Vrijwilligers maken nu al deel uit van onze organisatie.
Het werken met vrijwilligers maakt dat het lokale bestuur nog een stap verder kan gaan qua dienstverlening en ondersteuning voor haar bevolking.
Dit dient op een gestructureerde manier ondersteund en uitgewerkt worden naar de toekomst toe.
Decreet lokaal bestuur artikel 40 en 41.
Wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers.
Decreet van 3 april 2009 betreffende het georganiseerde vrijwilligerswerk in het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin.
Besluit van de gemeenteraad van 26 juni 2019 inzake klachtenreglement (organisatiebeheersing).
Besluit van de gemeenteraad van 17 november 2022 inzake goedkeuring uniform arbeidsreglement lokaal bestuur voor gemeente- en ocmw personeel.
Besluit van de gemeenteraad van 22 december 2021 inzake goedkeuring rechtspositieregeling personeel lokaal bestuur Machelen.
Besluit van de gemeenteraad van 26 april 2022 inzake wijziging rechtspositie personeel.
Besluit van de gemeenteraad van 29 juni 2022 inzake erkenningsreglement verenigingen.
Besluit van de gemeenteraad van 21 december 2022 inzake arbeidsreglement aanpassing.
Besluit van de gemeenteraad van 18 april 2023 inzake rechtspositieregeling personeel lokaal bestuur.
Besluit van de gemeenteraad van 18 april 2023 inzake arbeidsreglement lokaal bestuur.
Besluit van het vast bureau van 12 juli 2022 inzake verhoging kilometervergoeding minder mobielen centrale.
Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 14 maart 2023 inzake aanschaf online platform vrijwilligers.
De huidige rechtspositieregeling is niet van toepassing op vrijwilligers, dit is bepaald in titel I, Hoofdstuk 1, artikel 1, §3, 6°.
Teneinde het vrijwilligersbeleid ook een reglementair kader te geven is het noodzakelijk dat de gemeenteraad zich hierover uitspreekt.
Gezien vrijwilligers geen arbeidsovereenkomst hebben met het lokaal bestuur in uitvoering van de rechtspositie, de arbeidswet of arbeidstijdwet is onderhandeling en/of overleg met de representatieve vakorganisaties niet vereist.
Desalniettemin worden in dit reglement een aantal bepalingen gebaseerd op de rechtspositie en het arbeidsreglement opgenomen teneinde een zo uniforme mogelijke behandeling van vrijwilligers en personeel na te streven.
Geraamd wordt dat ongeveer de helft van de in te zetten vrijwilligers hiervoor in aanmerking zal komen.
Raming: max bedrag per jaar vrijgesteld van fiscaliteit * 50% prestaties * 75 vrijwilligers : 70.000 euro
Enig artikel: de gemeenteraad keurt volgend reglement goed als reglementair kader voor het vrijwilligersbeleid
Artikel 1: wie
§1. een persoon is een vrijwilliger die uit vrij wil en zonder loon een stuk van de vrije tijd besteedt om zinvol bij de dragen aan de werking van het lokaal bestuur en hierbij te voldoen aan de voorwaarden en verplichtingen volgend uit de vrijwilligerswet.
§2. De bijdrage aan de werking van het lokaal bestuur kan niet bestaan uit het opnemen van regulier werk dat tot de kerntaken behoort van het lokaal bestuur en dat in alle gevallen dient opgenomen te worden door ofwel statutair of contractueel personeel dat valt onder de beschrijvingen zoals bepaald in de rechtspositieregeling Titel I, hoofdstuk 2, artikel 2 punten 9°, 11°, 12°, 13°, 14°, 15°, 16° en 17°.
Artikel 2: aansturen beleid en operationele werking
§1. Vrijwilligerscoördinator: dit betreft een in dienst zijnde personeelslid dat deel uitmaakt van het HR-team en het algemeen aanspreekpunt is binnen en buiten de organisatie voor het vrijwilligersbeleid van het lokaal bestuur. De vrijwilligerscoördinator voorziet in het uitwerken van het beleid (bijgestaan door de vrijwilligerscoaches) en in het opvolgen en bijsturen van de operationele werking.
§2. Vrijwilligerscoaches: zij zijn het eerste aanspreekpunt voor de vrijwilligers in de uitoefening van hun vrijwilligerstaken, zij zorgen voor een opvolging van de vrijwilligers en geven, vanuit hun ervaringen, input aan het vrijwilligersbeleid. De vrijwilligerscoach maakt deel uit van het in dienst zijnde personeel binnen de dienst waaraan het vrijwilligerswerk en de inzet van vrijwilligers wordt gelinkt.
Artikel 3: het vrijwilligerswerk binnen het lokaal bestuur is gebaseerd op
Artikel 4: vrijwilligersovereenkomsten
§1. Voor elke soort vrijwilligerswerk wordt een aparte vrijwilligersovereenkomst opgemaakt, opgesteld zoals beschreven in het Vlaams decreet vrijwilligerswerk.
§2. Naast de bepalingen in dit reglement opgenomen, wordt in deze overeenkomst ook verwezen naar de bepalingen uit de vrijwilligerswet aangaande de voorwaarden en de extra meldingsplicht/aanvraagplicht door de vrijwilliger.
§3. Het voldoen aan die voorwaarden en de extra meldingsplicht/aanvraagplicht zijn de verantwoordelijkheid van de vrijwilliger. De vrijwilligerscoach, en in voorkomend geval, de vrijwilligerscoördinator wijst de vrijwilliger hierop voor de ondertekening van de overeenkomst.
Artikel 5: verzekeringen
§1. Elke vrijwilliger wordt minimaal verzekerd voor:
§2. Indien een bepaalde vrijwilligerstaak andere verzekeringen behoeft, opgelegd door hogere regelgeving, dan wordt daarin voorzien, onverminderd het in artikel 4 §1 bepaalde.
§3. De vrijwilliger die slachtoffer is van een ongeval op weg naar, van of op de plaats waar de vrijwilligerstaken worden uitgeoefend moet onmiddellijk de vrijwilligerscoach verwittigen (persoonlijk of via een derde). De vrijwilligerscoach geeft alle nodige inlichtingen om de ongevallenverklaring te kunnen invullen.
§4. In geval van een ongeval tijdens de uitvoering van de vrijwilligerstaak is, voor zover de vrijwilligerstaak wordt uitgeoefend in de infrastructuur van het lokaal bestuur, er een EHBO-koffer ter beschikking.
De eerste hulp zal gegeven worden door personeelsleden van het lokaal bestuur die een cursus eerstehulpverlening gevolgd hebben.
De gegevens van die personeelsleden worden bij de EHBO-koffer bekendgemaakt (naam en intern telefoonnummer).
Artikel 6: rechten en plichten van de vrijwilliger
§1. De taken opgenomen in de vrijwilligersovereenkomst opnemen op de afgesproken tijdstippen (uur en dag) en plaatsen. Afwijkingen hierop kunnen enkel mits argumentatie en akkoord van de betrokken vrijwilligerscoach.
§2. Deontologie: vrijwilligers houden zich aan de volgende deontologische principes als richtlijn om hun takenpakket op een betrouwbare en correcte manier uit te oefenen. Deze principes moeten hen en het lokaal bestuur in staat stellen om gepast en correct te handelen in (complexe) situaties.
Volgende 5 centrale waarden zijn voor het werken als vrijwilliger belangrijk:
§3. Kledij: vrijwilligers zijn neutraal, objectief en onpartijdig in de uitvoering van hun taken.
De kledij van de vrijwilliger vertoont geen uiterlijke tekenen van levensbeschouwelijke, religieuze, politieke , sportieve of andere overtuigingen, die de neutraliteit in twijfel kunnen trekken.
Vrijwilligers respecteren de wettelijke principes betreffende non-discriminatie en behandelen iedereen op een gelijke wijze ongeacht ras, geslacht, sociale status, nationaliteit, filosofische en/of religieuze overtuigingen, ideologische of politieke voorkeur, persoonlijke gevoelens, taal, seksuele geaardheid, afstamming of andere persoonskenmerken.
Tijdens de uitvoering van het vrijwilligerswerk is het voor vrijwilligers verboden om enige politieke, ideologische, religieuze of filosofische propaganda te voeren.
De persoonlijke kledij van de vrijwilligers mag casual zijn, maar zonder uitdagend te zijn.
§4. Werk- en of bescherm/veiligheidskledij
Indien noodzakelijk voor de uitvoering van de vrijwilligerstaken krijgt de vrijwilliger aangepaste kledij in functie van de taken. Dit kan zowel werkkledij als bescherm/veiligheidskledij zijn.
Deze (stofjas, overall, …) dient om te vermijden dat de vrijwilliger zijn persoonlijke kledij bevuilt of beschadigt.
De bescherm/veiligheidskledij (signalisatiekledij, werkhandschoenen, persoonlijke beschermingsmiddelen …) dient om de vrijwilliger tegen bepaalde risico’s te beschermen, of is opgelegd door hogere regelgeving.
De vrijwilliger is verplicht om tijdens de uitvoering van de vrijwilligerstaken de opgelegde werk- en beschermkledij te dragen.
Het is verboden de door het lokaal bestuur verschafte werk- en/of beschermkledij mee te nemen naar huis en te gebruiken buiten de vrijwilligersactiviteiten.
Het bestuur zorgt voor het onderhoud van zowel de werk- als de beschermkledij.
De vrijwilliger die werk- of beschermkledij draagt, kan persoonlijke kledij en voorwerpen in een afsluitbare kast bewaren die het lokaal bestuur ter beschikking stelt op vraag van de vrijwilliger.
§5. Toegang
Indien voor de uitoefening van vrijwilligerstaken toegang noodzakelijk is tot infrastructuur van het lokaal bestuur wordt voor de vrijwilliger voorzien in de nodige toegangsbadges en/of sleutels.
Het gebruik ervan dient beperkt te worden tot de momenten waarop vrijwilligerstaken worden uitgeoefend.
Toegangsbadges en/of sleutels zijn ten persoonlijke titel en mogen nooit doorgegeven worden aan derden.
Bij het einde van de vrijwilligersovereenkomst worden die terug ingeleverd.
Het lokaal bestuur heeft recht om hierop controle te doen.
Inbreuken hierop kunnen leiden, op advies van de vrijwilligerscoach en/of de vrijwilligerscoördinator tot het beëindigen van de vrijwilligersovereenkomst.
§6. Persoonlijke voorwerpen
Het lokaal bestuur kan niet aansprakelijk gesteld worden voor diefstallen van persoonlijke voorwerpen tijdens de uitvoering van vrijwilligerstaken.
§7. Privé-huishoudtoestellen
Om brandincidenten te voorkomen, is het gebruik van privé elektrische huishoudtoestellen binnen de infrastructuur van het lokaal bestuur verboden.
Het betreft toestellen zoals koffiezetautomaten, waterkokers, wafelijzers, friteuses, broodroosters, croque-monsieur machines, fonduetoestellen, verwarmingstoestellen, en toestellen zonder CE-keurmerk.
Wanneer toestellen met een specifieke dienst gebonden functie noodzakelijk zijn voor de uitoefening van de vrijwilligerstaken, zorgt het lokaal bestuur voor de mogelijkheid tot gebruik en/of aankoop ervan.
§8. Parking
Het lokaal bestuur wijst alle verantwoordelijkheid af in geval van diefstal, ontlening of beschadiging van voertuigen, fietsen en bromfietsen op de openbare parking en/of stalplaatsen.
§9. In overleg met de vrijwilligerscoach wordt bepaald hoe de dagen en begin en einde waarop vrijwilligerstaken worden uitgeoefend, worden geregistreerd. Dit wordt opgenomen in de vrijwilligersovereenkomst.
§10. Elke vrijwilliger moet zijn vrijwilligerscoach rechtstreeks onmiddellijk op de hoogte brengen van iedere werksituatie waarvan hij redelijkerwijs kan vermoeden dat deze ernstig en onmiddellijk gevaar voor de veiligheid en de gezondheid met zich meebrengt, alsmede van elk vastgesteld gebrek in de beschermingsmiddelen.
§11. Elke vrijwilliger zorgt ervoor dat misbruiken, nalatigheden of overtredingen van wetten of reglementen die hij vaststelt bij de uitoefening van zijn vrijwilligerstaken , ophouden of doet het nodige om deze te doen ophouden.
De vrijwilliger deelt dit – bij voorkeur schriftelijk of per mail – mee aan zijn vrijwilligerscoach. Deze laatste treft de nodige maatregelen om hieraan tegemoet te komen en brengt zo nodig de vrijwilligerscoach op de hoogte.
§12. Vrijwilligers gaan respectvol om met de mandatarissen, de collega’s vrijwilligers, het personeel van het lokaal bestuur en de inwoners. Omgekeerd gaan de mandatarissen, collega’s vrijwilligers en het personeel van het lokaal bestuur ook respectvol om met de vrijwilligers.
Vrijwilligers worden waardig behandeld. Geen enkele daad van psychosociale belasting, geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk mag worden toegelaten of getolereerd.
Vrijwilligers delen ieder vermoeden dat zij slachtoffer kunnen zijn van psychosociale belasting, geweld, pesterijen of ongewenste seksuele intimiteiten, mee aan de vrijwilligerscoach en/of de vrijwilligerscoördinator.
§13. Ingeval de vrijwilliger de vrijwilligerstaken niet kan uitvoeren op de in de vrijwilligersovereenkomst opgenomen dagen en uren, verwittigt hij de vrijwilligerscoach tijdig en minimaal 24 uur voor aanvang van de geplande vrijwilligerstaken.
Ingeval van ziekte en/of ongeval en voor zover de vrijwilliger niet zelf in staat is om te verwittigen, kan een verwante dit in de plaats van de vrijwilliger doen.
Artikel 7: de kostenvergoedingen
Er zijn twee types kostenvergoedingen mogelijk, die niet combineerbaar zijn met elkaar:
§1. Forfaitaire vergoeding:
§2. Reële kostenvergoeding:
§3. De regeling van toepassing op de vrijwilliger wordt vastgelegd in de vrijwilligersovereenkomst, opgesteld zoals beschreven in het Vlaams decreet vrijwilligerswerk.
Artikel 8: klachtenbehandeling
Een klacht is een manifest uiten van ongenoegen of ontevredenheid door een gebruiker van onze dienstverlening in verband met een handeling of prestatie die al dan niet is verricht.
Indien omtrent het functioneren een klacht wordt ingediend, wordt die behandeld conform het van toepassing zijnde klachtenreglement door de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn goedgekeurd.
Artikel 9: soorten vrijwilligerswerk
§ 1. er zijn drie soorten vrijwilligerswerk:
§ 2. Het ondersteunende vrijwilligerswerk:
§3. Zelfstandig vrijwilligerswerk:
§4. Overige vrijwilligerswerk:
§5. Bepalingen van toepassing op alle soorten vrijwilligerswerk:
- een attentie ten bedrage van maximaal 25 euro
- een werkingspecifieke vorming
§6. Vrijwilligerswerk door erkende verenigingen:
§7. Vrijwilligersovereenkomsten
Artikel 10: stopzetting vrijwilligersovereenkomst
§1. Een vrijwilligersovereenkomst kan stopgezet worden door het uitgevoerd zijn van de taken opgenomen in de desbetreffende vrijwilligersovereenkomst, waarin het einde van de overeenkomst ook wordt opgenomen
§2. Een vrijwilligersovereenkomst kan stopgezet worden wanneer een vrijwilliger ervoor kiest het vrijwilligerswerk te beëindigen:
§3. Een vrijwilligersovereenkomst kan stopgezet worden wanneer het lokaal bestuur ervoor kiest het vrijwilligerswerk te beëindigen.
§4. Zonder afbreuk te doen aan het soevereine beslissingsrecht van de rechter kunnen volgende feiten beschouwd worden als een ernstige tekortkoming die de uitoefening van vrijwilligerstaken onmiddellijk en definitief onmogelijk maakt en leidt tot stopzetting van de vrijwilligersovereenkomst om dringende redenen:
Deze lijst is niet limitatief.
Artikel 11:
§1. Elke vrijwilliger krijgt bij ondertekening van de vrijwilligersovereenkomst een afschrift van dit reglement.
§2. Wijzigingen aan dit reglement worden
§3. Een gecoördineerde versie van dit reglement zal ter beschikking zijn op de gemeentelijke webstek.