De voorzitter opent de zitting op 22/02/2022 om 20:13.
De gemeenteraad dient telkens het verslag van de vorige vergadering goed te keuren.
Geen
Enig artikel: het notulenverslag van de gemeenteraad van 3 januari 2022 wordt goedgekeurd.
Jean-Pierre De Groef heeft als burgemeester de decretaal voorziene eed afgelegd in handen van de gouverneur en is sedert 1 januari 2022 Burgemeester.
Op de gemeenteraad van 3 januari 2022 werd kennis genomen van de opvolging van de eerste schepen, zoals voorzien in de gezamenlijke akte van voordracht van kandidaat-schepenen, waarvan op de gemeenteraad van 17 juni 2021 kennis van werd genomen.
Voor de goede werking van het college van burgemeester en schepenen en voorbereiding van de dossiers het wenselijk is dat, gezien de nieuwe samenstelling van het college van burgemeester en schepenen, een interne werkverdeling wordt afgesproken.
Gezien ten gevolge van het decreet lokaal bestuur de samenstelling van het college identiek is aan de samenstelling van het vast bureau geldt deze beslissing ook voor de entiteit OCMW, in het kader van een geïntegreerd en transversaal beleid.
Geen
Enig artikel: onverminderd de beslissing van de gemeenteraad van 3 januari 2022 waarbij kennis werd genomen van de opvolging van de eerste schepen, zoals voorzien in de gezamenlijke akte van voordracht van kandidaat-schepenen, waarvan op de gemeenteraad van 17 juni 2021 kennis van werd genomen, wordt de volgende interne werkverdeling binnen het college van burgemeester en schepenen/vast bureau afgesproken:
Financiën
Burgerzaken
Personeelsbeleid
Veiligheid en preventie
Economie
Middenstand
Mobiliteit
Ruimtelijke ordening
Stedenbouw
Woonbeleid
Organisatie en ICT
Communicatie
Sport
Cultuur
Feestelijkheden
Toerisme
Onderwijs
Openbare werken
Milieu
Integratie
Vlaamse aangelegenheden
Dierenwelzijn
Kinderopvang
Sociale zaken
Seniorenbeleid
Zorg
Jeugd
Op de gemeenteraad van 3 januari 2022 werd de heer Benny Blanckaert verkozen verklaard als voorzitter van de gemeenteraad.
De voorzitter van de gemeenteraad is tevens van rechtswege de voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn.
Als de voorzitter tijdelijk afwezig is (bv. vakantie, korte ziekte) of niet mag deelnemen aan en stemmen over een agendapunt, dan mag hij zelf een vervanger kiezen.
De heer Benny Blanckaert heeft per mail medegedeeld dat zijn vervanger de heer Stef Panneels zal zijn.
Het regelen van de vervanging van de voorzitter bij tijdelijke verhindering, maakt de werking van de gemeenteraad beter.
Gezien het decreet lokaal bestuur is deze vervanging ook van toepassing voor de raad voor maatschappelijk welzijn.
Geen
Enig artikel: de gemeenteraad neemt kennis van de schriftelijke mededeling van de voorzitter van de gemeenteraad, Benny Blanckaert, dat hij bij kortstondige afwezigheid zal vervangen worden door Stef Panneels.
Lokale besturen zijn wettelijk verplicht om te voldoen aan een aantal eisen inzake informatieveiligheid, o.a. de verplichting tot de aanstelling van een functionaris gegevensbescherming (DPO).
De veiligheidsconsulent dient jaarlijks een verslag van zijn/haar werkzaamheden over te maken aan de organisatie.
Decreet lokaal bestuur artikel 40 en 41.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 28 december 2021 waarbij Wendi Goethuys aangesteld wordt als informatieveiligheidsconsulent/DPO.
Verdrag tot bescherming van de Rechten van de Mens en de Fundamentele Vrijheden van 4 november 1950.
Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR/AVG) van 27 april 2016.
Decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijk gegevensverkeer.
Besluit van de Vlaamse Regering van 23 november 2018 betreffende de functionarissen voor de gegevensbescherming, vermeld in artikel 9 van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.
Wet van 20 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
Vanaf 1 januari 2020 is er 1 DPO aangesteld voor de entiteiten gemeente en OCMW. Volgende documenten inzake informatieveiligheid worden ter kennisname voorgelegd aan de gemeenteraad:
De documenten zijn opgemaakt in overleg met de informatieveiligheidscel.
Geen
Enig artikel: de gemeenteraad neemt kennis van volgende documenten inzake informatieveiligheid:
Reeds in 2013 werd het gebruiksrecht van de infrastructuur van jeugdvoetbalcomplex Diegem ingebracht in Farys/TMVW.
Een deel van de gronden van deze site is eigendom van de Kerkfabriek Sint-Catharina. Tussen Kerkfabriek Sint-Catharina en gemeente Machelen is er een erfpachtovereenkomst.
Een deel van de gronden was al eigendom van de gemeente, in 2015 heeft de gemeente twee percelen extra verworven.
Er werd beslist om het gehele jeugdvoetbalcomplex te renoveren in samenwerking Farys/TMVW die als bouwheer optreedt.
om dit juridisch mogelijk te maken, is een zakelijk recht op de gronden noodzakelijk.
Hiervoor is onder meer al beslist de erfpachtovereenkomst tussen de gemeente en Kerkfabriek Sint-Catharina te verlengen tot 2055.
In een tweede fase wordt gevraagd om een opstalrecht te verlenen aan Farys/TMVW op alle percelen van het jeugdcomplex.
Tussen de gemeente Machelen en Farys/TMVW dient er nu, mede door de diverse samenstelling van eigendoms- en andere rechten op de gronden enerzijds en anderzijds met het oog op de boekhoudkundige/juridische verwerking van de investeringen die er gebeuren in kader van jeugdcomplex een recht van opstal geregeld te worden.
Dit dient in een notariële akte opgenomen te worden.
De kosten voor de notariële akte worden geherfinancierd door TMVW en verrekend via de exploitatierekening aan de gemeente Machelen.
Artikel 1: de gemeenteraad is akkoord om een recht van opstal te verlenen aan TMVW op volgende percelen gelegen te Diegem, langsheen de Kosterstraat en als volgt gekadastreerd:
C388, C389, C390, C391D en 394B2.
Artikel 2: het recht van opstal wordt verleend met als doel de bouw/verbouwing van het jeugdvoetbalcomplex en, na de bouw, het beheer ervan door Farys/TMVW.
Artikel 3: het recht van opstal wordt verleend voor een termijn van 33 jaar, die afloopt op 30 september 2055.
Artikel 4: het recht van opstal is niet overdraagbaar.
Artikel 5: de kosten voor de notariële akte worden geherfinancierd door TMVW en verrekend via exploitatierekening aan de gemeente Machelen.
Artikel 6: de voorzitter van de gemeenteraad en de algemeen directeur worden gemachtigd de notariële akte te ondertekenen.
Op 14 december 2021 werd een schrijven ontvangen van de Regie der gebouwen met betrekking van de opname van de ontsluitingsweg voor de gevangenis van Haren en Seats & Sofas in het gemeentelijke patrimonium.
Het betreft een reeds aangelegde weg op het grondgebied van Machelen die zal dienen als de ontsluiting van de gevangenis van Haren en Seats & Sofas, ook het nog te ontwikkelen perceel waarop momenteel de werfkeet voor de bouw van de gevangenis staat zal in de toekomst ontsloten kunnen worden met deze weg.
Het voorgestelde project past binnen de doelstelling uit artikel 3 en 4 van het decreet Gemeentewegen.
Geen
Enig artikel: de overname van de ontsluitingsweg gevangenis Haren en Seats & Sofas zoals aangegeven op plan in bijlage wordt goedgekeurd.
Er is in 2020 een charter gelanceerd "Baanbrekende werkgever" waar reeds een aantal lokale besturen hebben op ingespeeld.
Het Lokaal Bestuur Machelen heeft reeds een aantal initiatieven genomen, of toch tenminste een aanzet gegeven, die passen in dit charter.
Dit charter kan gebruikt worden als instrument naar imago toe en kan uitgespeeld worden op de arbeidsmarkt.
Een Baanbrekende Werkgever zet resoluut in op een duurzaam mobiliteitsbeleid en een mensgericht personeelsbeleid.
Met onze huidige maatregelen in het arbeidsreglement opgenomen inzake flexibele uurregelingen, thuiswerken en in de rechtspositieregeling inzake toelagen woon-werkverkeer en fietsleasing, zijn we als werkgever al een stuk op die piste ingeslagen.
Na ondertekening van dit charter zal Baanbrekende werkgever ons opnemen in een traject om onze inspanningen te versterken en te verduurzamen.
Geen
Artikel 1: de gemeenteraad neemt kennis van het charter "Baanbrekende werkgever" en is akkoord het te ondertekenen.
Artikel 2: de burgemeester en de algemeen directeur worden gemachtigd het charter te ondertekenen.
Aanpassing bij de geleding van de leerlingen: 1 leerling toegevoegd.
Op geregelde tijdstippen dient de samenstelling van de schoolraad vernieuwd te worden.
Wegens vastgestelde onregelmatigheden in de vorige aanstelling van de schoolraad is de procedure van het samenstellen van de schoolraad opnieuw opgestart.
De directeur heeft de bevragingen gedaan bij het personeel en de ouders. Hieruit is gebleken dat er niet meer kandidaten waren dan het aantal effectief te begeven mandaten.
In bijlage zijn deze proces-verbalen toegevoegd.
In afwijking van de eerdere beslissing wordt een vierde persoon toegevoegd aan de geleding leerlingen.
Geen
Artikel 1: de beslissing van de gemeenteraad van 22 december 2021 inzake samenstelling schoolraad GISO wordt ingetrokken.
Artikel 2: het schoolbestuur te machtigen om de vertegenwoordiging in alle geledingen van de schoolraad van het Gemeentelijk Instituut voor Secundair Onderwijs Machelen op 1 januari 2022 te vernieuwen.
Artikel 3: de volgende personen zijn verkozen als effectieve vertegenwoordigers in de schoolraad:
Artikel 5: de schoolraad wordt samengesteld voor 4 jaar in het basis- en secundair onderwijs. Dit wil zeggen van 1 september 2021 tot en met 31 augustus 2025.
Het decreet lokaal bestuur voorziet dat een lokaal bestuur moet voorzien in participatie.
Een eerste luik werd hiervoor al voorzien in het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad inzake verzoekschriften.
Een tweede luik handelt over de mogelijkheid inzake werken met adviesraden.
Bij de opstart van een nieuwe legislatuur worden ook de adviesraden vernieuwd.
Het organiek reglement legt de doelstellingen vast van de adviesraden, hun samenstelling en werking, de relatie met het lokaal bestuur en de administratie.
Er werd door het managementteam een analyse gemaakt omtrent het functioneren van de adviesraden. De analyse en voorstellen werden overgemaakt aan en besproken op het college van burgemeester en schepenen.
Grote lijnen van de analyse:
- Incorporeren seniorenraad in welzijnsraad
- Organiseren acties komen bij de administratie te liggen
- Subsidies worden niet verstrekt aan adviesraden
- Interne organisatie adviesraden wordt vrij gelaten.
Op die basis werd een nieuwe ontwerp reglement gemaakt, met daarbij nog de accenten:
- vrijheid van verenigingen tot aanduiding van hun vertegenwoordiging, doch het formeel uitbrengen advies kan enkel door leden, inwoners van de gemeente.
- adviesraden dienen jaarlijks een evaluatieverslag van hun werking te maken.
Geen
Artikel 1: de beslissing van de gemeenteraad van 19 juni 2019 inzake organiek reglement adviesraden wordt ingetrokken.
Artikel 2: de gemeenteraad keurt het organiek reglement adviesraden goed met inwerkingtreding vanaf 1 maart 2022.
"Organiek reglement adviesraden
Artikel 1: dit organiek reglement regelt de samenstelling, bevoegdheden en organisatie van de adviesraden en geldt voor volgende adviesraden:
- Jeugdraad
- Cultuurraad
- Milieuraad
- Welzijnsraad
- Sportraad
- Lokaal Overleg Kinderopvang.
Artikel 2: de adviesraden:
- hebben een werking van zes jaar
- moeten uiterlijk binnen een redelijke termijn volgend op de installatie van een nieuwe gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn, opnieuw worden samengesteld.
Artikel 3: elke adviesraad
- is een orgaan buiten het kader van de administratie van het lokaal bestuur
- maakt onderdeel uit van het participatiekader van het lokaal bestuur.
Artikel 4: de adviesraden:
- Zijn adviserende, coördinerende en stimulerende overlegorganen die adviseren aan het lokaal bestuur en ten overstaan van alle actoren (verenigingen, diensten, …) die actief zijn in de betreffende sector.
- Behandelen kwesties op lokaal niveau die rechtstreeks of onrechtstreeks de betreffende sector en de inwoners aanbelangen.
- Bezitten de bevoegdheid om voorstellen te formuleren en op eigen initiatief of op verzoek van het lokaal bestuur adviezen te verstrekken.
De voertaal, zowel mondeling als schriftelijk, van en in de adviesraden is het Nederlands.
Artikel 5: elke adviesraad heeft minstens zijn specifieke bevoegdheden
Artikel 5.1. Algemene bevoegdheden van de adviesraden
- Advies geven, op verzoek van het College van Burgemeester en Schepenen/Vast Bureau of op eigen initiatief, over alle aangelegenheden die de adviesraad belangrijk acht in kader van het desbetreffende beleidsdomein.
Artikel 5.2. Specifieke bepalingen inzake bevoegdheden en lidmaatschap per adviesraad
Cultuurraad:
Het lokaal bestuur moet advies vragen aan de adviesorganen over alle aangelegenheden, vermeld in art 4, 1°1 tot en met 10° van de bijzondere wet van 8 augustus 1980 tot hervorming der instellingen, met uitzondering van punt 7° (jeugdbeleid) en punt 9° (sportbeleid). Dit zijn ondermeer volgende domeinen: de taal, de kunsten, het cultureel patrimonium, de musea, de wetenschappelijk-culturele instellingen, de bibliotheken,…..
Sportraad:
De sportraad verstrekt advies over alle kwesties die het algemeen sportbeleid aanbelangen.
Jeugdraad:
De leden mogen maximum 30 jaar zijn.
Welzijnsraad:
De Welzijnsraad verstrekt advies over alle kwesties die het algemeen welzijnsbeleid, inbegrepen het beleid inzake gezondheid en in het bijzonder naar mensen met een beperking, aanbelangen.
Milieuraad:
Voor adviesverlening omtrent plannen van alle beleidsdomeinen die van belang zijn voor het behoud en de ontwikkeling van de natuurlijke structuur en de algemene milieukwaliteit, inclusief de thema’s duurzaamheid en klimaat wordt samenwerking tussen de Milieuraad en de GECORO gestimuleerd door gemeenschappelijke infovergaderingen te houden.
Lokaal overleg kinderopvang:
Wordt betrokken bij de bij samenwerking tussen verenigingen, diensten, inwoners en instellingen die actief zijn inzake kinderopvang in de ruime betekenis van het woord.
Artikel 6:
- Het lokaal bestuur ondersteunt de adviesraad inhoudelijk en logistiek door de nodige beleidsdocumenten en cijfermateriaal te bezorgen aangaande de respectievelijke materies en door zijn lokalen ter beschikking te stellen voor de vergaderingen van de adviesraden.
- De adviesraden staan zelf in voor hun administratie, verslagen, uitnodigingen,…. De administratie kan de adviesraden administratief en logistiek ondersteunen.
- De adviezen van de adviesraden worden opgenomen in de desbetreffende dossiers wanneer die voor besluitvorming aan de respectieve organen worden voorgelegd.
- Geen enkele functie of opdracht uitgevoerd in en voor de adviesraden is bezoldigd.
Artikel 7: voor de eigen interne organisatie kan elke adviesraad zijn eigen huishoudelijk regelement en/of afsprakennota uitwerken. Dit huishoudelijk reglement/afsprakennota kan nooit het overkoepelende organiek reglement vervangen, noch beperken.
Artikel 8: de formele adviesvragen worden in opdracht van het college van burgemeester en schepenen/vast bureau via een schrijven/mail gericht aan de voorzitter van de respectievelijke adviesraad.
De adviesraad beschikt over een termijn van maximaal 30 kalenderdagen om hun advies schriftelijk/per mail terug te bezorgen aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau.
Indien er geen advies wordt bekomen binnen de 30 kalenderdagen, wordt het advies geacht stilzwijgend gunstig te zijn.
Artikel 9: indien de beslissing van het college van burgemeester en schepenen/vast bureau afwijkt van het geformuleerde advies beschikt het college van burgemeester en schepenen/vast bureau over 30 kalenderdagen om zijn gemotiveerde standpunt aangaande de uitgebrachte adviezen schriftelijk mee te delen aan de betreffende adviesraad.
Indien de behandeling van het dossier een langere periode vergt zal het college van burgemeester en schepenen/vast bureau melding maken van de langere te volgen procedure alvorens zijn standpunt definitief te maken.
Artikel 10: jaarlijks, onverminderd het bepaalde met betrekking tot de adviezen zoals omschreven in artikel 8 en 9, bezorgt elke adviesraad een evaluatie omtrent hun jaarwerking aan het college van burgemeester en schepenen/vast bureau.
Artikel 11: de leden van de gemeentelijke adviesraden kunnen:
- Afgevaardigden van private en/of professionele organisaties, verenigingen en instellingen die erkend zijn door college van burgemeester en schepenen die actief betrokken zijn bij de werking van de organisaties, verenigingen en instellingen zijn.
- Deskundige of geëngageerde inwoners, minder of gelijk aan het aantal afgevaardigden van verenigingen. De deskundigheid of geëngageerdheid moet gemotiveerd aangetoond worden door ervaringen, interesses, actief zijn, … in het betrokken beleidsdomein.
Indien een adviesraad een advies formuleert in toepassing van de adviesbevoegdheden zoals omschreven in artikelen 4, 5 en 8 van dit reglement, dan kan dergelijk advies enkel uitgebracht, geformuleerd en gesteund worden door de leden van de desbetreffende adviesraad die woonachtig zijn in Machelen-Diegem.
De overige leden kunnen deelnemen aan de bespreking en beraadslaging voorafgaandelijk aan het formuleren van het eindelijke over te maken advies.
Artikel 12: de leden die afgevaardigd worden door private of publieke en/of professionele organisaties mogen zich op de samenkomsten van de adviesraad laten vertegenwoordigen door een vaste plaatsvervanger. Deze plaatsvervanger moet voldoen aan dezelfde voorwaarden aan deze gesteld aan de vaste vertegenwoordiger, met uitsluiting van de bepalingen inzake gendergelijkheid.
De plaatsvervanger heeft dan stemrecht in plaats van de vaste afgevaardigde.
Elke afgevaardigde kan maar in één gemeentelijke adviesraad zetelen als stemgerechtigd lid/plaatsvervanger.
Elke vereniging/organisatie of deskundige kan maar als stemgerechtigd lid/plaatsvervanger in één adviesraad zetelen.
Artikel 13: de bevoegde schepen en de desbetreffende deskundige van de administratie maken deel uit van de adviesraad met waarnemende stem.
Andere leden van de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn, college van burgemeester en schepenen, vast bureau en bijzonder comité voor de sociale dienst, kunnen geen lid zijn van de gemeentelijke adviesraden.
Artikel 14: na de vernieuwing van de gemeenteraad worden alle organisaties, verenigingen, instellingen en inwoners, uitgenodigd om hun kandidatuur te stellen. Dit gebeurt via publicatie op de gemeentelijke webstek en in het gemeentelijk infoblad.
Artikel 15: ten hoogste twee derde van de effectief stemgerechtigde leden van de adviesraden zijn van hetzelfde geslacht. Als dat niet het geval is, kan niet op rechtsgeldige wijze advies worden uitgebracht.
Artikel 16: aan het mandaat van de leden van de gemeentelijke adviesraden komt een einde door:
- Het intrekken van hun opdracht door de organisatie/instelling die zij vertegenwoordigen.
- Het ontslag van het lid in de gemeentelijke adviesraad of in de organisatie die hij/zij vertegenwoordigd.
- Bij ontbinding van de adviesraad binnen een redelijke termijn na de installatie van de nieuwe gemeenteraad.
Artikel 17: de samenstelling van de gemeentelijke adviesraden wordt informatief gepubliceerd op de gemeentelijke webstek.
Artikel 18: een adviesformulering in een dossier moet gebeuren op volgende wijze:
- Minstens de helft van de stemgerechtigde leden dient aanwezig te zijn.
- In de adviesvorming wordt nominatief opgenomen welke leden het advies steunen en welke niet, in het geval het advies niet eenparig wordt genomen.
- Indien bij een tweede oproeping aan de voorwaarde inzake quorum niet voldaan is kan de adviesraad zijn advies formuleren, ongeacht het aantal stemgerechtigde aanwezigen.
Artikel 19: dit reglement is onderdeel van het participatiebeleid van het lokaal bestuur en gaat van kracht op 1 maart 2022 onverminderd de toepassing van artikel 2, tweede gedachtestreepje.
Artikel 20: afschrift van dit organiek reglement zal ter kennisgeving worden overgemaakt aan de gouverneur van de provincie Vlaams-Brabant."
De oproepingsbrief van 4 februari 2022 voor de algemene vergadering van Regionaal Landschap Brabantse Kouters op woensdag 9 maart 2022.
De gemeente is aangesloten bij Regionaal Landschap Brabantse Kouters.
Er zijn geen redenen om de goedkeuring van de agendapunten te weigeren.
Geen
Artikel 1: de gemeenteraad beslist goedkeuring te verlenen aan de punten op de agenda van de algemene vergadering van 9 maart 2022, zijnde:
1. Opening van de vergadering
2. Vaststelling dat de oproeping is gebeurd conform de statuten
3. Vaststelling van de aanwezigheden en van het quorum
4. Goedkeuring verslag vorige AV (24 februari 2021)
5. Statutenwijziging: aanpassing i.f.v. nieuwe wetgeving vzw's
6. Toelichting en goedkeuring jaarverslag 2021
7. Goedkeuring jaarrekening 2021 en verslag accountant controle van de boekhouding 2021
8. Toelichting en goedkeuring jaarprogramma 2022
9. Goedkeuring begroting 2022
10. Kwijting aan de bestuurders
11. Aanstelling van een accountant voor de verificatie van de rekeningen 2022
12. Verlenen volmacht aan voorgaande voor neerlegging jaarrekening bij Nationale Bank
13. Verkiezing leden bestuursorganen voor de leden van groep A, B, C en D
14. Varia
Artikel 2: de gemeentelijke vertegenwoordiger wordt gemandateerd om op de algemene vergadering te handelen en beslissen conform dit besluit. Indien deze algemene vergadering niet geldig zou kunnen beraadslagen of indien deze algemene vergadering om welke reden dan ook zou worden verdaagd, dan blijft de gemeentelijke vertegenwoordiger gemachtigd om deel te nemen aan elke volgende vergadering met dezelfde agenda.
De gemeente is vennoot van Projectvereniging Intergemeentelijk Onroerend Erfgoeddienst West en Oost.
De gemeente dient kennis te nemen van de planning en begroting 2022.
Geen
Enig artikel: de gemeenteraad neemt kennis van Projectvereniging Intergemeentelijk Onroerend Erfgoeddienst Oost en West over de planning en begroting 2022.
De voorzitter sluit de zitting op 22/02/2022 om 20:22.