In de beleidsverklaring is gericht naar subsidies het volgende opgenomen:
- Administratieve vereenvoudiging
- Subsidies als beloning te beschouwen voor het meewerken en behalen van onze doelstellingen inzake bereiken van sociale doelgroepen, betaalbaarheid van deelname aan het verenigingsleven, integratie, Vlaams karakter van de gemeente, het verduurzamen en de kwaliteit van de verenigingsactiviteiten.
De voorbereidingen zijn verricht in het managementteam, en via bilaterale besprekingen tussen administratie en beleid.
Gezien de seizoensgebondenheid voor de sectoren sport, jeugd en cultuur werd er gestreefd naar het van start gaan van dit reglement bij de aanvang van het nieuwe seizoen, nl. september 2022.
De voorontwerpen subsidiereglement erkende verenigingen jeugd, cultuur en sport enerzijds en voorontwerp erkenningsreglement voor verenigingen (er is samenhang) werden op 24 mei voorgelegd en toegelicht (door afvaardiging college, algemeen directeur en deskundigen team beleven)aan de (gezamenlijke) adviesraden jeugd, sport en cultuur.
Het nieuwe reglement is gebaseerd op volgende principes:
Dit reglement werd voorgelegd aan de adviesraden zonder invullen van euro's op de verschillende subsidie onderdelen. Bijgevolg is het advies geformuleerd en gebaseerd op de geest van het reglement en de visie die erachter zit.
9-5 we leven en beleven met mekaar - ondersteuning verenigingen
Beschikbaar budget: 72 800 euro
Geraamde kost: 60 621 euro
Artikel 1: de gemeenteraad keurt het subsidiereglement erkende verenigingen jeugd, cultuur en sport goed, met volgende bepalingen:
"Subsidiereglement erkende verenigingen jeugd, cultuur en sport
Hoofstuk 1: Algemeen
Artikel 1: Definities
1° erkende vereniging: een vereniging zoals bepaald in het besluit van de gemeenteraad van 29 juni 2022, met uitzondering van politieke partijen
2° college: het college van burgemeester en schepenen, zoals omschreven in het decreet lokaal bestuur.
3° managementteam: het managementteam, zoals omschreven in het decreet lokaal bestuur.
Artikel 2: Doel
Dit reglement heeft als doel om erkende verenigingen uit de sectoren jeugd, cultuur en sport:
- te ondersteunen in hun algemene werking en hen te stimuleren om een kwalitatief vrijetijdsaanbod te beden aan onze bevolking
- te stimuleren om in te zetten op zelfredzaamheid en ondernemerschap
- mee te laten werken aan het behalen van de doelstellingen van het lokaal bestuur inzake bereiken van sociale doelgroepen, betaalbaarheid van deelname aan het verenigingsleven, integratie, Vlaams karakter van de gemeente, het verduurzamen en de kwaliteit van de verenigingsactiviteiten
- hun kwaliteit van de begeleiders/vrijwilligers/trainers te verhogen.
Artikel 3: Krediet
De subsidiëring gebeurt binnen de perken van de kredieten die jaarlijks worden voorzien in het budget.
Het uit te betalen subsidiebudget wordt evenredig in mindering gebracht indien de in het budget goedgekeurde middelen ontoereikend blijken te zijn.
Hoofdstuk 2: Voorwaarden
Artikel 4: De aanvrager
Het team beleven zal jaarlijks controleren of aan de voorwaarden in artikel 4 voldaan werd.
Hoofdstuk 3: Administratieve bepalingen: werkingsjaar, aanvraag en behandeling
Artikel 5: Werkingsjaar
Een werkingsjaar loopt van 1 september t.e.m. 31 augustus. De toekenning van subsidies gebeurt telkens op basis van het voorbije werkingsjaar.
Artikel 6: Aanvraag
Ten laatste op 30 september na afloop van het in artikel 5 omschreven werkingsjaar dienen subsidieaanvragen te worden ingediend en dienen bewijstukken beschikbaar gesteld te worden bij het team beleven op de daarvoor bestemde formulieren.
De aanvraag wordt gericht naar vrijetijd@machelen.be met als onderwerp ‘subsidies + naam vereniging’.
Artikel 7: Behandeling
Administratief en inhoudelijk worden de aanvragen behandeld door het team beleven, met bijkomende voorwaarde voor de subsidie voorzien in artikel 20 en 21 waarvoor het subsidiedossier een advies behoeft van het managementteam.
Het lokaal bestuur kan te allen tijde de gegeven informatie en bijhorende bewijsstukken laten verifiëren, dit op regelmatige basis of steekproefsgewijs. Het college van burgemeester en schepenen kan ambtenaren aanwijzen om deze controle uit te voeren. De vereniging is verplicht aan deze ambtenaren inzage te verlenen in deze documenten en de vereniging verstrekt alle gevraagde inlichtingen die noodzakelijk zijn voor een juiste vervulling van hun taak.
Indien blijkt dat:
vervalt voor de desbetreffende vereniging het recht op subsidiëring voor het betrokken werkjaar.
Informatie en bewijsstukken die persoonsgegevens bevatten worden na controle en eventuele beslissing vernietigd.
Artikel 8: Goedkeuring
Het college van burgemeester en schepenen neemt autonoom uiterlijk op 15 november van het kalenderjaar waarin de subsidieaanvraag conform artikel 6 is ingediend omtrent:
- Het al dan niet toekennen van de subsidie
- Het bedrag van de subsidie.
In het besluit van het college van burgemeester en schepenen wordt de motivering opgenomen.
De beslissing wordt aan de betrokken erkende vereniging medegedeeld voor eind november van het kalenderjaar waarin de subsidieaanvraag conform artikel 6 is ingediend.
Artikel 9: Uitbetaling
De uitbetaling van de subsidies gebeurt ten laatste op 31 december van het kalenderjaar waarin de subsidieaanvraag conform artikel 5 is ingediend.
Hoofdstuk 4: Subsidieonderdelen
Artikel 10: volgende subsidies kunnen worden bekomen:
- Algemene werkingssubsidies
- Subsidies voor doelgroepenwerking
- Sectorspecifieke subsidies
4.1. Algemene werkingssubsidies
Artikel 11: Algemene werkingssubsidie
Werkingssubsidies worden berekend op basis van de vastgelegde subsidieonderdelen en de overeenstemmende bedragen bij deze onderdelen.
De werkingssubsidie is de totaalsom van de verschillende subsidieonderdelen.
De subsidieonderdelen zijn:
- Bereik (ledenaantal)
- Vorming
- Vrijetijdsaanbod
Een erkende vereniging kan maar per werkingsjaar één keer een subsidie krijgen voor elk subsidieonderdeel.
4.1.1 Bereik
Artikel 12: Ledenaantal
- Aantal leden jonger dan 18 jaar: een lid ingeschreven en actief bij een erkende vereniging dat op regelmatige basis aan de activiteiten deelneemt en waarvoor de vereniging een verzekering lichamelijke ongevallen heeft afgesloten.
Steunlidmaatschap, ere-lidmaatschap, sponsorlidmaatschap en publiek worden niet meegerekend.
Per lid ontvangt de vereniging 10 euro.
- Aantal leden ouder dan 18 jaar: een lid ingeschreven en actief bij een vrijetijdsvereniging dat op regelmatige basis aan de activiteiten deelneemt en waarvoor de vereniging een verzekering lichamelijke ongevallen heeft afgesloten.
Steunlidmaatschap, ere-lidmaatschap, sponsorlidmaatschap en publiek worden niet meegerekend.
Per lid ontvangt de vereniging 5 euro.
4.1.2 Vormingskosten
Artikel 13: Terugbetaling van vormingskosten
Aantoonbare kosten van vormingen worden terugbetaald wanneer:
- De vorming en kosten relevant zijn voor een kwaliteitsverhoging van de vereniging
- De vorming gevolgd werd door een actief lid van de vereniging tijdens het afgelopen werkingsjaar
- De vormingskosten betaald werden door de vereniging
- De vorming uitgaat van een erkende vormingsinstelling, sportfederatie of nationale koepelorganisatie of een professionele lesgever
- Indien de kosten reeds geheel of gedeeltelijk terugbetaald werden door om het even welke andere subsidie van welke subsidieverstrekker ook, kan enkel het aandeel ten laste van de vereniging zelf terugbetaald worden.
Per lid van de vereniging die de in dit artikel beschreven vorming heeft gevolgd, kan de vereniging maximum 75% van de vormingskosten als subsidie krijgen met een maximum van 150 euro per lid die de vorming heeft gevolgd.
4.1.3 Vrijetijdsaanbod
Artikel 14: Kampen met overnachting >50 km voor -18 jarigen
Voor deze kampen geldt dat:
- Ze plaats vinden tijdens de schoolvakanties en een duur hebben van ten minste 5 aaneensluitende dagen
- Er een dagelijks aanbod is uitgewerkt voor de leden en/of niet-leden
- Er een meerderjarige hoofdverantwoordelijke is
- Het een kampplaats betreft die op meer dan 50 km van de gemeentegrens ligt
- Het kamp gericht is op -18 jarigen.
Per deelnemend lid of niet-lid dat het gehele kamp doormaakt, ontvangt de vereniging 4 euro.
Zijn uitgesloten van deze subsidie:
- De meerderjarige hoofdverantwoordelijke(n)
- Bestuursleden van de vereniging
- Kookouders, begeleiders, animatoren die meerderjarig zijn.
Artikel 15: Kampen met overnachting <50 km voor -18 jarigen
Voor deze kampen geldt dat:
- Ze plaats vinden tijdens de schoolvakanties en een duur hebben van ten minste 5 aaneensluitende dagen
- Er een dagelijks aanbod is uitgewerkt voor de leden en/of niet-leden
- Er een meerderjarige hoofdverantwoordelijke is
- Het een kampplaats betreft die buiten de gemeentegrens ligt
- Het kamp gericht is op -18 jarigen.
Per deelnemend lid of niet-lid dat het gehele kamp doormaakt, ontvangt de vereniging 2 euro.
Zijn uitgesloten van deze subsidie:
- De meerderjarige hoofdverantwoordelijke(n)
- Bestuursleden van de vereniging
- Kookouders, begeleiders, animatoren die meerderjarig zijn.
Artikel 16: Kampen zonder overnachting voor -18 jarigen
Voor deze kampen geldt dat:
- Ze plaats vinden op het grondgebied van de gemeente of georganiseerd vervoer dat vertrekt op het grondgebied van de gemeente
- Ze plaats vinden tijdens de schoolvakanties en een duur hebben van minstens 3 achtereenvolgende dagen en minimaal een totaalaanbod van 18 uur
- Er dagelijks een aanbod is uitgewerkt voor de leden en/of niet-leden van de vereniging
- Er een meerderjarige hoofdverantwoordelijke is
- Het kamp gericht is op -18 jarigen.
Per deelnemend lid of niet-lid dat het gehele kamp doormaakt, ontvangt de vereniging 1 euro.
Zijn uitgesloten van deze subsidie:
- De meerderjarige hoofdverantwoordelijke(n)
- Bestuursleden van de vereniging
- Begeleiders, animatoren die meerderjarig zijn.
Artikel 17: Gemeenschapsvormende activiteit
De organisatie of deelname aan een activiteit gericht op
- Deelname van de brede bevolking zonder beperking inzake toegang tot de activiteit (buiten inkomgelden/inschrijvingsgelden) en die dus openstaat voor zowel leden als niet-leden van de vereniging
- Het laagdrempelig samenbrengen van mensen
- Het bevorderen van een positieve (bovenlokale) uitstraling van de gemeente door de organisatie van grote evenementen of toernooien.
De nadruk ligt hier op ontmoeting met het doel om mensen te verbinden.
De vereniging kiest zelf het thema, voor zover het niet strijdig is met de goede zeden en gewoonten en met het Vlaams karakter van de gemeente.
Zijn uitgesloten van deze subsidie:
Per activiteitsuur ontvangt de vereniging 1 euro.
Artikel 18: Beweeglessen
De organisatie van lessen gericht op sporten en/of bewegen, begeleid en gestuurd door:
- Ofwel professionele begeleiders
- Ofwel leden van de erkende vereniging die over de nodige vormings/opleidingsattesten beschikken.
Voor erkende sportverenigingen moet deze activiteit buiten hun reguliere werking van trainingen, opleidingen, stages en competitie vallen.
Voorwaarden:
- De activiteit moet minstens een lessenreeks van 3 activiteitsuren omvatten
- Alle deelnemers dienen verzekerd te zijn voor Lichamelijke Ongevallen.
Per lesuur ontvangt de vereniging 1 euro.
Artikel 19: Vormingsactiviteit
Een activiteit georganiseerd door de vereniging die specifiek gericht is op:
- Vorming van de inwoners van Machelen-Diegem
- En deelname van de brede gemeentelijke bevolking.
De activiteit bestaat minstens uit 3 activiteitsuren.
Zijn uitgesloten van deze subsidie:
- Activiteiten louter gericht op consumptie en winst die niet behoren tot het kerndoel van de erkende vereniging.
- Activiteiten louter gericht op sporten of bewegen.
Per vormingsuur ontvangt de vereniging 1 euro.
4.2 Doelgroepenwerking
Artikel 20: Omschrijving
Erkende verenigingen kunnen per werkingsjaar een subsidieaanvraag indienen voor een specifiek project dat ze willen integreren in hun reguliere werking en dat bijdraagt tot het behalen van de doelstellingen van het lokaal bestuur inzake:
- Bereiken van sociale doelgroepen
- Betaalbaarheid van deelname aan het verenigingsleven
- Integratie
- Inclusie
- Vlaams karakter van de gemeente
- Duurzamer werken.
Binnen dit kader legt het college van burgemeester en schepenen jaarlijks vast, op advies van het managementteam, voor 30 maart voorafgaandelijk aan het begin van het werkingsjaar, zoals bepaald in artikel 5 van dit reglement, welke doelstelling er prioritair is voor het komend werkingsjaar.
Binnen dit kader kan het college van burgemeester en schepenen ook gewenste concrete acties vastleggen, doch de aanvrager is vrij om, mits aan te tonen dat zijn specifiek project kan bijdragen tot het behalen van de doelstellingen, zelf acties voor te stellen.
De doelstelling wordt via de gemeentelijke website gecommuniceerd uiterlijk voor 1 mei voorafgaandelijk aan het begin van het werkingsjaar, zoals bepaald in artikel 5 van dit reglement.
Een erkende vereniging kan een subsidieaanvraag indienen uiterlijk op 30 juni voorafgaandelijk aan het begin van het werkingsjaar, zoals bepaald in artikel 5 van dit reglement.
Het college van burgemeester en schepenen neemt een principiële beslissing voor 15 augustus voorafgaandelijk aan het begin van het werkingsjaar, zoals bepaald in artikel 5 van dit reglement.
De principiële beslissing houdt enkel in dat het college van burgemeester en schepenen erkent dat de subsidieaanvraag kan bijdragen tot het behalen van de doelstelling.
De principiële beslissing kan bijkomende voorwaarden of aanpassingen aan de subsidieaanvraag inhouden.
De principiële beslissing wordt aan de aanvragende vereniging medegedeeld uiterlijk bij de start van het werkingsjaar, zoals bepaald in artikel 5 van dit reglement.
Artikel 21: Subsidiebedrag
De subsidie kan maximaal 2 500 euro bedragen met een maximum van 75% van de totale kost van het ingediende en principieel goedgekeurde project.
Van de totale kost wordt in voorkomend geval eerst andere verkregen subsidies van andere subsidieverstrekkers voor het specifieke project afgetrokken.
4.3 Sectorspecifiek
Artikel 22: Sectorspecifiek
Alleen erkende jeugdverenigingen kunnen indienen op subsidieonderdelen jeugd.
Alleen erkende sportverenigingen kunnen indienen op subsidieonderdelen sport.
Alleen erkende cultuurverenigingen kunnen indienen op subsidieonderdelen cultuur.
4.3.1 Subsidieonderdelen jeugd
Artikel 23: Leiders met animatorattest
Een leider is een vrijwillige jongere die de leden van het jeugdwerkinitiatief begeleidt. Bij dit statuut gaat het om een jongere met een animatorattest behaald bij een erkende kadervorming door de Vlaamse overheid.
Per leider met animatorattest of gelijkgesteld ontvangt de erkende vereniging 32 euro.
Artikel 24: Leiders met attest hoofdanimator
Een vrijwilliger die de leden van het jeugdwerkinitiatief begeleidt. Bij dit statuut gaat het om een leider met een hoofdanimatorattest, behaald via een kadervormingsopleiding erkend door de Vlaamse overheid.
Per leider met attest hoofdanimator ontvangt de erkende vereniging 64 euro.
De dienst Vrije Tijd kan na goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen ook andere diploma’s van pedagogische, medische of andere aard die relevant worden geacht inschalen op één van de bovenstaande categorieën.
4.3.2 Subsidieonderdelen cultuur
Artikel 25: Professionele omkadering voor eigen creatie podiumkunsten
Een erkende vereniging die externe begeleiding inhuurt voor de creatie van een eigen productie kan een deel van de gemaakte onkosten terugvorderen indien de externe begeleider professioneel geschoold is of gelijkgesteld door ervaring.
De kosten moeten gestaafd worden met een factuur, overeenkomst of een onkostenvergoeding.
Per begeleid uur ontvangt de erkende vereniging 5 euro.
Artikel 26: Lesuren artistieke vorming
Lessen georganiseerd door de erkende vereniging in het kader van een opleiding in de amateurkunsten, gegeven door een gediplomeerd lesgever of een lesgever met aantoonbare kennis in zijn vak, gericht op het verbeteren van de artistieke kwaliteiten van de deelnemers of de groep.
Het inhuren van een begeleider voor de lesuren artistieke vorming moet bewezen worden door een factuur, overeenkomst of een onkostenvergoeding.
Per lesuur ontvangt de erkende vereniging 0.50 euro.
Artikel 27: Artistiek toonmoment (eigen creatie)
Elk toonmoment van amateurkunsten van een erkende vereniging dat open staat voor het brede publiek en waar de leden voor gerepeteerd hebben om tot het resultaat te komen.
Eenzelfde toonmoment dat gespreid is over meerdere dagen wordt beschouwd als één activiteit.
Het toonmoment moet de hoofdactiviteit zijn.
Per toonmoment ontvangt de erkende vereniging 250 euro.
Artikel 28: Artistiek toonmoment (geen eigen creatie)
Elk toonmoment van professionele kunsten, georganiseerd door een erkende vereniging, dat open staat voor het brede publiek en dat geen eigen creatie is.
Eenzelfde toonmoment dat gespreid wordt over meerdere dagen wordt beschouwd als één activiteit.
Het toonmoment moet de hoofdactiviteit zijn.
Per toonmoment ontvangt de erkende vereniging maximaal 150 euro, mits voorlegging van de factuur van de uitkoopsom of overeenkomst.
4.3.3 Subsidieonderdelen sport
Artikel 29: Aantal ploegen met begeleiding
Een erkende sportvereniging die voor recreatieve en of competitieve ploegen trainingen en wedstrijden organiseert onder begeleiding, kan, naargelang de kwalificatie van de begeleiding, volgende subsidie krijgen:
Worden ingeschaald als Trainer A niveau:
- Trainer A diploma Vlaamse Trainersschool in desbetreffende sporttak
- Master in de lichamelijke opvoeding en bewegingswetenschappen
Worden ingeschaald als trainer B niveau:
- Trainer B diploma Vlaamse Trainersschool in desbetreffende sporttak
- Trainer A diploma Vlaamse Trainersschool in andere sporttak
- Bachelor in de lichamelijke opvoeding en bewegingswetenschappen
- Master in de revalidatiewetenschappen
Worden ingeschaald als trainer C niveau:
- Initiator diploma Vlaamse Trainersschool in desbetreffende sporttak
- Trainer B diploma Vlaamse Trainersschool in andere sporttak
- Geslaagd vanaf 2e jaar in lichamelijke opvoeding en bewegingswetenschappen
- Bachelor in de revalidatiewetenschappen
Worden ingeschaald als trainer D niveau:
- Aspirant-initiator diploma Vlaamse Trainersschool in desbetreffende sporttak
- Initiator diploma Vlaamse Trainersschool in andere sporttak
- Geslaagd vanaf 1e jaar in lichamelijke opvoeding en bewegingswetenschappen
De dienst Vrije Tijd kan na goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen ook andere diploma’s van pedagogische, medische of andere aard die relevant worden geacht voor sportbeoefening inschalen op één van de bovenstaande categorieën.
|
|
Aantal euro per competitieploeg* begeleid door: |
Aantal euro per recreatieve ploeg** begeleid door: |
| Trainer A niveau |
100 euro |
80 euro |
| Trainer B niveau |
80 euro |
60 euro |
| Trainer C niveau |
65 euro |
50 euro |
| Trainer D niveau |
50 euro |
40 euro |
Competitieploeg*: hieronder verstaan we een groep die onder begeleiding minimaal 20 wedstrijden per sportseizoen afwerkt in competitieverband bij een sportfederatie en dit apart in tijd, ruimte en begeleiding van andere ploegen van deze erkende vereniging.
Recreatieve ploegen**: hieronder verstaan we een groep die onder begeleiding minimaal 20 sportactiviteiten per sportseizoen beoefend en dit apart in tijd, ruimte en begeleiding van andere ploegen van deze erkende vereniging.
Per trainer moet een kopij van het attest overgemaakt worden alsmede de ploegen vermelden die door de desbetreffende trainer getraind wordt.
Hoofdstuk 5: Opheffingsbepalingen
Artikel 30: Opheffing
Met ingang van 1 september 2022 worden de onderstaande reglementen opgeheven:
- Subsidiereglement basis- en werkingssubsidies culturele verenigingen goedgekeurd door de gemeenteraad van 30 juni 2011
- Reglement betreffende de impulssubsidies voor sportverenigingen van goedgekeurd door de gemeenteraad 26 januari 2011
- Subsidiereglement sportkaderopleidingen goedgekeurd door de gemeenteraad van 20 september 2015
- Subsidiereglement sportverenigingen van goedgekeurd door de gemeenteraad van 25 juni 2014, uitgezonderd Hoofdstuk 5: correct gebruik van de sportinfrastructuur.
- Subsidiereglement gemeenschapsvormende socio-culturele manifestaties goedgekeurd door de gemeenteraad van 27 juni 2016
- Subsidiereglement erkende jeugdwerkverenigingen, goedgekeurd door de gemeenteraad van 24 april 2019.
Hoofdstuk 6: Inwerkingtreding
Artikel 31: dit reglement treedt in werking op 1 september 2022.
Hoofdstuk 7: Overgangsbepalingen
Artikel 32: de werkingssubsidies voor het werkingsjaar 2021-2022 worden nog uitbetaald op basis van de reglementen zoals vermeld in artikel 30.
Artikel 33: elke vereniging die subsidies verkrijgt op basis van dit reglement kan nooit een lagere nominatieve subsidie ontvangen dan 75% van het bedrag zoals beslist in het college van burgemeester en schepenen van 16 november 2021 voorstel berekening subsidies verenigingen werkingsjaar 2020-2021.
Deze overgangsbepaling geldt tot en met 30 juni 2025.
Deze overgangsbepaling geldt onverminderd de subsidies die nog kunnen worden verkregen op basis van de niet opgeheven gedeelten van subsidiereglementen zoals omschreven in artikel 29.
Artikel 34: voor het werkingsjaar 2022-2023 worden, in afwijking van de data bepaald in artikel 20 van dit reglement volgende data gehanteerd:
Het college van burgemeester en schepenen legt prioritaire doelstelling vast: 30 maart wordt 30 juni.
De doelstelling wordt via de gemeentelijke website gecommuniceerd: 1 mei wordt 8 juli.
Een erkende vereniging kan een subsidieaanvraag indienen: 30 juni wordt 15 augustus.
Het college van burgemeester en schepenen neemt een principiële beslissing: 15 augustus wordt 1 september."
Artikel 2: een afschrift van dit reglement wordt naar de provinciegouverneur gestuurd.