Besluit  gemeenteraad

Enig artikel: de gemeenteraad keurt volgend subsidiereglement goed:

"Subsidiereglement voor erkende verenigingen

Artikel 1: met ingang van 1 september 2026 kan aan erkende Machelse verenigingen een subsidie toegekend worden volgens de criteria van dit reglement. Een werkingsjaar loopt van 1 september t.e.m. 31 augustus. De toekenning van subsidies gebeurt telkens op basis van het voorbije werkingsjaar.

Artikel 2: Algemene voorwaarden

2.1 Enkel verenigingen die erkend zijn conform het gemeenteraadsbesluit van 17 december 2025 en latere versies, komen in aanmerking voor een subsidie.

2.2 Een vereniging die via dit reglement een subsidie ontvangt kan voor eenzelfde activiteit of werking geen aanspraak maken op andere subsidies van de gemeente of OCMW Machelen.

2.3 De subsidies worden toegekend binnen het daartoe voorziene budget, opgenomen in het gemeentelijk meerjarenplan.

2.4 Dit reglement omvat twee subsidievormen: basissubsidie en de sectorspecifieke subsidie. Een vereniging kan een aanvraag doen voor één subsidievorm of cumulatief voor beide subsidievormen.

2.5 Dit subsidiereglement heeft als doel de vereniging te ondersteunen in de ontplooiing van haar werking.

2.6 De vereniging dient haar aanvraag in via vrijetijd@machelen.be of bij afgifte aan de balie van dienst Beleven, voor 30 september van het kalenderjaar waarvoor zij subsidies aanvraagt.

2.7 De subsidies worden verdeeld volgens een puntensysteem. Hierbij wordt het beschikbare budget voor zowel het onderdeel basissubsidie als sectorspecifieke subsidie gedeeld door het totaal aantal punten van alle verenigingen binnen dat onderdeel. Op die manier wordt de waarde van 1 punt berekend. Vervolgens wordt die waarde vermenigvuldigd met het aantal punten dat aan een vereniging wordt toegekend binnen dat onderdeel.

2.8 Het lokaal bestuur kan steeds bewijsstukken opvragen om te controleren of de subsidies correct werden ingezet. Steekproefsgewijs kunnen ook ledenlijsten met adres opgevraagd worden die na controle vernietigd worden volgens de geldende GDPR-wetgeving.

2.9 De vereniging verbindt er zich toe de verkregen subsidie uitsluitend te gebruiken voor de werking waarvoor de subsidie verkregen werd.

2.10 De vereniging moet een open aanbod aanbieden dat toegankelijk is voor alle inwoners van Machelen, een structurele werking hebben en in orde zijn voor de toepassende verzekeringen. Iedereen kan lid worden van de vereniging op voorwaarde dat hij de waarden en normen, reglementen en doelstellingen van de vereniging eerbiedigt.

Bovendien ontplooit de vereniging structurele activiteiten, gebaseerd op de vrijwillige inzet en samenwerking van haar leden. Deze leden engageren zich via een inschrijving of een jaarlijks lidgeld om de activiteiten van de vereniging te ondersteunen. De vereniging mag geen commercieel verdienmodel ontplooien.

 

Hoofdstuk 1: Basissubsidie

Artikel 3: Basissubsidies

3.1 Definities

Ledenaantal

Lid: elke persoon aangesloten bij de vereniging en verzekerd voor minstens burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen voor sport. Steunleden en sponsors worden niet meegeteld.

• Leden onder dan 18 jaar (jeugdlid): elk lid dat jonger is dan 18 jaar op 1 januari van het kalenderjaar waarvoor subsidies worden aangevraagd.
• Leden boven de 18 jaar (volwassen lid): elk lid dat 18 jaar of ouder is dan 18 jaar op 1 januari van het kalenderjaar waarvoor subsidies worden aangevraagd.

 

Vrijetijdsaanbod

• Meerdaagse kampen/stages voor jongeren die openstaan voor leden en niet-leden: een activiteit die plaatsvindt tijdens een schoolvakantie, met een duur van minimaal vijf aaneensluitende dagen, of minimaal vier aaneensluitende dagen indien binnen deze periode een wettelijke feestdag valt. Tijdens deze periode wordt een dagelijks aanbod voorzien voor de deelnemers. De activiteit richt zich hoofdzakelijk op jeugdleden (jonger dan 18 jaar) en staat onder begeleiding van minstens één aanwezige meerderjarige verantwoordelijke.  
• Meerdaagse kampen/stages voor volwassenen die openstaan voor leden en niet-leden: een activiteit met een duur van minimaal vijf aaneensluitende dagen (of vier dagen als er in die week een feestdag valt). Tijdens deze periode wordt een dagelijks aanbod voorzien voor de deelnemers. De activiteit richt zich hoofdzakelijk op volwassen leden (18 jaar of ouder) en staat onder begeleiding van minstens één aanwezige verantwoordelijke.

 

Structurele werking voor G-aanbod

• G-aanbod: de verzamelnaam voor elke vrijetijdsbeoefening of aangepaste beweegvorm voor personen met een beperking, psychische kwetsbaarheid of chronische aandoening.
• Gericht G-aanbod: het aanbod is toegankelijk voor leden of niet-leden en omvat minimaal drie afzonderlijke activiteiten per werkingsjaar die expliciet afgestemd zijn op deze doelgroep.

 

Aanbod kansentarief met UiTPAS voor inwoners van Machelen

• Gelijkheid en participatie van kansengroepen: de vereniging zet in op het bevorderen van gelijke kansen en deelname aan haar activiteiten voor personen in een maatschappelijk kwetsbare positie. De vereniging is hiervoor aangesloten als partner bij de UiTPAS Noordrand en past het UiTPAS-systeem toe binnen haar werking.
• Verspreiding en toeleiding UiTPAS Noordrand: de vereniging stimuleert het gebruik van de UiTPAS Noordrand door leden en deelnemers door het voorzien van omruilvoordelen voor haar UiTPAS-leden.

 

Aanbieden van ondersteuningstraject taal

• Ondersteuningstraject taal: traject onder begeleiding van een organisatie met expertise in taal waarbij via structurele acties taaldrempels worden weggenomen, oefenkansen Nederlands worden gecreëerd en hulpmiddelen voor duidelijke taal worden geïmplementeerd.
• Het traject omvat een aanbod van minimaal 12 uur en wordt voorafgaandelijk ter goedkeuring voorgelegd aan de dienst vrije tijd.

 

EHBO inzet

• EHBO-aanbod ter bevordering van de veiligheid van de leden, aankoop EHBO-koffer: de vereniging voorziet een EHBO-koffer die beschikbaar is tijdens activiteiten van de vereniging, met als doel eerste hulp te kunnen verlenen en de veiligheid van de leden te bevorderen.
• Erkende EHBO-opleiding: een opleiding eerste hulp die wordt verstrekt door een erkende opleidingsorganisatie (zoals het Rode Kruis, een erkende hulpverleningsdienst of een door de overheid erkende opleidingsinstelling), die wordt afgesloten met een geldig attest of certificaat. Het attest mag maximaal 1 jaar oud zijn. Een digitaal of papieren attest geldt als bewijsstuk. Een groepscursus wordt als één opleiding beschouwd. Een herhalingsattest (opfrissing) telt ook mee.

 

Bijscholing

• Bijscholing: elke aanvullende scholing, zoals infosessies, webinars, congressen of andere educatieve activiteiten, waarbij leden, trainers, lesgevers, animatoren en bestuursleden van een vereniging hun vaardigheden, kennis of deskundigheid uitbreiden ten behoeve van de werking van de vereniging. Enkel betalende bijscholingen komen in aanmerking, een factuur wordt als bewijs toegevoegd.

 

VZW:

• Beloning voor vereniging als VZW: een vereniging die voldoet aan de wettelijke vereisten van een vereniging zonder winstoogmerk (VZW) en daadwerkelijk een VZW heeft opgericht, wordt in dit reglement erkend en beloond voor de organisatorische en administratieve inspanningen die nodig waren om de VZW te vormen.

 

Gemeenschapsvormende activiteit:

• Elke georganiseerde activiteit die niet behoort tot de reguliere werking van de vereniging, gericht is op leden en niet-leden, en niet winstgevend is. Het doel van deze activiteit is het bevorderen van de sociale cohesie en betrokkenheid binnen de gemeenschap.

 

Levenslang sporten en bewegen: 

• Een activiteit of werking van de vereniging die gericht is op het stimuleren van sporten en bewegen, met een minimale deelname van 10 deelnemers per reeks per werkingsjaar. Het doel is de fysieke activiteit en gezondheid van de deelnemers gedurende hun volledige levensloop te bevorderen. Een reeks bestaat uit minimaal 10 lessen van dezelfde bewegingsactiviteit. Dit is niet van toepassing voor sportverenigingen.

 

Structurele werking:

• Een georganiseerd aanbod van minimaal 20 weken per jaar onder leiding van een ervaringsdeskundige, trainer, lesgever of animator. Het georganiseerd aanbod kan trainingen, bestuursvergaderingen, activiteiten en ledenwerking zoals bijvoorbeeld een maandelijkse nieuwsbrief omvatten.

 

MADIECONNECT:

• MaDie Connect: nieuwe inwoners van Machelen met een migratie achtergrond krijgen een onthaalgesprek (vanaf 16 jaar) met een toeleider van vzw Pin. Als volwassenen aangeven dat ze willen deelnemen aan het georganiseerde vrije tijdsleven, proberen we hen te ondersteunen. De brugfiguur verlaagt de drempels tussen de deelnemer en de organisatie. Hierdoor wordt de stap naar deelname of inschrijving voor beide partijen een stuk eenvoudiger. De toeleider neemt zelf deel aan de activiteit om het contact te begeleiden; op die manier wordt het integratie traject ondersteund en trachten we een divers sociaal netwerk meer slaagkans te geven. De vereniging werkt actief mee om de brugfiguur en nieuwkomers warm te ontvangen en te begeleiden.

 

3.2 Voor volgende criteria worden punten toegekend:

 

Per lid vanaf 18 jaar	1 punt
Per lid min 18 jaar	3 punten
Per gevolgde bijscholing	5 punten
Per georganiseerde gemeenschapsvormende activiteit die niet behoort tot de reguliere werking, gericht naar leden en niet-leden, m.u.v. winstgevende activiteiten	30 punten
Het hebben van een structurele werking rond: Gericht G-aanbod (leden en niet-leden): de werking heeft met een verstandelijke en/of psychische kwetsbaarheid en/of een chronische aandoening (min 3 activiteiten per jaar) Gelijkheid en participatie van kansengroepen: de vereniging is UiTPAS Noordrand-partner Verspreiding en toelating UiTPAS Noordrand: de vereniging ontvangt per 100 omgeruilde punten  Levenslang sporten en bewegen, min 10 deelnemers per reeks van 10 bewegingsactiviteiten (voor niet-sport verenigingen) Aanbieden van minimaal 1 kamp/stage van 5 aaneensluitende dagen (uitzondering week met een feestdag) binnen de discipline van de vereniging gericht naar Machelse inwoners. Dit mag geen BOA-activiteit zijn. Punten per georganiseerd kamp. Aanbieden van een ondersteuningstraject taal dat voldoet aan de definitie en een minimaal aanbod van minstens 12u. Het traject wordt voorafgaandelijk voorgelegd aan dienst Beleven ter goedkeuring. Meewerken aan MADIECONNECT, het gemeentelijk traject dat nieuwkomers toeleidt naar vrijetijd EHBO-aanbod ter bevordering van de veiligheid van de leden: - Aankoop EHBO-koffer - Attest EHBO-opleiding per gevolgde opleiding	100 punten     10 punten   10 punten   50 punten     100 punten     50 punten      30 punten     10 punten 20 punten
De vereniging is een VZW	10 punten

 

Hoofdstuk 2: Specifieke subsidies jeugd, sport en cultuur en gemeenschapsvorming

Artikel 4: Sectorspecifieke subsidies

4.1 De doelgroep van de sectorspecifieke subsidie is opgedeeld in drie domeinen: sport, jeugd en socio-cultureel. Een vereniging kan slechts binnen één domein een sectorspecifieke subsidie indienen en alleen als zij erkend zijn als sport, jeugd of socio-culturele vereniging op basis van het erkenningsreglement.

 

Artikel 5: Specifieke subsidie jeugd

5.1 Definities

Attest kadervorming: alle kadervormingstrajecten die jeugdverenigingen aanbieden aan jongeren voor het behalen van een attest van animator, hoofdanimator of instructeur in het jeugdwerk. Wanneer de jongere het hele traject met succes beëindigt, krijgt hij of zij een attest dat bewijst dat hij over de competenties beschikt die nodig zijn in de rol van animator, hoofdanimator of instructeur in het jeugdwerk.

Kamp voor leden: Alle kampen die de jeugdverenigingen aanbieden voor hun leden. Het kamp bestaat minimaal uit 5 aaneensluitende dagen en is gericht op jeugdactiviteiten. Dit onder leiding van personen met een (hoofd)animatorenattest en of gelijkgesteld door studies/diploma. Het kamp heeft een minimum aan 20 deelnemers.  Een vereniging kan voor eenzelfde kamp maar onder één categorie indienen.

Gestructureerde jeugdwerkvorm: Een jeugdwerking dat gericht is op het aanbieden van een breed scala aan jeugdactiviteiten. Een gestructureerde werking is een werking die minstens 20 weken per jaar actief is gedurende minimaal 4 uur per week, onder begeleiding van personen met een (hoofd)animatorenattest en of gelijkgesteld door studies/diploma

 

5.2 Voor volgende criteria worden punten toegekend:

 

Per behaald attest kadervorming met graduele puntenopbouw volgens het gelopen traject: Animator Hoofdinamator Instructeur jeugdwerk Gelijkgesteld door studies/diploma na advies dienst vrije tijd	5 punten 10 punten 15 punten 15 punten
Het aanbieden van een kamp voor de leden: minimaal 5 dagen aaneensluitend en minimaal 20 deelnemers	150 punten
Een gestructureerde jeugdwerkvorm aanbieden van minimaal 4 uur gedurende minimaal 20 weken per jaar en onder leiding van een animator met attest	100 punten
Het aanduiden van minstens één afgevaardigde voor actieve deelname aan de jeugdraad: aanwezigheid op alle vergaderingen met uitzondering van maximaal één afwezigheid	10 punten

 

 

Artikel 6: Specifieke subsidie cultuur en gemeenschapsvorming

6.1 Definities

Een open gemeenschapsvormende activiteit is een niet‑winstgevende, toegankelijke en laagdrempelige activiteit die tot doel heeft ontmoeting te stimuleren, mensen met elkaar te verbinden en de sociale cohesie te versterken. De activiteit: staat open voor alle inwoners van Machelen, zonder uitsluiting op basis van lidmaatschap, afkomst, leeftijd, financiële situatie of andere persoonlijke kenmerken;

• Kan gericht zijn op ontmoeting, sociale interactie en/of het aanbieden van algemene vorming of vaardigheden;
• Kan niet gericht zijn op bewegen of sporten;
• Heeft geen commercieel of winstgevend karakter;
• Activiteiten die gericht zijn op winst, commerciële promotie of private doeleinden komen niet in aanmerking.

 

Lessenreeks artistieke vorming: lessen georganiseerd door de vereniging met als doel het versterken van de creatieve, kritische en esthetische talenten van zijn leden binnen het domein beeld, dans, muziek, woord/drama & media. Een lessenreeks bestaat uit minimaal 4 en maximaal 10 lessen. De lessen worden gegeven onder begeleiding van een geschoolde lesgever of gelijkgesteld door ervaring. Score punten per reeks van 10 lessen.

Artistiek toonmoment eigen creatie: een toon- of presentatiemoment waarin het creatieve proces centraal staat en de afgewerkte kunstvorm (beeld, dans, muziek, woord/drama & media) wordt gedeeld met een publiek. Het uiteindelijke doel van de activiteit is een podiumvoorstelling. De podiumvoorstelling kan niet gelinkt zijn aan een door het lokaal bestuur georganiseerd evenement. Het toonmoment kan om organisatorische redenen uitzonderlijk doorgaan buiten Machelen, met goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen.

Repetitiereeks: het geheel aan repetities met de leden van een vereniging die nodig zijn om tot een artistiek toonmoment te komen zoals beschreven in de definitie hierboven. Puntenscore per reeks van 10 repetities.

  

6.2 Voor volgende criteria worden punten toegekend:

 

Per open gemeenschapsvormende activiteit	10 punten
Per lessenreeks artistieke vorming (1 reeks zijn 10 lessen)	25 punten
Per artistiek toonmoment van eigen creatie (eenzelfde toonmoment verspreid over meerdere dagen geldt als één)	250 punten
Per reeks repetities voor het tot strand brengen van toonmoment eigen creatie (1 reeks zijn 10 repetities)	50 punten

 

Artikel 7: Specifieke subsidie sport

7.1 Definities

Erkende sportfederatie: Vlaamse sportfederatie, erkend op basis van het decreet voor de sportsector en voorkomend op de lijst van de erkende sportfederaties van het voorafgaande subsidiejaar.

VTS: Vlaamse trainersschool.

Trainersdiploma: diploma behaald voor de sport-specifieke opleiding binnen de Vlaamse Trainersschool.

Sporttakgebonden VTS-diploma’s: diploma’s uitgereikt door de Vlaamse Trainersschool die specifiek gericht zijn op de sportdiscipline waarin de sportvereniging actief is en waarvoor de trainer effectief wordt ingezet. Deze diploma’s hebben betrekking op de technische, tactische, didactische en sport specifieke begeleiding binnen deze sporttak.

Gelijkgestelde diploma’s: diploma’s die niet onder de andere vermelde categorieën vallen, bijvoorbeeld diploma’s die betrekking hebben op een andere sporttak dan deze waarin de vereniging actief is, maar waarvan de verworven competenties aantoonbaar relevant zijn voor het begeleiden, trainen of coachen van sporters binnen de betrokken vereniging.

Per trainer moet een kopij van het attest overgemaakt worden. Er wordt steeds wordt gekeken naar het hoogste diploma per trainer, en dus niet dat het aantal behaalde diploma’s per trainer wordt opgeteld.

Levenslang sporten en bewegen: het stimuleren en ondersteunen van Machelse inwoners om op regelmatige basis en op vaste tijdstippen actief te sporten en te bewegen binnen een gestructureerd verenigingsverband, met als doel de gezondheid te bevorderen, een actieve levensstijl aan te moedigen en inwoners van Machelen duurzaam te motiveren tot sportparticipatie.

  

7.2 Voor volgende criteria worden punten toegekend:

 

Per behaald trainersdiploma door een lid dat actief is binnen de vereniging volgens het VTS-trainersmodel Trainer A in de sporttak vereniging of geslaagd masterdiploma in lichamelijke opvoeding Trainer B in de sporttak vereniging Trainer C (instructeur) in de sporttak vereniging of geslaagd bachelor lichamelijke opvoeding Trainer D (initiator) in de sporttak vereniging Gelijkgesteld door diploma na advies dienst vrije tijd

75 punten   65 punten 50 punten   35 punten 35 punten

Per inwoner van Machelen onder de doelstelling ‘levenslang sporten en bewegen’. Enkel voor sportende leden, aangesloten bij de vereniging en verzekerd voor minstens burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen voor sport. Steunleden en sponsors worden niet meegeteld.

1 punt

 

Hoofdstuk 3: Aanvraag en uitbetaling

Artikel 8: Aanvraagprocedure

8.1 Een geldige subsidieaanvraag gebeurt alleen via een volledig ingevuld en ondertekend aanvraagformulier, ter beschikking op de website. Indien nodig neemt dienst Beleven contact op met de vereniging om de subsidieaanvraag verder te bespreken of bijkomende documenten op te vragen.

8.2 De subsidieaanvraag moet ten laatste ingediend zijn op 30 september.

Artikel 9: Uitbetalingsprocedure

9.1 Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen wordt de subsidie uitbetaald op het rekeningnummer van de vereniging.

9.2 De gemeente kan op elk tijdstip een vereniging vragen om via de nodige documenten aan te tonen dat de ingediende activiteiten voldoen aan de voorwaarden gesteld in dit reglement. Indien blijkt dat er onjuiste gegevens werden verstrekt, kan het college van burgemeester en schepenen de toegekende subsidie geheel of gedeeltelijk weigeren en/of terugvorderen van de vereniging in kwestie.

9.3 De uitbetaling van de subsidies gebeurt ten laatste op 31 december van het kalenderjaar waarin de subsidieaanvraag conform artikel 1 is ingediend.

 

Hoofdstuk 4: Slotbepalingen

Artikel 10: Betwistingen

Betwistingen over de toepassing van dit reglement worden gemeld aan het college van burgemeester en schepenen, uiterlijk binnen 1 maand nadat de beslissing gecommuniceerd  werd aan de vereniging.

Het college van burgemeester en schepenen zal dan op zijn beurt binnen de termijn van 1 maand een gemotiveerde beslissing hierover nemen.

Artikel 11: Schrapping, vermindering of terugbetaling van de subsidie

Het college van burgemeester en schepenen kan bij gemotiveerde beslissing de subsidie schrappen, verminderen of beslissen dat de begunstigde de subsidie (gedeeltelijk) dient terug te betalen:

• Als de subsidie niet wordt aangewend volgens de gestelde voorwaarden of voor het doel waarvoor zij werd toegekend.
• Als de vereiste informatie of documenten niet worden verstrekt.
• Als er verzet is tegen de uitoefening van de controle van het college van burgemeester en schepenen.
• Bij vaststelling van fraude en/of vervalsing van documenten.

Bij terugvordering stelt het college van burgemeester en schepenen bij gemotiveerde beslissing het bedrag van de terugvordering vast.

 

Artikel 12: Wettelijke verplichtingen

De vereniging handelt steeds volgens de wettelijke en reglementaire verplichtingen die op haar activiteiten van toepassing zijn en vrijwaart ter zake de gemeente Machelen van elke verdere verantwoordelijkheid.

Artikel 13: Bekendmaking

Dit reglement wordt bekendgemaakt via de gemeentelijke website en wordt, conform artikel 330 van het decreet lokaal bestuur, gemeld aan de toezichthoudende overheid.

Het reglement gaat van kracht op 1 september 2026 en vervangt het reglement werkingssubsidies jeugd, cultuur en sport, goedgekeurd door de gemeenteraad van 29 juni 2022.