De voorzitter opent de zitting op 20/12/2023 om 20:00.
De raad voor maatschappelijk welzijn dient telkens het verslag van de vorige vergadering goed te keuren.
Geen
Enig artikel: het notulenverslag van de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 november 2023 wordt goedgekeurd.
Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur bepaalt dat de lokale besturen hun meerjarenplannen minstens één keer per jaar moeten aanpassen om de kredieten voor het volgende boekjaar vast te stellen.
Ze kunnen van de gelegenheid gebruik maken om ook de aanpassing van de kredieten voor het lopende jaar vast te stellen.
Op deze raad voor maatschappelijk welzijn ligt
- een aanpassing van de kredieten 2023 voor
- een aanpassing van het meerjarenplan 2023-2026 voor.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt in eerste instantie de aanpassing voor entiteit OCMW goed.
Nadien moet de gemeenteraad het deel gemeente goedkeuren en dan de geconsolideerde versie.
De aanpassing meerjarenplan die exact een jaar geleden werd goedgekeurd was het resultaat van een heroriënteringsopdracht in functie van efficiënt en effectief werken en kerntaken (regie/actorrol), die uitmondde in 21 sporen om te zetten in resultaat tegen eind 2023.
Met de aanpassing die nu voorligt kunnen we zeggen dat de oefening van vorig jaar zijn effect niet gemist heeft. We kunnen stellen dat er een gezond meerjarenplan opgesteld is, dat de basis legt voor de komende jaren, met een beschikbaar budgettair resultaat van jaarlijks rond de 9 miljoen euro en een autofinancieringsmarge die niet onder de 1 miljoen duikt.
De belangrijkste wijzigingen die geleid hebben tot dit resultaat zijn:
Zie bijlagen
Artikel 1: de raad voor maatschappelijk welzijn keurt de aanpassing aan het meerjarenplan 2020 – 2025, entiteit OCMW, goed zoals voorgelegd in bijlage en deel uitmakende van deze beslissing.
Artikel 2: deze beslissing wordt ook voorgelegd aan de gemeenteraad van 20 december 2023.
Artikel 3: deze beslissing wordt overgemaakt aan de provinciegouverneur binnen de 20 dagen.
De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het besluit van de gouverneur tot goedkeuring van de jaarrekening over het financiële boekjaar 2022 van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
Kennisname besluit gouverneur.
Geen
Enig artikel: de raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het besluit van de gouverneur tot goedkeuring van de jaarrekening over het financiële boekjaar 2022 van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn.
Gemeente en OCMW hadden elk een klachtenreglement en elk een klachtencoördinator.
Met de eengemaakte organisatie is er een uniform klachtenreglement komt voor de ganse organisatie gemaakt en goedgekeurd.
Het klachtenreglement werd afgestemd op de bepalingen in het decreet lokaal bestuur.
Er wordt voorgesteld om de rol van klachtencoördinator toe te wijzen aan een andere functie in de organisatie.
Huidig klachtencoördinator: Cindy De Deken, vervanger Sabine Wijns.
Mede in uitvoering van de beheersovereenkomst, en kaderend binnen de goedgekeurde organisatiestructuur en het in uitwerking zijnde organisatiebeheerssysteem voor het globale lokale bestuur, wordt voor de twee rechtspersonen met 1 klachtenreglement gewerkt.
Met de indiensttreding van de stafmedewerker organisatiebeheersing, in uitvoering van het rapport organisatie-audit, waar de gemeenteraad in september kennis heeft van genomen, was in het functieprofiel voorzien dat de stafmedewerker organisatiebeheersing klachtencoördinator zou worden.
Bedoeling hiervan is het proces en rapportering van klachten beter te maken, zodat de "lessons learned" uit klachten mee in het procesmatige werken van de organisatie kunnen geïmplementeerd worden enerzijds en om de band tussen het eigenlijke communicatiebeleid en klachtenbehandeling losser te maken anderzijds
Daarom is een aanpassing nodig van artikel 5 van het klachtenreglement.
Geen
Enig artikel: onderhavig reglement “klachtenreglement lokaal bestuur Machelen” goed te keuren.
"Klachtenreglement lokaal bestuur Machelen
Artikel 1: Doelstelling
Het bestuur en het personeel van het OCMW Machelen engageren zich tot een kwaliteitsvolle en klantvriendelijke dienstverlening aan hun klanten.
Artikel 2: Definitie klacht
§1. Een klacht is een manifest uiten van ongenoegen of ontevredenheid door een gebruiker van onze dienstverlening in verband met een handeling of prestatie die al dan niet is verricht.
§2. Een klacht kan betrekking hebben op het handelen van zowel personeelsleden als van een dienst.
§3. Een klacht kan betrekking hebben op:
§4. Meldingen, vragen om informatie, beroepen, bezwaren, suggesties en petities worden niet beschouwd als klachten. Meldingen kunnen telefonisch of via de gemeentelijke website worden gedaan. Voor beroepen en bezwaarschriften dienen de wettelijk omschreven procedures te worden gevolgd.
§5. Dit reglement is niet van toepassing op klachten waarvoor een specifieke procedure is voorzien in de wetgeving (onder meer pesten op het werk, ongewenst seksueel gedrag, ...).
§6. De klachtenprocedure is niet van toepassing op algemene klachten over de regelgeving, over het gevoerde beleid, beleidsvoornemens of –verklaringen. De klacht moet gaan over een specifiek dossier van de gemeente waarbij de gebruiker individueel en actueel betrokken is.
Artikel 3: Wie kan een klacht indienen?
Elke gebruiker van onze dienstverlening kan een klacht indienen. Het kan gaan om een inwoner, bezoeker, vereniging of bedrijf. Ook een personeelslid van gemeente kan, als gebruiker van de dienstverlening, een klacht uiten op basis van dit reglement.
Artikel 4: Hoe een klacht indienen?
Klachten kunnen alleen schriftelijk worden ingediend:
of persoonlijk bij de klachtencoördinator.
Artikel 5: Klachtencoördinator
De stafmedewerker organisatiebeheersing is de klachtencoördinator. Bij zijn/haar afwezigheid treedt het diensthoofd secretariaat op als klachtencoördinator. De klachtencoördinator registreert de klachten en verwijst ze voor behandeling door naar een klachtenbehandelaar, afhankelijk van de aard van de klacht.
Artikel 6: Klachtenregistratie
§1. Klachtenregistratie gebeurt door de klachtencoördinator. De klachtencoördinator probeert in eerste instantie een oplossing te bieden voor de klager.
§2. Wanneer een klacht ontvangen wordt door een lid van de gemeenteraad, of het college van burgemeester en schepenen, stuurt deze de klacht door naar de klachtencoördinator.
Artikel 7: Klachtendatabank
De klachtencoördinator registreert elke klacht meteen na ontvangst ervan (ongeacht of de klacht wel of niet ontvankelijk is) in een bestand met de volgende gegevens:
Nadat de klacht is afgehandeld registreert de klachtencoördinator:
Artikel 8: Klachtenverificatie
§1. De klachtencoördinator gaat na of de klacht al dan niet ontvankelijk is.
Een klacht is ontvankelijk tenzij deze:
§2. Onontvankelijke klachten vereisen geen verdere behandeling.
De klachtencoördinator deelt aan de klachtindiener in de vorm van een gemotiveerde brief of mail mee waarom de klacht als niet-ontvankelijk wordt beschouwd. Indien de niet-ontvankelijkheid voortvloeit uit de onbevoegdheid van het bestuur, verwijst de brief de klachtindiener voor zover mogelijk door naar de instantie die zijn klacht kan behandelen.
§3. Ontvankelijke klachten vereisen verdere behandeling.
Ontvankelijke klachten worden inhoudelijk onderzocht en afgehandeld zoals in de artikelen hierna uiteengezet.
Artikel 9: Klachtenbehandelaar
§1. Een ontvankelijke klacht wordt door de klachtencoördinator overgemaakt aan de klachtenbehandelaar die de klacht werkelijk onderzoekt.
§2. De klachtenbehandelaar is:
Artikel 10: Klachtenontvangst
§1. Binnen (uiterlijk) 10 kalenderdagen na ontvangst van de klacht, stuurt de klachtencoördinator een antwoord naar de klager met daarin in elk geval volgende elementen:
Artikel 11: Klachtenonderzoek
§1. Van elke ontvankelijke klacht wordt een rapport opgestart dat volgende elementen bevat:
§2. De klachtencoördinator bezorgt dit rapport binnen de 10 kalenderdagen na ontvangst van de klacht aan de klachtenbehandelaar.
§3. De klachtenbehandelaar is verantwoordelijk voor het inhoudelijk onderzoek, het beoordelen van de gegrondheid van de klacht en het, in geval de klacht (deels) gegrond is, aanreiken van een oplossing. De klachtenbehandelaar informeert zich bij de betrokken dienst of medewerker over de feiten waarover geklaagd wordt en neemt de conclusies van het gesprek op in een verslag.
Het onderzoek resulteert in één van volgende beoordelingen:
§4. De klachtenbehandelaar bezorgt binnen de 30 kalenderdagen per email het verslag met motivering en een ontwerp van antwoordbrief aan de klachtencoördinator.
Artikel 12: Klachtenafhandeling
De klachtencoördinator waakt erover dat de klacht maximaal onafhankelijk is van de dienst(en) waarop deze betrekking heeft en gaat na of de klachtenbehandelaar een neutrale houding heeft aangenomen tijdens het onderzoek.
De klachtencoördinator stuurt aan de klager een antwoordbrief met de conclusies van het onderzoek.
Artikel 13: Klachtenafsluiting
De klacht wordt als afgesloten beschouwd wanneer de klager het antwoord heeft ontvangen en wanneer de klachtencoördinator het klachtenregister volledig heeft ingevuld.
Artikel 14: Klachtengedragsregels
De klachtenbehandelaar houdt bij de klachtenbehandeling maximaal rekening met de algemene beginselen van behoorlijk bestuur.
Artikel 15: Klachtenrapportering
De klachtencoördinator bezorgt het overzicht van de klachten en een korte toelichting omtrent de behandeling ervan trimestrieel ter kennisgeving aan het managementteam en aan het college van burgemeester en schepenen respectievelijk het vast bureau.
Artikel 16: Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2024. Het reglement komt in de plaats van het eerdere door gemeenteraad goedgekeurde klachtenreglement dat hierbij opgeheven wordt."
Kader maken voor actieve en passieve openbaarheid van bestuur.
In kader van openbaarheid van bestuur en participatie zijn de afgelopen jaren vele initiatieven genomen:
De digitale communicatie met de Vlaamse overheid is geregeld via het digitaal loket.
De decretaal te publiceren documenten zoals agenda raden, besluitenlijsten, reglementen, verordeningen, samenstelling bestuursorganen, openbare notulen, van de bevoegde organen (gemeenteraad, raad maatschappelijk welzijn, college van burgemeester en schepenen, vast bureau, burgemeester) worden via de gemeentelijke webstek ter beschikking gesteld, evenals het MJP, de jaarrekening de beleidsverklaring, de deontologische code mandatarissen alsmede ook de rechtspositieregeling en deontologische code van het personeel van het lokaal bestuur.
De verplichtingen inzake publicatie van oprichtingsaktes, statuten van IGS’en wordt opgenomen.
Meer en meer worden burgers mondig, vinden hun weg naar de administratie, en vragen bestuurdocumenten op.
Hiervoor dient een reglementair kader uitgewerkt te worden, wat zekerheid, juridisch en procesmatig, aan burger en administratie verleent.
Geen
Enig artikel: de raad voor maatschappelijk welzijn keurt het reglement openbaarheid van bestuur goed:
"Reglement openbaarheid van bestuur
Artikel 1: dit reglement regelt de openbaarheid van bestuur ten aanzien van de burgers, zowel de actieve als de passieve openbaarheid:
Hoofdstuk 1: Actieve openbaarheid van bestuur
Artikel 2: het lokaal bestuur publiceert volgende bestuursdocumenten op een actieve manier op de website van het lokaal bestuur www.machelen.be:
Gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn:
College van burgemeester en schepenen/vast bureau:
Bijzonder comité voor de sociale dienst:
Burgemeester:
Het budget, meerjarenplanningen, aanpassing hieraan en jaarrekening
De beleidsverklaring van het college van burgemeester en schepenen/vast bureau
De deontologische code voor lokale mandatarissen
De rechtspositieregeling van het personeel lokaal bestuur
De deontologische code van het personeel lokaal bestuur
De oprichtingsaktes en statuten van de intergemeentelijke samenwerkingsverbanden met rechtspersoonlijkheid
Hoofdstuk 2: Passieve openbaarheid van bestuur
Artikel 3:
§1. Elke burger kan bij het lokaal bestuur bestuursdocumenten inzien, er een afschrift van opvragen of er uitleg over opvragen.
Artikel 4:
§1. De aanvraag wordt ingediend
§2. De aanvraag moet volgende informatie bevatten:
§3. De aanvrager moet geen belang aantonen, tenzij het gaat om openbaarmaking van informatie van persoonlijke aard
In dat geval dient de aanvrager aan te tonen dat hij/zij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie kan geraakt worden door:
Artikel 5:
§1. De aanvraag wordt genoteerd in een register, met vermelding ontvangstdatum. Dit register is openbaar voor de aanvrager.
§2. Als de aanvraag kennelijk onredelijk is of op te algemene wijze verwoord, wordt aan de aanvrager binnen de 20 kalenderdagen gemotiveerd gevraagd zijn aanvraag te specificeren of te vervolledigen.
§3. De beslissing over de aanvraag tot openbaarmaking wordt genomen door de algemeen directeur of door dienst aangeduide afgevaardigde.
§4. De beslissing kan het volgende inhouden:
Een gedeeltelijke inwilligging kan onder meer als de aanvraag betrekking heeft op beslissingen die niet af of onvolledig zijn of als de aanvraag betrekking heeft op interne communicatie.
De volledige lijst is opgenomen in titel II, hoofdstuk 3, afdeling 3 Bestuursdecreet, artikelen II33 tot en met II39.
§5. Als de aanvraag tot openbaarmaking wordt afgewezen op grond van:
Dan neemt het lokaal bestuur contact op met betrokkene en vraagt de schriftelijke bevestiging dat de aanvrager toestemming krijgt om alsnog toegang te krijgen tot het bestuursdocument.
§6. De beslissing wordt uiterlijk binnen 20 kalenderdagen na ontvangst aanvraag of bijkomende informatie genomen en per webformulier, e-mail of per brief verstuurd naar de aanvrager.
§7. Als de toetsing aan de uitzonderingen niet mogelijk is binnen de 20 kalenderdagen, dan wordt de termijn verlengd tot 40 kalenderdagen, mits gemotiveerde beslissing.
§8. In de kennisgeving van de inwilliging of gedeeltelijke inwilliging wordt vermeld dat deze geen toestemming inhoudt het document te hergebruiken als vermeld in hoofdstuk 4 van het Bestuursdecreet.
§9. In de kennisgeving van gedeeltelijke inwilliging of afwijzing wordt vermeld waar en binnen welke termijn beroep kan ingesteld worden, overeenkomstig artikel 3.3. van het Bestuursdecreet.
§10. Als de aanvrager gebruik wil maken van zijn recht op inzage van een bestuursdocument, dan stelt het lokaal bestuur de plaats, datum en tijdstip van de inzage vast.
De plaats is altijd ten gemeentehuize. Datum en tijdstip worden bepaald in overeenstemming met de openingsuren gemeentehuis.
§11. Het ontvangen van een afschrift is onderworpen aan een retributiereglement.
Hoofdstuk 3: Beroep
Artikel 6:
§1. Tegen de beslissingen in kader van dit reglement, kan beroep ingesteld worden bij de beroepsinstantie openbaarheid van bestuur en hergebruik van overheidsinformatie van de Vlaamse overheid.
§2. Het beroep dient ingesteld te worden binnen een termijn van 30 dagen ingaand op de dag nadat de beslissing verstuurd is, of, bij het uitblijven van een beslissing, op de dag nadat de termijn voor het nemen van de beslissing verstreken is.
§3. Bij kennisgeving van de beslissing lokaal bestuur zal aan de aanvrager de nodige coördinaten van de beroepsinstantie medegedeeld worden.
Deze coördinaten zullen ook ter beschikking gesteld worden op de webstek van het lokaal bestuur.
Hoofdstuk 4: Inwerkingtreding
Artikel 7: dit reglement treedt in werking op 1 januari 2024. Het reglement komt in de plaats van het eerdere door gemeenteraad goedgekeurde reglement openbaarheid van bestuur dat hierbij wordt opgeheven."