Besluit  gemeenteraad

Besluit

Artikel 1: de gemeenteraad hecht haar goedkeuring aan het huishoudelijk reglement adviesorganen

 

"Huishoudelijk reglement adviesorganen

 

Artikel 1: Doelstelling

Een adviesorgaan beoogt een kwalitatieve wisselwerking en nauwe samenwerking met het lokaal bestuur. Dit huishoudelijk reglement regelt de relatie van het adviesorgaan met het lokaal bestuur en legt de afspraken over de (samen)werking vast.

 

Artikel 2: Toepassingsgebied

Dit reglement is van toepassing op alle adviesorganen:

Themaforums:

• Omgevingsforum
• Vrijetijdsforum
• Welzijnsforum

 

Adviesraden:

• Jeugdraad
• GECORO
• Lokaal overleg Kinderopvang (LOK)

 

Artikel 3: Verbintenissen

§1. Een adviesorgaan onderschrijft bij oprichting de bepalingen van het participatiedecreet en het huishoudelijk reglement.

 

§2. De adviesorganen zullen in de eerste 6 maanden van de nieuwe legislatuur de statuten (over hun samenstelling en werking) ter bekrachtiging voorleggen aan de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn. De statuten dienen te verwijzen naar het participatiereglement en dit huishoudelijk reglement en mogen er niet strijdig mee zijn.

 

Artikel 4: Rol adviesorgaan

Een adviesorgaan heeft als opdracht inspraak te stimuleren van de brede bevolking bij het vormgeven van het lokale beleid.

 

De rol van een adviesorgaan bestaat erin:

• Het behandelen van alle kwesties op lokaal niveau die rechtstreeks of onrechtstreeks de betreffende sector en de burgers aanbelangen;
• Voorstellen te formuleren en op eigen initiatief of op verzoek van het lokaal bestuur, adviezen te formuleren over één of meerdere vraagstukken in de desbetreffende sector.

 

Artikel 5: Samenstelling adviesorganen

§1. De adviesorganen hebben een werking van zes jaar en moeten binnen een redelijke termijn volgend op de installatie van een nieuwe gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn, opnieuw worden samengesteld.

 

§2. De leden zijn minstens 16 jaar oud. Aanvullende leeftijdsvereisten kunnen per orgaan worden voorzien.

 

§3. Stemgerechtigde leden

• Elke inwoner van de gemeente kan als individu of als lid van een vereniging lid worden, mits akkoord met de doelstelling en bepalingen in het participatiedecreet, het huishoudelijk reglement en het statuut van het adviesorgaan.
• Burgers die geen inwoner zijn, maar een link hebben met de gemeente en met het thema, kunnen eveneens stemgerechtigd lid worden.
• Afgevaardigden van een vereniging van Machelen-Diegem die geen inwoner zijn en ondernemers die geen inwoner zijn, maar een handelsactiviteit hebben op ons grondgebied, kunnen eveneens stemgerechtigd lid worden.
• Een stemgerechtigd lid kan zich voor een korte of lange termijn engageren voor een lidmaatschap, op grond van criteria als deskundigheid of positieve interesse.

 

§4. Niet-stemgerechtigde leden

• Leden van de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn, leden van het college van burgemeester en schepenen/vast bureau en leden van het bijzonder comité voor de sociale dienst (BCSD) mogen geen stemgerechtigd lid zijn.
• De bevoegde schepen wordt door de leden uitgenodigd, om vergaderingen als waarnemer bij te wonen.
• In het kader van bepaalde dossiers of projecten, kunnen deskundigen worden uitgenodigd, om een specifieke vergadering bij te wonen vanuit hun expertise.

 

§5. De mandaten zijn onbezoldigd met uitzondering van de leden van de GECORO.

 

§6. Adviesorganen sluiten elke vorm van discriminatie uit.

 

Artikel 6: Specifieke bepalingen voor de adviesraden

§1. Bij de samenstelling van de adviesraden wordt rekening gehouden met:

• Representativiteit: zijn de deelnemers een afspiegeling van onze lokale bevolking (leeftijd, gender, achtergrond,...)
• Draagvlak/achterban: vertegenwoordigen de leden een bepaalde groep inwoners?
• Expertise: beschikken de leden over de juiste kennis/bagage om het lokaal bestuur te adviseren?

 

Artikel 7: Bestuur

Een adviesorgaan heeft een bestuur met een voorzitter en een secretaris die tijdens de eerste vergadering uit de stemgerechtigde leden verkozen worden.

 

Artikel 8: Advies vragen

§1. Het lokaal bestuur stelt de vraag om advies steeds schriftelijk of digitaal via de ondersteunend ambtenaar. 

 

§2. De vraag om advies bevat een duidelijke omschrijving van de vraag en uitleg over het wettelijke, praktische en financiële kader indien van toepassing.

 

§3. Het lokaal bestuur geeft het adviesorgaan een termijn van 6 weken, te rekenen vanaf de datum van verzending van de adviesvraag. Slechts om uitzonderlijke redenen en omwille van gemotiveerde hoogdringendheid kan het lokaal bestuur de termijn eenzijdig inkorten.

 

§4. Indien het adviesorgaan geen advies uitbrengt op de adviesvraag binnen de afgesproken termijn, wordt het advies al, gunstig beschouwd.

 

§5. Wanneer de adviesvraag de interesse en kennis van één adviesorgaan overstijgt, organiseert het TACT (Transversale Adviescomité Team) een transversaal themaforum waaraan vertegenwoordigers van elk betrokken adviesorgaan kunnen deelnemen, evenals geïnteresseerde burgers.

 

Artikel 9: Advies uitbrengen

§1. De adviezen zijn pas geldig na ondertekening door de voorzitter van het adviesorgaan of door 2 stemgerechtigde leden.

 

§2. Het adviesorgaan bezorgt een advies steeds schriftelijk of digitaal aan de ondersteund ambtenaar, die het advies ter kennisgeving voorlegt aan het college van burgemeester en schepenen of vast bureau.

 

§3. Het advies van het adviesorgaan bevat steeds volgende bepalingen:

• Aanduiding positief of negatief
• Standpuntbepaling of herformulering
• Motivering voor het advies
• Eventuele afwijkende meningen of minderheidsstandpunten

 

§4. De uitgebrachte adviezen zijn niet bindend.

 

Artikel 10: Beantwoorden van adviezen

§1. Het lokaal bestuur beantwoordt het advies schriftelijk of digitaal binnen een termijn van 6 weken na het ontvangen van het advies en dit via de ondersteunend ambtenaar.

 

§2. In dit antwoord wordt aangegeven in welke mate er met het advies in de verdere besluitvorming wordt rekening gehouden. Indien het advies geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen, moet de reden grondig gemotiveerd worden.

 

§3. Indien de verdere behandeling van het dossier langere tijd vraagt, zal het lokaal bestuur binnen de 6 weken een antwoord bezorgen met melding van de procedure die het dossier nog verder moet volgen en de opgave van de datum waarop een definitief antwoord aan het adviesorgaan zal worden bezorgd.

 

Artikel 11: Bijkomende informatie

§1. Wanneer een adviesorgaan een advies wenst uit te brengen, kan zij steeds schriftelijk of digitaal informatie opvragen aan het lokaal bestuur via de ondersteunend ambtenaar.

 

§2. Deze schriftelijke verzoeken worden binnen de 10 werkdagen beantwoord door de gevraagde informatie ter beschikking te stellen of door de wettelijke bezwaren tegen de informatieverstrekking mee te delen.

 

Artikel 12: Ondersteuning

§1. De adviesorganen kunnen voor hun vergaderingen gebruik maken van de infrastructuur van het lokaal bestuur en de dienstverlening. Hierover worden duidelijke afspraken gemaakt met de ondersteunend ambtenaar en in de statuten van de adviesorganen.

 

§2. Het college van burgemeester en schepenen en vast bureau duidt binnen de administratie voor elke adviesorgaan een ondersteunend ambtenaar aan. De ondersteuningsopdracht bestaat uit:

• Contactpersoon voor het adviesorgaan binnen het lokaal bestuur:
• Signaleren van beleidspunten waarover advies kan worden uitgebracht
• Adviezen administratief behandelen
• Opvolging van de adviezen en terugkoppeling
• Samenwerking tussen het adviesorgaan en het lokaal bestuur bevorderen.
• Administratieve ondersteuning:
• Toezien op het correct versturen van de uitnodigingen en de verslagen
• Agenda openstellen in samenwerking met de leden van het adviesorgaan, al dan niet gebaseerd op vraag of suggestie van een lid of een geïntegreerde burger.
• Controlefunctie:
• Bewaken van de wettelijke en lokale procedures
• Bewaken van het volgen van de deontologische code van het lokale bestuur
• De ondersteunend ambtenaar oefent geen controle uit op de inhoud van de adviezen.

 

§3. De ondersteunende ambtenaren vormen samen het 'Transversale adviescomité Team (TACT)'.

Het TACT komt samen:

• Om transversale thema's en potentiële transversale adviesvragen te bespreken
• Om te waken over het bereiken van specifieke doelgroepen over bepaalde dossiers/projecten/thema's
• Om een evaluatie uit te voeren omtrent de werking van de adviesorganen. Minimum 1 keer jaar.

 

Artikel 13: Oprichting of ontbinding

Een adviesorgaan wordt opgericht wanneer aan alle voorwaarden in het participatiereglement en huishoudelijk reglement wordt voldaan.

 

Een adviesorgaan wordt ontbonden en opgeheven wanneer niet langer aan de voorwaarden in het participatiereglement, huishoudelijk reglement of de statuten wordt voldaan. Dit gebeurt op basis van een verslag van de ondersteunend ambtenaar en wanneer alle pogingen tot bijsturing of remediëring uitgeput zijn."

 

Artikel 2: het organiek reglement adviesraden zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 22 januari 2022, wordt opgeheven.