Op 26 maart 2025 werd door de gemeenteraad de samenstelling van de nieuwe GECORO goedgekeurd.
De regels waaraan de GECORO zich moet houden zijn vastgelegd in een door de Vlaamse Regering opgestelde deontologische code. Daarnaast dient de GECORO een eigen huishoudelijk reglement te hebben.
Het huishoudelijk reglement legt de werking van de GECORO vast.
Het huishoudelijk reglement dient eenparig te worden goedgekeurd door de leden van de GECORO en nadien te worden goedgekeurd door de gemeenteraad.
Op 6 mei 2025 werd het voorliggende huishoudelijk regelement eenparig goedgekeurd door de leden van de GECORO.
Artikel 1: de gemeenteraad neemt kennis van de beslissing van de GECORO om het huishoudelijk reglement eenparig goed te keuren.
Artikel 2: de gemeenteraad keurt het huishoudelijk reglement van de GECORO goed:
"Huishoudelijk reglement Gemeentelijke Commissie voor Ruimtelijke Ordening Machelen (GECORO Machelen)
Artikel 1: Doelstelling huishoudelijk reglement
Onverminderd de bepaling van artikel 1.3.3 §8 van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening en artikels 4 tot en met 10 van het besluit van de Vlaamse Regering van 19 mei 2000 en latere wijzigingen tot vaststelling van nadere regels voor de samenstelling, de werkwijze van de provinciale, intergemeentelijke en gemeentelijke commissies voor ruimtelijke ordening, regelt dit huishoudelijk reglement de interne werking van de Gemeentelijke Commissie voor Ruimtelijke Ordening van de gemeente Machelen, hierna de GECORO genoemd.
Artikel 2: Doelstelling van de GECORO
De GECORO werkt aan het behoud, de verbetering en de uitwerking van een duurzame ruimtelijke ontwikkeling voor de gemeente. De adviezen van de GECORO zijn gericht op het versterken van de ruimtelijke kwaliteit van de gemeente.
De GECORO beoogt een kwalitatieve wisselwerking en nauwe samenwerking met het lokaal bestuur. Dit huishoudelijk reglement regelt de relatie van het adviesorgaan en het lokaal bestuur en legt de afspraken gemaakt over de (samen)werking vast.
Artikel 3: Samenstelling van de GECORO
De GECORO is samengesteld uit de voorzitter, de commissieleden en het secretariaat.
De voorzitter:
De ondervoorzitter:
De commissieleden:
De plaatsvervangers:
De vaste secretaris:
De vertegenwoordigers van de politieke fracties:
Artikel 4: Taken en werkwijze van de GECORO
De GECORO streeft naar een goede samenwerking met het college van burgemeester en schepenen en de gemeenteraad, terwijl ze haar onafhankelijkheid altijd behoudt.
De GECORO voert minstens alle wettelijk verplichte opdrachten uit die voortvloeien uit de reglementaire procedures zoals o.a. de VCRO, het omgevingsdecreet, enz.
De GECORO formuleert daarnaast een advies als het college, de gemeenteraad of de omgevingsambtenaar daarom vraagt.
Het college van burgemeester en schepenen en de omgevingsambtenaar verbinden zich er toe om projecten die uitmonden in een vergunningsaanvraag en die groot in omvang zijn, een sterk beeldbepalend karakter hebben of een belangrijke verkeersimpact met zich meebrengen, voor advies voor te leggen aan de GECORO.
Concreet betreffen dit inbreidingsverkavelingen en -projecten, appartementsgebouwen met meer dan 10 woonentiteiten, kantoorgebouwen en hotels die niet gelegen zijn binnen een ruimtelijk uitvoeringsplan die nadere regels met betrekking tot deze gebouwen vastlegt. Gebouwen en loodsen die gebouwd worden binnen de bedrijvenzone Machelen Cargo en Diegem Luchthaven worden niet voor advies voorgelegd aan de GECORO.
De GECORO wordt zo vroeg mogelijk betrokken bij de ruimtelijke planningsprocessen of vergunningen waarover het advies zal gevraagd worden.
Tot slot kan de GECORO op eigen initiatief een advies formuleren. Dit doet zij als minimaal een derde van de leden hierom vraagt. De gemeentelijke administratie stelt de nodige documenten in dat geval op vraag ter beschikking.
Artikel 5: Aanwezigheden
De secretaris staat in voor het bijhouden van de aanwezigheden tijdens de zitting. Deze aanwezigheden worden in het verslag genotuleerd.
Artikel 6: Vergaderritme en bijeenroepen vergadering
De GECORO-vergaderingen vinden plaats om de 2 maanden op de eerste dinsdag van de maand met uitzondering van zomervakanties, wettelijke feestdagen.
Het secretariaat legt jaarlijks de data voor het komende kalenderjaar vast.
De vergaderingen starten om 20u en eindigen om 22u.
De GECORO kan bijkomend worden bijeengeroepen na een schriftelijk verzoek van het college, gemeenteraad, de omgevingsambtenaar of van ten minste drie commissieleden, de voorzitter uitgezonderd.
De voorzitter roept de GECORO bijeen binnen de 10 dagen na het schriftelijk verzoek, indien de volgende vastgelegde GECORO- vergadering niet binnen een vastgestelde proceduretermijn valt.
Het verzoek van ten minste drie commissieleden om de GECORO bijeen te roepen, is gericht aan de voorzitter, bevat de motivering waarom de GECORO dit agendapunt moet behandelen en kan slechts worden aanvaard voor zover de GECORO haar beslissing kan uitbrengen binnen de eventueel vastgestelde proceduretermijn.
Artikel 7: De agenda
De GECORO-vergaderingen worden voorbereid door het dagelijks bestuur, bestaande uit de voorzitter en de secretaris. Zij stellen de agenda op en bereiden de vergaderingen voor.
De secretaris verstuurt de agenda ten minste vijf werkdagen voor de zitting. De agenda vermeldt de locatie, de datum en het tijdstip vaan aanvang van de zitting.
De agenda wordt digitaal verstuurd naar:
Alle relevante documenten die nodig zijn voor de behandeling van de agendapunten, zoals bv. startnota’s, (voor)ontwerpen, toelichtingsnota’s, stedenbouwkundige voorschriften, grafische plannen, bezwaren, opmerkingen en adviezen, de toelichting door de betrokkenen, enz., worden in digitale vorm ter beschikking gesteld aan de commissieleden. De digitale ter beschikking stelling van de documenten zal door de gemeente gebeuren via een teams kanaal.
Artikel 8: Externe deskundigen en werkgroepen
De GECORO kan een beroep doen op externe deskundigen en werkgroepen oprichten.
Werkgroepen brengen verslag uit op de vergadering van de GECORO. Er is dus geen sprake van autonome adviesverlening.
De gemeente richt ook een omgevingsplatform in waarbij over specifieke onderwerpen bijkomend inwoners van de gemeente kunnen besproken worden. Dit omgevingsplatform wordt ingericht als een werkgroep van de GECORO.
Artikel 9: Advies en stemmingen
Bij de bespreking van de onderwerpen wordt waar relevant een onderscheid gemaakt tussen de toelichting, beraadslaging en stemming. Dit wordt waar relevant uitdrukkelijk opgenomen in het verslag.
De externe (deskundigen) en vertegenwoordiging van de politieke fracties mogen de beraadslaging en de stemming over het advies niet bijwonen, tenzij die delen van de vergadering openbaar worden gehouden. Hierover kan de GECORO bij gewone meerderheid van de aanwezige commissieleden beslissen in de zitting.
Agendapunten over de interne werking van de GECORO worden niet openbaar beraadslaagd en niet openbaar een beslissing over genomen.
De GECORO streeft naar consensus bij het geven van adviezen. Indien geen consensus wordt bereikt, wordt er gestemd. De uitslag van deze stemming wordt vermeld in het advies.
De GECORO beslist bij meerderheid van stemmen van de aanwezige leden. Bij staking van stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. Eventueel kan op verzoek een gemotiveerd minderheidsstandpunt worden toegevoegd aan het advies.
De GECORO kan tijdens een zitting afspreken om een ontwerp van beslissing over een bepaald agendapunt, na de zitting, binnen een door de voorzitter te bepalen termijn via digitale weg formeel te beslissen door de GECORO. De voorwaarden waaronder deze digitale beslissing kan plaatsvinden worden ter zitting bepaald.
Het huishoudelijk reglement of wijzigingen eraan worden eerst aangenomen door de GECORO, alvorens het huishoudelijk reglement wordt voorgelegd aan de gemeenteraad.
Artikel 10: Het verslag
De secretaris maakt van elke zitting een afzonderlijk verslag op. Dit verslag moet volgende elementen bevatten:
Het ontwerpverslag wordt ten minste 14 werkdagen na de zitting digitaal ter beschikking gesteld aan de GECORO. De commissieleden die aanwezig waren op de zitting kunnen digitaal hun respectievelijke voorstellen tot aanvullingen of correcties doorgeven aan de secretaris. De secretaris staat in voor de redactie van het in track-changes bijgesteld ontwerpverslag.
Het ontwerpverslag wordt via digitale weg ter goedkeuring voorgelegd aan de aanwezige commissieleden.
Artikel 11: Het jaarverslag
De secretaris maakt, samen met de voorzitter, over de activiteiten van de GECORO van het afgelopen kalenderjaar jaarlijks het jaarverslag op en legt dit voor 1 maart van het daaropvolgende kalenderjaar, ter goedkeuring voor aan de GECORO. Het jaarverslag wordt bij meerderheid van stemmen door de aanwezige stemgerechtigde commissieleden goedgekeurd.
Het jaarverslag wordt ter kennis gegeven aan de gemeenteraad.
Artikel 12: Werkingsmiddelen en vergoedingen
De gemeenteraad stelt jaarlijks de werkingsmiddelen vast om de GECORO toe te laten haar opdrachten naar behoren uit te voeren.
De werkingsmiddelen dekken minimaal de prestatiegelden aan de voorzitter, de effectieve commissieleden of indien deze verhinderd zijn de zitting bij te wonen, hun plaatsvervangers. De prestatiegelden worden aan voornoemde slechts uitbetaald op voorwaarde dat zij ten minste twee derden van de zitting effectief hebben bijgewoond. De aanwezigheid en deelnamen aan werkgroepen of omgevingsplatform geeft geen aanleiding tot prestatiegelden.
Artikel 13: Deontologie
De leden van de commissies voor ruimtelijke ordening houden bij de uitoefening van hun mandaat steeds het algemeen belang voor ogen. Alle leden onderschrijven de opdrachtverklaring voor de ruimtelijke ordening zoals verwoord in artikel 1.1.4 van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening en als bijlage toegevoegd bij dit huishoudelijk reglement.
Artikel 14: Documenten en stukken
De commissieleden ontvangen stukken met betrekking tot de GECORO zitting, deze stukken mogen niet gedeeld, gepubliceerd of gedupliceerd worden.
Plannen zijn auteursrechtelijk beschermd.
Alle vragen i.v.m. inzage, afschrift en uitleg van documenten opgesteld in kader van de activiteiten van de GECORO worden behandeld volgens de wetgeving opgenomen in het Bestuursdecreet.
De inhoud van beslissingen en verslagen van de GECORO zijn strikt vertrouwelijk en zijn pas af wanneer ze (digitaal) zijn bezorgd aan iedere bevoegde instantie of dienst of gepubliceerd op de gemeentelijke website."