Notulen  raad voor maatschappelijk welzijn

Openbaar

• Goedkeuring verslag raad voor maatschappelijk welzijn 19 maart 2024

  Aanwezig: Stef Panneels, voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn
  Jean-Pierre De Groef, burgemeester
  Steve Claeys, Magda Geeroms, Benny Blanckaert, schepenen
  Marc Grootjans, Rony Debeerst, Gregory Lagae, Ingrid Deblock, Steven Tielemans, Veysel Top, Peter Roose, Danny Gooris, Patrick Hanon, Jocelyne Vangindertaelen, Dina Ponticello, Kris Jacobs, Tania Van den Berghe, Werner Lenaerts, Nancy Van Harck, raadsleden
  Daniël Schell, algemeen directeur

  Verontschuldigd: Mohamed Akaychouh, tweede schepen
  Nadine Gurickx, Patrick Vanderauwera, raadsleden

  Afwezig: Samia Benhomaid, Franky Van Praet, raadsleden

  Aanleiding en doel

  De raad voor maatschappelijk welzijn dient telkens het verslag van de vorige vergadering goed te keuren.

  Juridische grond

  • Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 77.
    Bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn. 

  Financiële weerslag

  Geen

  Publieke stemming

  Aanwezig: Stef Panneels, Jean-Pierre De Groef, Steve Claeys, Magda Geeroms, Benny Blanckaert, Marc Grootjans, Rony Debeerst, Gregory Lagae, Ingrid Deblock, Steven Tielemans, Veysel Top, Peter Roose, Danny Gooris, Patrick Hanon, Jocelyne Vangindertaelen, Dina Ponticello, Kris Jacobs, Tania Van den Berghe, Werner Lenaerts, Nancy Van Harck, Daniël Schell

  Voorstanders: Stef Panneels, Jean-Pierre De Groef, Steve Claeys, Magda Geeroms, Benny Blanckaert, Marc Grootjans, Rony Debeerst, Gregory Lagae, Ingrid Deblock, Steven Tielemans, Veysel Top, Peter Roose, Danny Gooris, Patrick Hanon, Jocelyne Vangindertaelen, Dina Ponticello, Kris Jacobs, Tania Van den Berghe, Werner Lenaerts, Nancy Van Harck

  Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

  Besluit

  Enig artikel: het notulenverslag van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 maart 2024 wordt goedgekeurd.

• Beleidsnota organisatiebeheersing

  Aanwezig: Stef Panneels, voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn
  Jean-Pierre De Groef, burgemeester
  Steve Claeys, Magda Geeroms, Benny Blanckaert, schepenen
  Marc Grootjans, Rony Debeerst, Gregory Lagae, Ingrid Deblock, Steven Tielemans, Veysel Top, Peter Roose, Danny Gooris, Patrick Hanon, Jocelyne Vangindertaelen, Dina Ponticello, Kris Jacobs, Tania Van den Berghe, Werner Lenaerts, Nancy Van Harck, raadsleden
  Daniël Schell, algemeen directeur

  Verontschuldigd: Mohamed Akaychouh, tweede schepen
  Nadine Gurickx, Patrick Vanderauwera, raadsleden

  Afwezig: Samia Benhomaid, Franky Van Praet, raadsleden

  Aanleiding en doel

  Tussen januari 2023 en augustus 2023 heeft Audit Vlaanderen een organisatie-audit uitgevoerd in het lokaal bestuur Machelen.

  Aanbeveling 1 van deze organisatie-audit luidde:

  Het lokaal bestuur legt een kader voor organisatiebeheersing ter goedkeuring voor aan de raden en past dit toe. Dit kader bepaalt minstens:

  1. Welk model de organisatie wil hanteren om aan haar organisatiebeheersing te werken (bv. Leidraad organisatiebeheersing);
  2. Met welke periodiciteit en op welke manier de organisatie stil wil staan bij haar eigen werking (via periodieke zelfevaluatie, een doorlichting door een externe partij, enz.);
  3. Hoe de algemeen directeur minstens jaarlijks rapporteert aan de raden en een aanbeveling (aanbeveling 1) om een kader voor organisatiebeheersing te schetsen en dit ter goedkeuring aan de raden voor te leggen. 

  Dit resulteert in een beleidsnota rond organisatiebeheersing. Hierin meer kadering hoe we organisatiebeheersing wensen aan te pakken, zodat we evolueren naar een betere werking als organisatie. Meer details hierover is te vinden in de nieuwe beleidsnota rond organisatiebeheersing.

  Juridische grond

  • Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 77 en 78.
    Bevoegdheid van de de raad voor maatschappelijk welzijn. 
  • Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, hoofdstuk 5, afdeling 9, artikel III.115.
    Bevoegdheid van Organisatiebeheersing en audit.
  • Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 september 2023 over kennisname rapport organisatie-audit lokaal bestuur Machelen.

  Advies en motivering

  Dit resulteert in een beleidsnota rond organisatiebeheersing.

  Hierin wordt gekaderd hoe we organisatiebeheersing wensen aan te pakken, zodat we evolueren naar een betere werking als organisatie.

  Risico dat hiermee kan worden beheerst:

  Zo werkt de organisatie aan een degelijke beheersing van haar risico’s en is ze transparant over haar functioneren.

  Ze legt hiermee de basis voor een effectieve, efficiënte, kwaliteitsvolle en integere organisatie.

  Het managementteam gaf hierover positief advies op 21 maart 2024.

  Financiële weerslag

  Geen

  Publieke stemming

  Aanwezig: Stef Panneels, Jean-Pierre De Groef, Steve Claeys, Magda Geeroms, Benny Blanckaert, Marc Grootjans, Rony Debeerst, Gregory Lagae, Ingrid Deblock, Steven Tielemans, Veysel Top, Peter Roose, Danny Gooris, Patrick Hanon, Jocelyne Vangindertaelen, Dina Ponticello, Kris Jacobs, Tania Van den Berghe, Werner Lenaerts, Nancy Van Harck, Daniël Schell

  Voorstanders: Stef Panneels, Jean-Pierre De Groef, Steve Claeys, Magda Geeroms, Benny Blanckaert, Marc Grootjans, Rony Debeerst, Gregory Lagae, Ingrid Deblock, Steven Tielemans, Veysel Top, Peter Roose, Danny Gooris, Patrick Hanon, Jocelyne Vangindertaelen, Dina Ponticello, Kris Jacobs, Tania Van den Berghe, Werner Lenaerts, Nancy Van Harck

  Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

  Besluit

  Enig artikel: de raad voor maatschappelijk welzijn keurt de in bijlage aan deze beslissing liggende beleidsnota organisatiebeheersing goed:

  a) de organisatie hanteert de leidraad organisatiebeheersing lokale besturen om aan haar organisatiebeheersing te werken.

  b) periodieke zelfevaluatie:

  • de zelfevaluatie op basis van de leidraad zal de eerste keer plaatsvinden in Q4 2025 via een light zelfevaluatie
  • in Q4 van de even jaren zal een uitgebreide versie van de zelfevaluatie plaatsvinden.

  c) de algemeen directeur zal in Q1 van elk jaar rapporteren over organisatiebeheersing. Het rapport omvat:

  • een beschrijving van de gekozen aanpak organisatiebeheersing
  • een terugblik op het afgelopen jaar
  • een algemeen beeld van de stand van zaken 
  • een vooruitblik op lopende en toekomstige projecten.

• Rapportering organisatiebeheersing 2023

  Aanwezig: Stef Panneels, voorzitter raad voor maatschappelijk welzijn
  Jean-Pierre De Groef, burgemeester
  Steve Claeys, Magda Geeroms, Benny Blanckaert, schepenen
  Marc Grootjans, Rony Debeerst, Gregory Lagae, Ingrid Deblock, Steven Tielemans, Veysel Top, Peter Roose, Danny Gooris, Patrick Hanon, Jocelyne Vangindertaelen, Dina Ponticello, Kris Jacobs, Tania Van den Berghe, Werner Lenaerts, Nancy Van Harck, raadsleden
  Daniël Schell, algemeen directeur

  Verontschuldigd: Mohamed Akaychouh, tweede schepen
  Nadine Gurickx, Patrick Vanderauwera, raadsleden

  Afwezig: Samia Benhomaid, Franky Van Praet, raadsleden

  Aanleiding en doel

  Tussen januari 2023 en augustus 2023 heeft Audit Vlaanderen een organisatie-audit uitgevoerd in het lokaal bestuur Machelen.

  Hierbij is aanbeveling 2 geformuleerd:

  De algemeen directeur rapporteert jaarlijks op een degelijke manier over organisatiebeheersing aan de raden. Dit rapport omvat minstens:

  1. Een toelichting over de aanpak van organisatiebeheersing door de organisatie;
  2. Een terugblik op de ondernomen acties in het afgelopen jaar en een stand van zaken. Idealiter is dit een geïntegreerd overzicht van acties volgend uit audits, inspecties, eigen analyses, …;
  3. Een vooruitblik over de lopende en/of toekomstige projecten voor de volgende periode.

   

  Voor 2023 wordt dit nog volgens de huidige werkwijze gedaan. De bedoeling is dat het de volgende keer volgens de principes van de ’Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen’ zal verlopen. Meer details hierover is te vinden in de nieuwe beleidsnota rond organisatiebeheersing.

  Juridische grond

  • Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 77 en 78.
    Bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn. 
  • Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, hoofdstuk 5, afdeling 9, artikel III.115.
    Bevoegdheid van Organisatiebeheersing en audit.
  • Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 19 september 2023 over kennisname rapport organisatie-audit lokaal bestuur Machelen.
  • Beslissing van de raad voor maatschappelijk welzijn van 23 april 2024 over beleidsnota organisatiebeheersing.

  Advies en motivering

  Voor 2023 wordt de jaarlijkse rapportering nog volgens de vroegere werkwijze gedaan.

  De bedoeling is dat de rapportering 2024 volgens de principes van de ’Leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen’ zal verlopen, zoals omschreven in de "beleidsnota  organisatiebeheersing" goedgekeurd op de raad voor maatschappelijk welzijn van 23 april 2024.

  Risico's die hiermee kunnen worden beheerst:

  Zo werkt de organisatie aan een degelijke beheersing van haar risico’s en is ze transparant over haar functioneren. Ze legt hiermee de basis voor een effectieve, efficiënte, kwaliteitsvolle en integere organisatie.

  Het managementteam heeft op 21 maart 2024 kennis genomen van het rapport organisatiebeheersing 2023.

  Financiële weerslag

  Geen

  Publieke stemming

  Aanwezig: Stef Panneels, Jean-Pierre De Groef, Steve Claeys, Magda Geeroms, Benny Blanckaert, Marc Grootjans, Rony Debeerst, Gregory Lagae, Ingrid Deblock, Steven Tielemans, Veysel Top, Peter Roose, Danny Gooris, Patrick Hanon, Jocelyne Vangindertaelen, Dina Ponticello, Kris Jacobs, Tania Van den Berghe, Werner Lenaerts, Nancy Van Harck, Daniël Schell

  Voorstanders: Stef Panneels, Jean-Pierre De Groef, Steve Claeys, Magda Geeroms, Benny Blanckaert, Marc Grootjans, Rony Debeerst, Gregory Lagae, Ingrid Deblock, Steven Tielemans, Veysel Top, Peter Roose, Danny Gooris, Patrick Hanon, Jocelyne Vangindertaelen, Dina Ponticello, Kris Jacobs, Tania Van den Berghe, Werner Lenaerts, Nancy Van Harck

  Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

  Besluit

  Enig artikel: de raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het in bijlage aan deze beslissing liggende rapportering organisatiebeheersing 2023.