingediende aanvraag geeft geen automatisch recht op subsidie. Alle aanvragen worden eerst geëvalueerd en moeten goedgekeurd  worden door het college van burgemeester en schepenen. 

 

Artikel 7: Verantwoording en evaluatie

De organisator bezorgt, conform artikel 9, na afloop van het vakantie- en activiteitenaanbod de nodige verantwoording en evaluatie, waaronder een overzicht van de aanwezigheden, de begeleidersratio’s en een jaarlijkse tevredenheidsbevraging. Daarnaast neemt de organisator deel aan de opstart- en evaluatievergaderingen en verleent hij zijn medewerking aan plaats bezoeken van het lokaal bestuur in het kader van ondersteuning en kwaliteitsbewaking. Voor vakantiekampen worden jaarlijks bijkomende documenten aangeleverd, zoals gegevens en strafregisteruittreksels van begeleiders, een gedetailleerd financieel verslag en, indien van toepassing, klachtenoverzichten en vereiste attesten.

 

Artikel 8: Uitbetaling

De toegekende subsidie wordt uitbetaald in twee schijven van 50%: 

1. Een eerste schijf voorafgaand aan de organisatie van het ingetekende aanbod.
2. Een tweede schijf na afronding van het activiteitenaanbod, mits tijdige indiening van de verantwoording- en evaluatiedocumenten (uiterlijk 2 maanden na afloop) én deelname aan de opstart- en evaluatievergadering.  

 

Artikel 9: Controle en handhaving

Het lokaal bestuur is verantwoordelijk voor de controle, handhaving, erkenning en opvolging van buitenschoolse opvang en activiteiten, en voor het uitbouwen van kwaliteitsvolle samenwerking met partners. Het erkenningskader en de voorwaarden in het subsidiereglement moeten leiden naar een kwalitatief aanbod. 

 

Voorwaarden voor de organisator:

• De organisator is verplicht aanwezig op de opstart- en evaluatievergadering, georganiseerd door het lokaal bestuur.
• De organisator evalueert de werking op regelmatig en neemt jaarlijks een tevredenheidsbevraging af bij ouders, kinderen en medewerkers.
• De organisator van vakantieaanbod bezorgt op jaarlijkse basis volgende documenten:
  • Gegevens van de begeleiders en een uittreksel uit het strafregister ‘minderjarigenmodel’ (Artikel 596.2) voor nieuwe medewerkers/vrijwilligers en een controle van de uittreksels om de 3 jaar voor alle bekende medewerkers/vrijwilligers. Bij minderjarigen wordt een verklaring op eer gevraagd.
  • Een overzicht van het aantal aanwezige kinderen en de begeleidersratio per activiteit, inclusief de data.
  • Indien nodig: Een overzicht van ontvangen en opgevolgde klachten.
  • Er wordt een gedetailleerd financieel rapport van uitgaven versus inkomsten uitgesplitst over verschillende posten zoals personeelskost, investeringen, activiteiten, materiaal, … afgeleverd worden.
  • Een overzicht van de attesten (animator, initiator, trainer, coach), pedagogisch bekwaamheidsattesten, leraren- of onderwijskwalificatie of certificaten van opvoeder/begeleider en indien nodig een overzicht van de attesten van de hoofdanimator/instructeur.
  • Het lokaal bestuur kan op elk moment het vakantieaanbod en/of buitenschoolse activiteiten ter plaatse bezoeken, vanuit zowel een ondersteunende als controlerende functie. Enerzijds bieden deze bezoeken de mogelijkheid om de organisatie te begeleiden, advies te verstrekken en concrete vragen te beantwoorden. Anderzijds wil het lokaal bestuur erop toezien dat alles volgens de afspraken en kwaliteitsnormen verloopt. Tijdens deze bezoeken verwachten de medewerkers van het lokaal bestuur volledige toegang tot alle ruimtes.

Artikel 10: Sanctie

In kader van dit reglement en het lokaal erkenningskader BOA kan het college van burgemeester en schepenen beslissen om:

• De tweede schijf van de subsidie niet uit te betalen,
• De eerste schijf van de subsidie terug te vorderen, en/of
• Subsidieaanvragen van de organisator bij de twee volgende indienrondes te weigeren,

indien:

• De opgelegde voorwaarden niet werden nageleefd,
• Grove fouten of nalatigheid werden vastgesteld, of
• Bij de initiële aanvraag foutieve of onvolledige informatie werd verstrekt. 

Deze beslissing wordt gemotiveerd aan de aanvrager meegedeeld. 

 

Artikel 11: Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking 1 april 2026 en loopt tot en met 31 december 2027. Initiatieven die goedgekeurd werden via de indienronde van 1 december 2025 worden nog opgevolgd via subsidiereglement ‘testfase BOA-decreet’. Het subsidiereglement ‘testfase BOA-decreet’ wordt opgeheven en vervangen door dit reglement."