De huidige reglementen dateren van 8 jaar geleden.
Een aanpassing is nodig om een beter beheer en valorisatie van de infrastructuur te kunnen nastreven.
De huidige reglementen zijn verouderd en bieden na grondige analyse:
Dit is besproken op de sportraad van 5 september en het huidige document werd voorgesteld op de sportraad van 6 december 2022 waarop geen opmerkingen kwamen.
De komende maand zullen Farys en de gemeente zich ook buigen over het tariefreglement.
Geen
Artikel 1: de gemeenteraadsbesluiten van 25 juni 2014 worden opgeheven vanaf 1 februari 2023 over:
Artikel 2: de gemeenteraad keurt volgend reglement van inwendige orde sportinfrastructuur gemeente Machelen-Diegem geëxploiteerd door Farys goed:
"Reglement van inwendige orde sportinfrastructuur gemeente Machelen-Diegem geëxploiteerd door Farys
Artikel 1: Algemeen
Het reglement van inwendige orde (hierna “het reglement”) heeft tot doel de goede exploitatie (met name de veiligheid, de orde, de zedelijkheid en de hygiëne) van de sportinrichting (in de meest ruime zin begrepen) beheerd door Farys|TMVW (hierna ‘de beheerder’) te verzekeren.
Dit reglement wordt toegepast op de zalen en terreinen en de daarbij horende kleedkamers, sanitaire ruimtes, toegangsruimten en bergruimtes in volgende sportinrichtingen:
De cafetaria's en andere niet vermelde ruimten in bovengenoemde inrichtingen vallen niet onder dit reglement.
Door het betreden van de inrichting aanvaarden de bezoekers het reglement, worden zij geacht het te kennen en verbinden zij zich ertoe zich ernaar te gedragen. Het reglement wordt aangeplakt op duidelijk zichtbare plaatsen in de inrichting.
Dit reglement inclusief de bijlagen treden in werking op 1 februari 2023.
Artikel 2: Openingsuren en gebruiksrooster
De openingsuren, de sluitingsdagen en het gebruiksrooster, vastgesteld door de beheerder, hangen uit in de inrichting. Alle aankondigingen gebeuren in het Nederlands.
De beheerder en de verantwoordelijken zullen voor hun contacten en de communicatie met de gebruikers zich steeds van de Nederlandse taal bedienen.
De inrichting is toegankelijk tijdens de vastgestelde openingsuren en overeenkomstig het gebruiksrooster. Buiten de publieke openingsuren kan enkel toegang verkregen worden tot de inrichting dan na het afsluiten van een gebruikersovereenkomst met de beheerder.
Artikel 3: Procedure en voorwaarden voor reservaties
Jaarlijks worden alle regelmatige reservaties voor het nieuwe sportseizoen door de gebruikers schriftelijk of via e-mail aangevraagd. Het aanvraagformulier hiervoor kan men verkrijgen bij het Team Beleven en dient ingevuld terugbezorgd te worden tegen een jaarlijks bepaalde datum. Deze datum ligt in de periode mei-juni.
Op basis van de regulier ingediende aanvragen wordt een verdeling maakt voor de bezetting van het volgende seizoen, startend op 1 augustus. De beheerder wijst, in overleg met de gemeente Machelen, deze uren toe en streeft een optimale bezettingsgraad na waarin functionaliteit en efficiënt gebruik van de ruimtes een belangrijke rol spelen, ook de aard van de activiteit, benodigd type ondergrond en aantal actieve deelnemers van de gebruiker worden in overweging genomen. Er wordt steeds gestreefd om maximaal tegemoet te komen aan de vragen van de gebruikers.
In geval van conflicten in aanvragen waarbij hetzelfde uur en ruimte aangevraagd wordt door verschillende gebruikers en de afweging van de beheerder geen resultaat oplevert, zal de toewijzing gebeuren op basis van onderstaande voorrangsregels:
Na toewijzing en goedkeuring van regulier gebruik door de beheerder, wordt de gebruikersovereenkomst opgesteld en digitaal overgemaakt aan de gebruiker. De gebruiker bezorgt de gebruikersovereenkomst ondertekend en correct ingevuld terug binnen 3 weken na de verzending. De gebruiker dient ook de uren aan te vragen in het reservatiesysteem: https://reservaties.machelen.be. De toegekende uren worden pas definitief vanaf het ogenblik dat deze werden goedgekeurd in het systeem én de gebruikersovereenkomst correct ondertekend werd terugbezorgd.
Losse of niet-regelmatige reservaties dienen minstens 4 werkdagen op voorhand aangevraagd te worden bij de beheerder. Deze reservaties worden enkel aangevraagd in het reservatiesysteem via https://reservaties.machelen.be. De toegekende uren worden pas definitief voorbehouden vanaf het ogenblik dat de aanvraag wordt goedgekeurd in het systeem.
De beheerder behoudt zich ten allen tijde het recht voor om de inrichting geheel of gedeeltelijk te sluiten en de reservaties te annuleren voor zolang als nodig en zonder enig recht op schadevergoeding, in geval van:
De beheerder kondigt deze gebeurtenissen en werken, indien mogelijk, tijdig aan via affichering in de inrichting.
Artikel 4: Vergoedingen en annulering
De vergoeding wordt door de beheerder bepaald in overeenstemming met het op datum van de gebruikersovereenkomst vigerende tariefreglement of het vigerende tariefreglement op datum van de losse reservatie waarvan de gebruiker verklaart het te kennen. Het tariefreglement is te raadplegen op de gemeentelijke website, het reservatiesysteem en geafficheerd in de inrichting.
De vergoeding wordt gefactureerd per kwartaal en moet door de gebruiker betaald worden binnen de 30 dagen na factuurdatum. De factuur wordt ter betaling gezonden naar het door de gebruiker opgegeven adres in de gebruikersovereenkomst of naar het opgegeven adres via het reservatieplatform.
Bij niet-tijdige betaling van de openstaande facturen door de gebruiker, is deze laatste van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling administratiekosten verschuldigd, zoals bepaald in het tariefreglement. De beheerder behoudt tevens het recht om in dit geval de verdere toegang en gebruik van de sportinfrastructuur te weigeren.
Alle vergoedingen en kosten voor gebruik van de sportinfrastructuur door de niet-particuliere gebruiker (onder de vorm van verenigingen, clubs, scholen, groepen) die onbetaald blijven, worden gevorderd van de aanvrager/contactpersoon van de niet-particuliere gebruiker.
Annulering van gereserveerde uren door de gebruiker, geeft aanleiding tot het verschuldigd zijn van de gebruikersvergoeding, tenzij deze annulatie tijdig gebeurt door de gebruiker. Een annulering door de gebruiker ontvangen meer dan 4 werkdagen voor de gereserveerde uren, is een geldige annulatie. Deze annulatie dient te gebeuren via het reservatie-systeem https://reservaties.machelen.be
De gebruiker kan zich gedurende de looptijd van de gebruikersovereenkomst of bij losse reservaties op voorgaande bepaling beroepen. Vanaf een derde keer herhaaldelijke of systematische tijdige annulatie van een reservatie door de gebruiker, zal deze een schriftelijke verwittiging krijgen van de beheerder. Vanaf een daaropvolgende inbreuk kunnen sancties worden toegepast.
De beheerder streeft een optimale bezetting van de infrastructuur na en wenst dat elk gereserveerd uur ook effectief wordt gebruikt. Indien uit controle blijkt dat gereserveerde uren drie maal herhaaldelijk of systematisch gedurende de looptijd van de gebruikersovereenkomst of bij losse reservaties niet gebruikt worden, zal deze een schriftelijke verwittiging krijgen van de beheerder. Vanaf een daaropvolgende inbreuk kunnen sancties worden toegepast.
Er is een meldingsplicht van toepassing wanneer de gebruiker een vergoeding vraagt voor de toegang tot de inrichting. De gebruiker dient bij het innen van toegangsgelden voor bezoekers een apart document over te maken aan de beheerder (bijlage B).
Artikel 5: Aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid
De beheerder draagt geen verantwoordelijkheid voor de ontvreemding van en de beschadiging aan voorwerpen van gebruikers en bezoekers.
De gebruikers en hun begeleiders zijn in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen.
Een individuele gebruiker met gezondheidsproblemen (bijvoorbeeld epilepsie, hartklachten, suikerziekte) moet daarvan tenminste medegebruikers en/of het door de beheerder aangestelde personeel op de hoogte brengen.
De gebruiker ziet erop toe dat zijn leden, trainers, leraren en begeleiders de veiligheidsvoorschriften (laten) toepassen en organiseert hier actief toezicht op.
De gebruiker verklaart kennis te hebben van de evacuatierichtlijnen en de inhoud die geafficheerd zijn in de inrichting (zie bijlage F).
De gebruiker verbindt er zich toe alle nodige verzekeringen af te sluiten ter dekking van alle mogelijke gevolgen die zich voordoen naar aanleiding van de toegang tot en het gebruik van de sportaccommodatie.
Indien de gebruiker beschikt over een badge of sleutel, aanvaart deze de verantwoordelijkheid om in te staan voor het openen voor en het sluiten na de aan hem toegekende gebruikersuren. Voor het gebruik wordt verlichting ontstoken door de gebruiker, indien niet geautomatiseerd. Na het sportgebruik worden alle tussendeuren afgesloten en lichten gedoofd indien niet geautomatiseerd. De laatste gebruikersuren eindigen om 23.30 uur.
Bij het verstrijken van de sleutelovereenkomst wordt de sleutel/badge spontaan terugbezorgd aan de beheerder.
De gebruiker draagt de verantwoordelijkheid voor de schade aangebracht aan de inrichting. Schade dient ten laatste de eerstvolgende werkdag gemeld te worden via een e-mail aan sportinfrastructuur@machelen.be of via een ander het meldingssysteem indien zo gecommuniceerd door de beheerder.
Indien de gebruiker vóór ingebruikname bemerkingen en tekorten aan de infrastructuur opmerkt, moet hij deze kenbaar maken aan de beheerder via een e-mail aan sportinfrastructuur@machelen.be of via een ander het meldingssysteem indien zo gecommuniceerd door de beheerder. De melding moet vergezeld zijn van bewijsstukken bv. foto’s.
Indien schade, tekorten niet of niet-tijdig gemeld worden, of de infrastructuur niet proper of niet gesloten aangetroffen wordt door de beheerder, kan deze verhaald worden op de laatste gebruiker vóór de vaststelling van de schade of tekorten.
Bij het gebruik van muziek door de gebruiker, is de regelgeving van Unisono inzake SABAM en Billijke Vergoeding te respecteren en te betalen door de gebruiker.
De gebruiker meldt elk verbruik van EHBO-materiaal op de voorziene fiche in de EHBO-ruimte of ander lokaal. Behoudens bij overmacht, heeft enkel de verantwoordelijke van de gebruiker toegang tot het EHBO lokaal en zijn enkel zijn gemachtigd tot gebruik van dit lokaal.
De gebruiker geeft in de lokalen gevonden ‘verloren’ voorwerpen af te geven aan het aanwezig personeel of plaats het in de hiervoor voorziene ruimte.
Indien een gebruiker bergruimte kreeg toegewezen in de gebruikersovereenkomst mag hier eigen materiaal slotvast afgesloten worden. De beheerder behoudt het recht steeds toegang te hebben tot deze ruimten. De beheerder is niet verantwoordelijk voor schade, diefstal of verlies aan het opgeslagen materiaal. De toewijzing van deze bergruimtes zal gebeuren op basis van de voorrangsregels inzake toewijzing (artikel 2) en de totale hoeveelheid van gebruikersuren in deze infrastructuur.
Het is de gebruiker verboden om zonder toestemming van de beheerder publiciteit te plaatsen aan de inrichting en al dan niet vergoedingen hiervoor te verkrijgen. Dit worden enkel toegestaan bij:
Het aanbrengen van permanente reclameborden is niet toegelaten, behoudens uitdrukkelijke toelating van de beheerder en het sluiten van een voorafgaandelijke overeenkomst (bijlage C). Deze goedkeuring kan enkel gegeven worden aan erkende verenigingen door de gemeente Machelen-Diegem.
Artikel 6: Gebruik
De gebruiker mag geen andere bestemming geven aan de in gebruik gegeven delen van de accommodatie dan deze vermeld in de gebruikersovereenkomst.
Het is de gebruiker niet toe te staan een aparte naamgeving te voorzien voor de sportinrichting, wijzigingen aan te brengen aan de accommodatie of bijkomende inrichting te voorzien in de infrastructuur.
Het is de gebruiker niet toegestaan de ter beschikking gekregen delen van de accommodatie, al dan niet tegen vergoeding, aan anderen ter beschikking te stellen.
Kinderen van minder dan achttien jaar moeten steeds vergezeld zijn van een toezichthoudende die actief toezicht houdt tijdens de volledige duur van het gebruik van de inrichting.
De gebruiker houdt zich aan het maximum toegelaten personen dat toegang heeft tot de sportinrichting indien dit aantal geafficheerd is in de accommodatie. Indien de gebruiker op voorhand vermoedt dat dit aantal overschreden zal worden, dient voorafgaandelijk een goedkeuring van de beheerder worden gevraagd.
Om autonoom toegang te krijgen tot de inrichting kan de gebruiker sleutels en/of badges ter beschikking krijgen. De gebruiker dient hiervoor per sleutel/badge een sleutelovereenkomst aan te gaan (zie bijlage D). Deze overeenkomst specifieert de verantwoordelijkheden van het gebruik en de gebruiksduur van de sleutel/badge.
De kleedkamers enkel te gebruiken voor, na en tijdens de uren die voor hem werden gereserveerd in het reservatiesysteem. De beheerder bepaalt de duur van het gebruik en het aantal kleedkamers dat ter beschikking staat voor de gebruiker. Toegang tot andere kleedkamers is verboden. De toegewezen kleedkamers staan ter beschikking voor de duur noodzakelijk is voor het omkleden/douchen en dienen behoorlijk gesloten te zijn tijdens het omkleden/douchen.
Artikel 7: Verblijf
De gebruiker draagt zorg voor de inrichting en laat deze na gebruik op behoorlijke wijze en in dezelfde staat achter zoals hij deze ontvangen heeft. Bij het gebruik van de ruimten wordt de nodige zuinigheid in acht te genomen op vlak van elektriciteits-, gas- en waterverbruik. De ruimten worden net gehouden én gebruiksklaar achtergelaten. Hieronder verstaan we:
Iedere gebruiker gedraagt zich op een wijze dat de veiligheid, de orde, de zedelijkheid en de hygiëne wordt bevorderd. Dit betekent dat volgende richtlijnen door de gebruikers dienen nageleefd te worden:
Artikel 8: Toeschouwers en niet-actieve gebruikers
Enkel de actieve leden, trainers en begeleiders van de gebruikers en officials (scheidsrechters, jury, …) worden toegelaten op de sportterreinen en eventuele kleedkamerruimten.
Enkel in het geval van wedstrijden en bijzondere trainingen worden publiek, wedstrijdbegeleiders en andere niet-actieve gebruikers toegelaten tot de inrichting. Zij zijn evenwel niet toegelaten op de sportterreinen zelf, maar nemen plaats op de daartoe voorziene plaatsen, zijnde op de tribune of naast de terreinen.
Overdreven lawaai, storende handelingen en baldadigheden vanuit de tribunes en langs de zijlijn zijn verboden. Het is de toeschouwers verboden de speelvelden te betreden en het normale verloop van wedstrijden of trainingen te hinderen of te belemmeren.
Artikel 9: Groepen
Elke gebruiker moet, rekening houdende met de samenstelling van de groep, voldoende begeleiders hebben die gelast zijn met de bewaking en toezicht van de groep. De begeleiders hebben, die gelast met de bewaking en toezicht van de groep. De begeleider(s) van de groep dien(t)(en) onder meer toezicht te houden op de naleving van dit reglement door de groep (bijvoorbeeld toegangsbewijzen, hygiëne, orde, ...).
Artikel 10: Verplichtingen van de gebruiker en de beheerder
De beheerder heeft het recht om elke persoon die een gevaar dreigt op te leveren voor de veiligheid en de gezondheid van de aanwezigen, de toegang tot de inrichting te verbieden. Zo kan onder meer de toegang worden geweigerd aan personen in staat van dronkenschap of enige andere vorm van intoxicatie, personen die de orde verstoren, personen die dit reglement niet naleven, personen in onzindelijke toestand, personen met niet geheelde wonden en personen lijdend aan besmettelijke kwalen. Desgevallend kan de beheerder een medisch attest eisen waaruit blijkt dat de volksgezondheid niet in het gedrang komt.
Bij weerspannigheid kan de politie opgeroepen worden. In voorkomend geval (bijvoorbeeld diefstal, slagen en verwondingen) wordt de politie onverwijld op de hoogte gesteld van de feiten.
De beheerder verbindt zich ertoe om:
Artikel 11: Sancties
Schade toegebracht aan de inrichting en aan materialen moet door de gebruiker of diegene die daarvoor aansprakelijk is, worden vergoed.
Bij inbreuken tegen voorgenoemde artikels kunnen volgende financiële sancties gehanteerd worden:
Deze santies kunnen toegepast worden op zowel individuele personen als op groepen. Deze beslissingen worden genomen door de Beheerder. De beslissing tot tijdelijke of definitieve ontzegging wordt per aangetekend schrijven ter kennis gebracht aan de betrokkene(n).
Artikel 12: Instructies
Het door de beheerder aangeduide personeel is belast met de uitvoering van het reglement.
De gebruikers moeten te allen tijde de richtlijnen van het aangeduide personeel door de beheerder opvolgen. In geval van niet naleving van de voorafgaande richtlijnen kan het door de beheerder aangestelde personeel de verdere toegang tot het terrein verbieden.