De vaststelling dat meer en meer verenigingen gebruik maken van de omgeving rond de sportvelden en gebouwen van de Bosveldsite voor het organiseren van evenementen en/of ondersteuning van sportwedstrijden en grote tornooien met drank en eten, het organiseren van buitentornooien, eindeseizoensfeesten, het gebruik maken van foodtrucks bij eetavonden in de zaalinfrastructuur....
De noodzaak van een reglement om deze evenementen veilig en conform de regionale brandweerreglementen te kunnen goedkeuren.
Om verenigingen de kans te geven om einde seizoensfeesten, BBQ, openluchtevents, ... al dan niet gekoppeld aan een sportactiviteit en om dat in een veilig kader en conform de zonale brandweerreglementen te kunnen goedkeuren hebben we een reglement van inwendige orde opgemaakt, naar analogie met het reglement van inwendige orde van de sportinfrastructuur van Farys.
Het evenementenplein valt ook onder beheer van Farys.
Op basis van dit reglement worden vaste plaatsen bepaald waar veilig drank- en eetstanden, elektrische BBQ, ... kunnen geplaatst worden zonder de fietsweg te hinderen en ver genoeg van gebouwen en openbare weg om veilig te zijn.
Dit reglement van inwendige orde ontslaat de organisator niet van de veiligheidsverplichtingen in de zonale brandweerreglementen, noch van de aanvraagprocedure voor het organiseren van een evenement op openbaar domein.
Geen
Enig artikel: de gemeenteraad keurt volgend reglement inwendige orde voor organisatie van evenementen op de Bosveldsite, evenementenplein geëxploiteerd door Farys goed:
"Reglement inwendige orde voor organisatie van evenementen op de Bosveldsite, evenementenplein geëxploiteerd door Farys
Artikel 1: Definities
Bosveldsite: het vrijetijds- en sportdomein dat geografisch begrensd wordt door de Heirbaan, Koning Albertlaan, Stadionstraat en Vuurkruisenlaan.
Evenementenplein Bosveld: het evenementenplein wordt begrensd door enerzijds de toegangsweg naar Sporthal Bosveld, de fietsweg en de brandweg anderzijds. De oppervlakte die in aanmerking komt om activiteiten te organiseren beperkt zich tot het plein zelf, tussen de betonnen bloembakken en de verkeerspaaltjes.
Sportaccommodaties Bosveld: Sporthal Bosveld, stadiongebouw Bosveld, 3 kunstgrasvelden, atletiekpiste met ingesloten natuurgrasveld en petanqueterreinen.
Evenementenkast: permanent aanwezige kasten met aansluitpunten voor de nutsvoorzieningen.
Beheerders: de gemeente Machelen en Farys respectievelijk als eigenaar en exploitant van de Bosveldsite.
Organisator: de tijdelijke gebruiker van de Bosveldsite.
Zowel verenigingen, gemeentelijke diensten, scholen als bedrijven kunnen gebruik maken van het evenementenplein als evenementensite.
Elk ander gebruik dan het regulier gebruik, als parkeerzone voor het evenementenplein en het sportief gebruik voor alle sportaccommodaties, valt onder dit reglement.
In geen geval mogen activiteiten de grenzen van de Bosveldsite overschrijden, tenzij het college van burgemeester en schepenen hiertoe toestemming verleent.
Het is de gebruiker niet toegestaan de ter beschikking gekregen delen van de accommodatie, al dan niet tegen vergoeding, aan anderen ter beschikking te stellen.
Artikel 2: Procedure
De aanvraag dient minstens 2 maanden voor aanvang van het evenement gericht te worden aan de dienst Beleven via vrijetijd@machelen.be, aan het loket of per post ter attentie van het college van burgemeester en schepenen aan de hand van het aanvraagformulier.
Indien nodig wordt contact opgenomen met de aanvrager voor bijkomende informatie. De aanvraag wordt behandeld voor advies door de evenementencel die maandelijks samenkomt.
Binnen de 10 dagen na advies wordt een beslissing meegedeeld per e-mail aan de aanvrager. Indien de aanvraag wordt goedgekeurd, worden 2 weken voor het evenement praktische afspraken gemaakt aan de hand van een nog op te maken gebruikersovereenkomst, eventueel wordt bijkomend nog een coördinatievergadering belegd met de hulpdiensten en andere betrokkenen.
Artikel 3: Brandpreventie en veiligheid
Het organiseren van een evenement op de Bosveldsite valt onder de toepassing van de politieverordening houdende maatregelen ter preventie van brand bij evenementen, tenzij:
In dit geval gelden de standaard veiligheidsrichtlijnen voor evenementen met beperkt risico die, na aanvraag aan de dienst Beleven, worden bezorgd aan de organisator.
Conform de politieverordening houdende maatregelen ter preventie van brand bij evenementen wordt bijkomend voor deze site bepaald dat het niet is toegestaan om te bakken/verwarmen op open hout of kolenvuur. BBQ mag enkel
Rechtstreekse warmeluchtbranders of petrolbranders zijn verboden. Enkel indirecte verwarmingsinstallaties, zoals luchtverhitters, zijn toegelaten.
Artikel 4: Evenementenkast
Er is mogelijkheid tot het gebruik van de evenementenkast(en) van het evenementenplein. Het gebruik wordt aangevraagd via het evenementenformulier. De dienst Beleven verleent de toegang bij opbouw van het evenement. Voor het gebruik van deze evenementenkast wordt een forfaitaire kost van 50 euro aangerekend.
Artikel 5: Tijdelijke inrichtingen/opstellingen
Het is niet toegelaten om constructies (o.a. tenten, kramen, tribunes, springkastelen, …) met palen, haringen of andere te verankeren in de bestrating van het plein. Noch mag de bestrating op welke wijze worden beschadigd.
Het plaatsen van eet- en dranktentjes zijn toegestaan binnen de daarvoor aangeduide zones:
Het plaatsen van een foodtruck, uitgebaat door een professionele cateraar:
Deze zones zijn ook ter plaatse gemarkeerd.
Het plaatsen van eet-en drankstanden is enkel mogelijk bij:
Artikel 6: Omgevingsvriendelijk organiseren
Het gebruik van het evenementenplein dient te gebeuren met respect voor andere gebruikers van de gebouwen, omwonenden, voor het milieu en de omgeving.
Alle achtergebleven zwerfvuil op de Bosveldsite en in de nabije omgeving ten gevolge van het evenement dient te worden opgeruimd binnen de 12 uur na het einde van het evenement door de organisator. Voor het gebruik door de organisator van de ondergrondse vuilbakken wordt een forfaitaire kost van 50 euro aangerekend.
De geluidsnormen voor het gebruik van elektronisch versterkte muziek dienen gerespecteerd te worden of afwijkingen dienen volgens de gemeentelijke procedure te worden aangevraagd, zoals bepaald in de Vlaamse milieuregeling (VLAREM II).
Het gebruik van glas is verboden.
Het gebruik van niet recycleerbare drank- en voedingsrecipiënten zijn verboden, zoals bepaald in het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning (VLAREMA).
Artikel 7: Aansprakelijkheid en inbreuken
De beheerders dragen geen enkele verantwoordelijkheid voor de gevolgen van het niet naleven van de bepalingen in dit reglement. De organisator(en) en de bezoekers van het evenement zijn in de eerste plaats zelf verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen. De organisator(en) verbind(t)(en) er zich toe alle nodige verzekeringen af te sluiten ter dekking van alle mogelijke gevolgen die zich voordoen naar aanleiding van de organisatie van het evenement en vrijwaart de Beheerders ten aanzien van aanspraken van derden.
Schade toegebracht aan de inrichting en aan voorwerpen, veroorzaakt door hetzij de organisator(en) hetzij door bezoekers, moeten door de organisator(en), vergoed worden aan de beheerders.
Inbreuken op het gebruikersreglement dienen onverwijld te worden gemeld aan de beheerders. Afhankelijk van de vastgestelde inbreuk kunnen volgende sancties worden toegepast:
Stopzetting van het evenement:
Bij weerspannigheid kan de politie opgeroepen worden. In geval van verstoring van de openbare orde en een schending van de publieke veiligheid wordt de politie onverwijld op de hoogte gesteld van de feiten.
Deze sancties kunnen toegepast worden op zowel individuele personen als op groepen. Deze beslissingen worden gemotiveerd genomen door de beheerders.
Artikel 8: Slotbepalingen
Het door de beheerders aangeduide personeel is belast met de uitvoering van het reglement. De gebruikers moeten te allen tijde de richtlijnen van de aangeduide ambtenaren opvolgen. In geval van niet naleving van de voorafgaande richtlijnen kan de door de Beheerders aangestelde ambtenaar de verdere toegang tot het terrein en de organisatie verbieden.
Dit reglement treedt in werking op 1 mei 2023.